Gestionnaire de dossiers - Renseignements urbanistiques - Occupation de l'espace public H/F/X

Description de l'entreprise

Une fonction pivot au service de l'urbanisme communal, alliant analyse de dossiers, information du public et rigueur administrative.

Mission du service

La Division III agit, dans le respect de la législation, au service des citoyens et met en œuvre les décisions du Collège et du Conseil dans les matières relevant de son champ de compétences, en vue de contribuer à la qualité de vie sur le territoire communal.

Elle comprend notamment la gestion du territoire, les investissements, la mobilité et les espaces publics, le patrimoine communal, le pôle administratif et financier, la maintenance, la transition climatique, l'environnement et le bien-être animal, ainsi que l'atelier communal.

Au sein de cette division, le service Gestion du territoire exerce des missions essentielles en matière d'urbanisme et d'environnement au sens large, notamment la planification, l'instruction et le suivi des permis, les contrôles, les constats d'infraction ainsi que le traitement administratif et technique de dossiers liés à l'aménagement du territoire.

Finalités de la fonction

En tant que Gestionnaire de dossiers, vous assurez la gestion administrative, l'analyse et le suivi des dossiers liés à votre domaine d'expertise, dans le respect de la législation applicable, des procédures en vigueur et des orientations de la hiérarchie.

Vous jouez un rôle central dans l'établissement des renseignements urbanistiques, l'information au public, la recherche documentaire et archivistique, ainsi que dans le suivi administratif et financier de certains dossiers du service.

Vous contribuez également à l'amélioration continue des outils, des canevas et des procédures, dans une logique de rigueur, de qualité de service et de sécurité juridique.

Description de la fonction

  Gestion des renseignements urbanistiques 

• Réceptionner, analyser et instruire les demandes de renseignements urbanistiques dans le respect des délais et de la réglementation applicable ;
• Répondre aux demandes des notaires, agences immobilières et usagers concernant la procédure, les formulaires, les coûts, les délais et les modalités d'envoi ;
• Effectuer les recherches nécessaires dans les archives papier et électroniques ;
• Rédiger les renseignements urbanistiques avec précision, rigueur et clarté ;
• Assurer le suivi administratif et financier des dossiers après l'envoi des renseignements urbanistiques ;
• Mettre à jour les données informatiques, les canevas et les procédures liées à cette matière.

  Gestion des occupations de l'espace public dans le cadre d'événements non communaux 

• Réceptionner, analyser et instruire les demandes d'organiser des événements non communaux dans le respect des délais et de la réglementation applicable ;
• Répondre aux demandes des organisateurs, des citoyens concernant la procédure, les formulaires, les coûts, les délais et les modalités ;
• Rechercher les avis, plans d'implantation et disponibilités de matériel utiles à l'instruction de ces dossiers ;
• Constituer les dossiers pour le Collège ;
• Assurer le suivi administratif et financier : courriers, autorisations, ordonnances de police et états de recouvrement.

  Accueil, information et support aux usagers 

• Assurer l'accueil des citoyens au guichet et au téléphone pour les questions relatives aux matières ;
• Fournir une information correcte, structurée et accessible aux différents interlocuteurs ;
• Orienter les demandeurs dans leurs démarches et répondre avec professionnalisme aux sollicitations du public.

  Gestion administrative et organisation du service 

• Constituer, classer et tenir à jour les dossiers ;
• Organiser et gérer les archives du service ;
• Préparer les éléments administratifs nécessaires dans le cadre des contrôles liés aux renseignements urbanistiques ;
• Participer à la rédaction de documents, courriers, rapports et tableaux de suivi ;
• Contribuer au rapport annuel et au reporting à destination de la hiérarchie.

Profil

  Formation & expérience 

• Vous êtes titulaire d'un diplôme de bachelier ;
• Une expérience utile en gestion administrative de dossiers, en urbanisme, en environnement ou dans une administration publique constitue un atout ;
• En cas d'afflux important de candidatures, une priorité pourra être accordée aux candidats porteurs d'un bachelier à orientation architecture, construction ou juridique, en lien avec les missions de la fonction.

  Compétences techniques 

• Vous présentez un intérêt marqué pour les matières liées à l'urbanisme et à l'environnement ;
• Vous êtes capable d'analyser un dossier, d'identifier les éléments utiles et de structurer son traitement avec méthode ;
• Vous rédigez avec clarté, rigueur et précision ;
• Vous êtes capable de travailler dans le respect de procédures, d'échéances et d'exigences administratives strictes ;
• La connaissance des logiciels BOS et Nova constitue un atout.

  Compétences organisationnelles, relationnelles et comportementales 

• Vous savez planifier votre travail, gérer plusieurs dossiers en parallèle et respecter les priorités ;
• Vous faites preuve de méthode, de rigueur et d'un bon sens de l'organisation ;
• Vous communiquez de manière claire, neutre et professionnelle, tant à l'oral qu'à l'écrit ;
• Vous faites preuve d'intégrité, de discrétion et de respect de la confidentialité ;
• Vous appréciez le travail en équipe et collaborez efficacement avec vos collègues et les intervenants internes ou externes;
• Vous vous adaptez aux évolutions des procédures, aux demandes urgentes et aux contraintes du service ;
• Vous êtes orienté·e résultats et attentif·ve à la qualité du service rendu aux citoyens.

  Langues 

• Vous êtes titulaire du brevet linguistique délivré par Travaillerpour.be, conformément aux exigences des articles 8 ou 10 des lois sur l'emploi des langues en matière administrative ;
• A défaut, vous êtes disposé·e à satisfaire à cette exigence dans les conditions prévues pour l'accès à la fonction.

  Connaissances informatiques 

• Bonne maîtrise des outils bureautiques courants : Word, Excel, Powerpoint, Outlook et Internet ;

• La connaissance des applications BOS et Nova constitue un atout.

   

Diplôme

• Supérieur non universitaire

Compétences linguistiques

• Français (requis)

  • Comprendre : Indépendant + (B2)
  • Écrire : Indépendant + (B2)
  • Lire : Indépendant + (B2)
  • Parler : Indépendant + (B2)

• Néérlandais (requis)

  • Comprendre : Indépendant - (B1)
  • Écrire : Indépendant - (B1)
  • Lire : Indépendant - (B1)
  • Parler : Indépendant - (B1)

Avantages du poste

  Un environnement de travail stimulant 

• Vous rejoignez un service au cœur des enjeux liés à l'urbanisme et à l'information des citoyens ;
• Vous exercez une fonction variée, combinant analyse de dossiers, contact avec le public et suivi administratif ;
• Vous contribuez directement à la sécurité juridique des informations délivrées et à la bonne organisation du service.

  Un équilibre entre vie professionnelle et personnelle 

• Possibilité de télétravail structurel et/ou occasionnel ;
• 26 jours de congé annuels (à temps plein), auxquels s'ajoutent des congés compensatoires et des jours de repos supplémentaires selon le régime communal.

  Des avantages extra-légaux compétitifs 

• Prime de fin d'année et chèques-repas d'une valeur faciale de 8,00 € ;
• Reconnaissance intégrale de l'ancienneté dans le secteur public, et jusqu'à 6 ans d'ancienneté dans le secteur privé en lien avec la fonction ;
• Remboursement à 100 % des abonnements STIB, participation aux frais de la SNCB, et indemnités cycliste ou piéton ;
• Allocation de bilinguisme selon la législation en vigueur ;
• Assurance hospitalisation et pension complémentaire couvertes par l'employeur ;
• Formations continues et possibilités d'évolution au sein de l'administration.

  Contrat 

• Temps plein ;
• Contrat à durée indéterminée ;

Barème et conditions selon le cadre applicable à la fonction

Informations supplémentaires

  Modalités de candidature 

 

C.V.+ une lettre de motivation à envoyer par email à Madame Laura Fuentes Ocaña, chargée en recrutements RH : lfuentes@koekelberg.brussels pour le dimanche 14 juin 2026 (minuit) au plus tard.

 

  Procédure de sélection 

• Une épreuve écrite éliminatoire de présélection aura lieu le mercredi 17 juin de 9h30 à 12h30. En cas de réussite, l'épreuve orale se déroulera le 23 juin (heure à définir).

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