AGENT D'ACCUEIL ET D'ADMINISTRATION H/F/X

Description de l'entreprise

L'Administration communale de Saint-Gilles recrute pour la fonction d'Agent d'accueil et d'administration pour le Département Population.
Notre administration publique locale bruxelloise emploie de nombreux profils répartis en divers services. L'organisation poursuit l'objectif d'optimaliser la gestion de son personnel tant dans une perspective d'évolution des carrières que d'amélioration du service rendu à la population.

Mission du département Population

Le département Population délivre aux citoyens l'ensemble des documents tant au service Identité concernant la tenue à jour des registres de la population, la mise à jour des dossiers administratifs des citoyens et la délivrance des documents administratifs (procédures de changement d'adresse, cartes d'identité, passeports, permis de conduire, certificats et extraits divers, légalisation de signature, etc.), qu'au service séjour pour les étrangers européens et non-européens (inscription et radiation des registres des étrangers, délivrance des titres de séjour divers, etc.)

Description de la fonction

¿ L'accueil des citoyens au guichet, par téléphone et par voie électronique, dans le respect de la réglementation linguistique en matière administrative (français-néerlandais)
¿ L'identification des demandes, l'information, l'orientation et la proposition de solutions adaptées aux citoyens
¿ La prise et le traitement des données biométriques nécessaires à l'établissement des documents officiels
¿ L'identification des situations particulières et leur transmission à la hiérarchie ou aux services compétents
¿ Le contrôle de la conformité, de l'exactitude et de la confidentialité des données traitées, dans le respect du RGPD
¿ La participation à l'amélioration continue des procédures administratives et de la qualité du service rendu aux citoyens
Toutes les actions sont réalisées dans le respect strict des lois, procédures et directives applicables, avec la volonté de garantir un service de qualité à la population.
 

Accueillir
¿ L'accueil des citoyens au guichet, par téléphone et par voie électronique, en français et en néerlandais
¿ L'identification, l'analyse et la clarification des demandes des citoyens
¿ La vérification des données, le contrôle des documents reçus ainsi que la consultation et la mise à jour des données des citoyens au registre national
¿ Le contrôle de l'authenticité et de la validité des documents administratifs
¿ L'information et l'accompagnement des citoyens concernant les procédures administratives et le suivi de leurs dossiers
¿ L'explication claire des démarches à effectuer, oralement ou par écrit, ainsi que l'orientation vers les services compétents
¿ Le traitement des demandes et la délivrance de documents administratifs tels que les cartes d'identité électroniques, cartes d'étranger, passeports, permis de conduire, extraits de casier judiciaire et divers certificats
Suivi des dossiers
¿ Le suivi des informations obtenues et leur transmission aux citoyens ou aux services compétents
¿ La mise à jour, l'archivage et le classement de divers documents et dossiers administratifs
¿ La gestion administrative et le suivi des dossiers liés au service
¿ La collaboration avec les services de police dans le cadre des enquêtes administratives
Identité
¿ La tenue à jour des registres de la population et la mise à jour des dossiers des administrés au registre national
¿ La gestion des cartes d'identité électroniques et des Kids Id
¿ La délivrance et le suivi des demandes de passeports
¿ Le traitement des demandes de permis de conduire
¿ La délivrance de divers certificats administratifs
¿ La gestion des recherches généalogiques la participation à l'organisation et au suivi des affaires électorales
Séjour
¿ Le traitement des dossiers de régularisation et des demandes de séjour
¿ La gestion des titres de séjour électroniques pour les européens et les non européens
¿ L'établissement et la délivrance de diverses annexes administratives et des titres de séjour
¿ Le traitement et la délivrance des permis de travail
¿ La gestion des ordres de quitter le territoire
¿ La collaboration et les contacts avec l'Office des étrangers pour le suivi des dossiers
¿ La collecte et le traitement des informations nécessaires à la création des numéros nationaux et à la rédaction des titres de séjour
¿ L'accompagnement des administrés dans le cadre du parcours d'accueil
 

Profil

Diplôme
Être titulaire d'un diplôme de l'enseignement secondaire supérieur (CESS)
Si le diplôme a été obtenu en dehors du Benelux, une équivalence délivrée par la Communauté française ou flamande doit être jointe à la candidature.

Atouts pour la fonction

¿ Une expérience en accueil du public
¿ Une expérience dans le secteur public ou dans un service administratif

Connaissances linguistiques

¿ Une très bonne maîtrise des deux langues nationales est requise afin d'assurer les contacts avec un public bilingue ainsi que le traitement quotidien des tâches administratives et la gestion des dossiers au sein d'un service à la population en Région de Bruxelles-Capitale (vous êtes en possession du brevet linguistique SELOR ou êtes disposé à l'obtenir)
 

Connaissances techniques

¿ Capacité à assimiler la législation, les procédures et instructions liées au département Population
¿ Utilisation autonome de Word, Excel et autres outils bureautiques courants
¿ Capacité à rédiger des courriers administratifs simples avec rigueur
Compétences comportementales
¿ Sens de l'organisation et gestion des priorités
¿ Polyvalence et adaptation rapide
¿ Gestion constructive des émotions, du stress et maintien du calme
¿ Orientation solutions, service public vers le citoyen
¿ Communication claire et structurée

Diplôme

• Secondaire supérieur

Compétences linguistiques

• Français (requis)

  • Comprendre : Expérimenté - (C1)
  • Écrire : Expérimenté - (C1)
  • Lire : Expérimenté - (C1)
  • Parler : Expérimenté - (C1)

• Néérlandais (requis)

  • Comprendre : Indépendant - (B1)
  • Écrire : Indépendant - (B1)
  • Lire : Indépendant - (B1)
  • Parler : Indépendant - (B1)

Avantages du poste

Nous veillons à offrir un environnement de travail dynamique, diversifié et bienveillant et sommes attentifs à un bon équilibre entre vie privée et vie professionnelle.
En travaillant chez nous, vous bénéficierez :
¿ D'un contrat de durée indéterminée à temps plein (37h/semaine)
¿ D'un salaire à l'échelle barémique C1 29.027,73€ bruts annuel indexés sans ancienneté
¿ D'une valorisation des années d'expérience sous certaines conditions : jusqu'à 6 ans pour le secteur privé et sans limite de temps pour le secteur public
¿ D'une prime de fin d'année
¿ D'un chèque-cadeau en fin d'année
¿ D'un pécule de vacances
¿ D'une prime linguistique (sous réserve du brevet Selor)
¿ D'un remboursement des frais de transport (abonnement STIB gratuit, indemnité kilométrique pour les déplacements à vélo et à pied...)
¿ De chèques-repas (valeur de 8€)
¿ D'un tarif préférentiel dans les hôpitaux Iris Sud
¿ De primes de mariage/cohabitation, naissance/adoption, pension, enfant en situation de handicap...
¿ D'une assurance hospitalisation (formule étendue)
¿ D'un régime complémentaire de pension
¿ De nombreuses possibilités de formation
¿ Nous sommes également affiliés au programme Benefits at Work. Il permet à nos collaborateurs de profiter de nombreuses réductions de prix sur les entrées dans les parcs de loisirs, les spectacles, dans les magasins (vêtements, décoration, électro...), sur les réservations de voyage, les assurances...

Informations supplémentaires

Postuler via le lien : https://wepulse.csod.com/ux/ats/careersite/15/home/requisition/164?c=wepulse&lang=fr-FR

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