ONTHAAL- EN ADMINISTRATIEF MEDEWERKER M/V/X

Beschrijving van het bedrijf

Het gemeentebestuur van Gemeente Sint-Gillis werft een Onthaal- en Administratief Medewerker aan voor het Departement Bevolking.
Onze Brusselse lokale overheidsadministratie stelt talrijke profielen te werk binnen diverse diensten. De organisatie streeft ernaar het personeelsbeheer te optimaliseren, zowel met het oog op loopbaanontwikkeling als op een betere dienstverlening aan de bevolking.

Missie van het Departement Bevolking

Het Departement Bevolking levert aan burgers alle documenten die verband houden met de dienst Identiteit, met betrekking tot het bijhouden van de bevolkingsregisters, het actualiseren van administratieve dossiers van burgers en de afgifte van administratieve documenten (adreswijzigingsprocedures, identiteitskaarten, paspoorten, rijbewijzen, certificaten en diverse uittreksels, legalisatie van handtekeningen, enz.), evenals aan de dienst Verblijf voor Europese en niet-Europese vreemdelingen (inschrijving en schrapping uit de vreemdelingenregisters, afgifte van diverse verblijfsdocumenten, enz.).
De opdrachten omvatten onder meer:
- Het onthaal van burgers aan het loket, telefonisch en elektronisch, met naleving van de taalwetgeving inzake bestuurszaken (Frans-Nederlands)
- Het identificeren van aanvragen, informeren, oriënteren en voorstellen van aangepaste oplossingen voor burgers
- Het afnemen en verwerken van biometrische gegevens die nodig zijn voor de opmaak van officiële documenten
- Het herkennen van bijzondere situaties en deze doorgeven aan de hiërarchie of bevoegde diensten
- Het controleren van de conformiteit, juistheid en vertrouwelijkheid van de verwerkte gegevens, met naleving van de GDPR
- Het bijdragen aan de voortdurende verbetering van administratieve procedures en de kwaliteit van de dienstverlening aan burgers

Alle handelingen worden uitgevoerd met strikte naleving van de geldende wetten, procedures en richtlijnen, met als doel een kwaliteitsvolle dienstverlening aan de bevolking te garanderen.

Beschrijving van de functie

De functie bestaat uit het verzekeren van het onthaal van het publiek, het verduidelijken van aanvragen, informeren, oriënteren en behandelen van administratieve procedures die onder het Departement Bevolking vallen.
De taken omvatten onder meer:
Onthaal
Burgers onthalen aan het loket, telefonisch en elektronisch, in het Frans en Nederlands
Aanvragen van burgers identificeren, analyseren en verduidelijken
Gegevens controleren, ontvangen documenten nakijken en gegevens van burgers raadplegen en actualiseren in het Rijksregister
De authenticiteit en geldigheid van administratieve documenten controleren
Burgers informeren en begeleiden met betrekking tot administratieve procedures en de opvolging van hun dossiers
Duidelijke uitleg geven over de te volgen stappen, mondeling of schriftelijk, en burgers doorverwijzen naar de bevoegde diensten
Aanvragen behandelen en administratieve documenten afleveren zoals elektronische identiteitskaarten, vreemdelingenkaarten, paspoorten, rijbewijzen, uittreksels uit het strafregister en diverse attesten
Dossieropvolging
Verkregen informatie opvolgen en doorgeven aan burgers of bevoegde diensten
Diverse documenten en administratieve dossiers actualiseren, archiveren en klasseren
Administratief beheer en opvolging van dossiers binnen de dienst
Samenwerken met politiediensten in het kader van administratieve onderzoeken
Identiteit
Het bijhouden van de bevolkingsregisters en actualiseren van dossiers van inwoners in het Rijksregister
Beheer van elektronische identiteitskaarten en Kids-ID
Aflevering en opvolging van paspoortaanvragen
Behandeling van aanvragen voor rijbewijzen
Aflevering van diverse administratieve attesten
Beheer van genealogische opzoekingen en deelname aan de organisatie en opvolging van verkiezingszaken
Verblijf
Behandeling van regularisatiedossiers en verblijfsaanvragen
Beheer van elektronische verblijfskaarten voor Europeanen en niet-Europeanen
Opmaak en aflevering van diverse administratieve bijlagen en verblijfsdocumenten
Registratie van aankomst- en aanwezigheidsverklaringen
Behandeling en aflevering van arbeidsvergunningen
Beheer van bevelen om het grondgebied te verlaten
Samenwerking en contacten met de Dienst Vreemdelingenzaken voor de opvolging van dossiers
Verzamelen en verwerken van informatie nodig voor de creatie van nationale nummers en het opstellen van verblijfsdocumenten
Begeleiding van inwoners in het kader van het inburgeringstraject

Jouw profiel

Diploma

In het bezit zijn van een diploma hoger secundair onderwijs (CESS).
Indien het diploma buiten de Benelux werd behaald, moet een gelijkwaardigheidsattest afgeleverd door de Franse of Vlaamse Gemeenschap bij de kandidatuur worden gevoegd.

Pluspunten voor de functie

- Ervaring in publieksonthaal
- Ervaring in de openbare sector of binnen een administratieve dienst

Taalvaardigheden

Een zeer goede beheersing van beide landstalen is vereist om contacten met een tweetalig publiek te verzekeren, evenals voor de dagelijkse administratieve taken en dossierbeheer binnen een bevolkingsdienst in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest (u bent in het bezit van het SELOR-taalbrevet of bereid dit te behalen)
Technische kennis
Vermogen om wetgeving, procedures en instructies met betrekking tot het Departement Bevolking snel eigen te maken
Zelfstandig gebruik van Word, Excel en andere courante bureautools
Vermogen om eenvoudige administratieve brieven nauwkeurig op te stellen

Gedragscompetenties

Organisatievermogen en prioriteitenbeheer
Polyvalentie en snelle aanpassing
Constructief omgaan met emoties en stress en kalm blijven
Oplossingsgerichtheid en klantgerichte openbare dienstverlening
Heldere en gestructureerde communicatie

Diploma

• Hoger middelbaar

Taalvaardigheden

• Frans (vereist)

  • Begrijpen : Vaardig - (C1)
  • Schrijven : Vaardig - (C1)
  • Lezen : Vaardig - (C1)
  • Spreken : Vaardig - (C1)

• Nederlands (vereist)

  • Begrijpen : Onafhankelijk - (B1)
  • Schrijven : Onafhankelijk - (B1)
  • Lezen : Onafhankelijk - (B1)
  • Spreken : Onafhankelijk - (B1)

Voordelen van de betrekking

Wij streven naar een dynamische, diverse en zorgzame werkomgeving en hechten veel belang aan een goed evenwicht tussen privéleven en werk.
Werken bij ons biedt u:
- Een voltijds contract van onbepaalde duur (37u/week)
- Een brutoloon volgens barema C1 van €29.027,73 per jaar, geïndexeerd en zonder anciënniteit
- Valorisatie van beroepservaring onder bepaalde voorwaarden: tot 6 jaar in de privésector en onbeperkt in de openbare sector
- Een eindejaarspremie
- Een cadeaucheque op het einde van het jaar
- Vakantiegeld
- Een taalpremie (onder voorbehoud van het SELOR-brevet)
- Terugbetaling van vervoerskosten (gratis MIVB-abonnement, kilometervergoeding voor fiets- en voetverplaatsingen, enz.)
- Maaltijdcheques (ter waarde van €8)
- Voordeeltarieven bij de Iris Zuid-ziekenhuizen
- Premies bij huwelijk/samenwoning, geboorte/adoptie, pensioen, kind met een handicap, enz.
- Een hospitalisatieverzekering (uitgebreide formule)
- Een aanvullend pensioenstelsel
- Talrijke opleidingsmogelijkheden
- Aansluiting bij het programma Benefits at Work, waarmee medewerkers kunnen genieten van talrijke kortingen op toegangstickets voor pretparken en shows, in winkels (kleding, decoratie, elektro...), op reisboekingen, verzekeringen, enz.

Extra informatie

Solliciteren via de link: https://wepulse.csod.com/ux/ats/careersite/15/home/requisition/164?c=wepulse&lang=nl-NL

Wil je meer weten over dit beroep of over een beroep dat erop lijk? Vind alle nuttige informatie op Beroepenpanorama. Beroepen Panorama