Dossierbeheerder - Stedenbouwkundige inlichtingen - Inname van de openbare ruimte M/V/X

Beschrijving van het bedrijf

Een sleutelfunctie ten dienste van de gemeentelijke stedenbouw, met een combinatie van dossieranalyse, publieksinformatie en administratieve nauwkeurigheid.

Missie van de dienst

Divisie III staat, met naleving van de wetgeving, ten dienste van de burgers en voert de beslissingen van het College en de Raad uit binnen haar bevoegdheidsdomeinen, met als doel bij te dragen aan de levenskwaliteit op het grondgebied van de gemeente.

Zij omvat onder meer territoriaal beheer, investeringen, mobiliteit en openbare ruimten, het gemeentelijk patrimonium, de administratieve en financiële pool, onderhoud, klimaattransitie, leefmilieu en dierenwelzijn, evenals de gemeentelijke werkplaats.

Binnen deze divisie vervult de dienst Territoriaal beheer essentiële opdrachten inzake stedenbouw en leefmilieu in ruime zin, met name de planning, behandeling en opvolging van vergunningen, controles, vaststellingen van inbreuken en de administratieve en technische behandeling van dossiers inzake ruimtelijke ordening.

Beschrijving van de functie

Doel van de functie

Als dossierbeheerder staat u in voor het administratieve beheer, de analyse en de opvolging van dossiers binnen uw expertisegebied, met inachtneming van de toepasselijke wetgeving, de geldende procedures en de richtlijnen van de hiërarchie.

U speelt een centrale rol bij het opstellen van stedenbouwkundige inlichtingen, het informeren van het publiek, het opzoeken van documentatie en archiefstukken, evenals bij de administratieve en financiële opvolging van bepaalde dossiers van de dienst.

U draagt ook bij aan de continue verbetering van tools, sjablonen en procedures, met het oog op nauwkeurigheid, kwaliteitsvolle dienstverlening en rechtszekerheid.

Belangrijkste verantwoordelijkheden

  Beheer van stedenbouwkundige inlichtingen 

• Ontvangen, analyseren en behandelen van aanvragen voor stedenbouwkundige inlichtingen met inachtneming van de termijnen en de toepasselijke regelgeving;
• Beantwoorden van vragen van notarissen, vastgoedkantoren en gebruikers over de procedure, formulieren, kosten, termijnen en verzendmodaliteiten;
• De nodige opzoekingen verrichten in papieren en elektronische archieven;
• De stedenbouwkundige inlichtingen nauwkeurig, zorgvuldig en helder opstellen;
• Instaan voor de administratieve en financiële opvolging van de dossiers na verzending van de stedenbouwkundige inlichtingen;
• De digitale gegevens, sjablonen en procedures met betrekking tot deze materie actualiseren.

  Beheer van innames van de openbare ruimte in het kader van niet-gemeentelijke evenementen 

• Ontvangen, analyseren en behandelen van aanvragen voor de organisatie van niet-gemeentelijke evenementen met inachtneming van de termijnen en de toepasselijke regelgeving;
• Beantwoorden van vragen van organisatoren en burgers over de procedure, formulieren, kosten, termijnen en modaliteiten;
• Adviezen, inplantingsplannen en beschikbaarheid van materiaal opzoeken die nodig zijn voor de behandeling van deze dossiers;
• De dossiers voor het College samenstellen;
• Instaan voor de administratieve en financiële opvolging: brieven, toelatingen, politieverordeningen en invorderingsstaten.

  Onthaal, informatie en ondersteuning van gebruikers 

• Instaan voor het onthaal van burgers aan het loket en telefonisch voor vragen over deze materies;
• Correcte, gestructureerde en toegankelijke informatie verstrekken aan de verschillende gesprekspartners;
• Aanvragers begeleiden in hun stappen en professionele antwoorden bieden op vragen van het publiek.

  Administratief beheer en organisatie van de dienst 

• Dossiers samenstellen, klasseren en up-to-date houden;
• De archieven van de dienst organiseren en beheren;
• De administratieve elementen voorbereiden die nodig zijn in het kader van controles met betrekking tot stedenbouwkundige inlichtingen;
• Meewerken aan het opstellen van documenten, brieven, verslagen en opvolgingstabellen;
• Bijdragen aan het jaarverslag en de rapportering aan de hiërarchie.

Jouw profiel

  Opleiding & ervaring 

• U beschikt over een bachelordiploma;
• Nuttige ervaring in administratief dossierbeheer, stedenbouw, leefmilieu of binnen een overheidsadministratie is een troef;
• Bij een groot aantal kandidaturen kan voorrang worden gegeven aan kandidaten met een bachelor in architectuur, bouwkunde of rechten, in verband met de opdrachten van de functie.

  Technische competenties 

• U toont een uitgesproken interesse voor materies die verband houden met stedenbouw en leefmilieu;
• U bent in staat een dossier te analyseren, de nuttige elementen te identificeren en de behandeling ervan methodisch te structureren;
• U schrijft helder, zorgvuldig en nauwkeurig;
• U kunt werken met respect voor procedures, termijnen en strikte administratieve vereisten;
• Kennis van de software BOS en Nova is een troef.

  Organisatorische, relationele en gedragscompetenties 

• U kunt uw werk plannen, meerdere dossiers tegelijk beheren en prioriteiten respecteren;
• U werkt methodisch, zorgvuldig en georganiseerd;
• U communiceert helder, neutraal en professioneel, zowel mondeling als schriftelijk;
• U handelt integer, discreet en met respect voor vertrouwelijkheid;
• U werkt graag in teamverband en werkt doeltreffend samen met collega's en interne of externe partners;
• U past zich aan evoluties in procedures, dringende vragen en de vereisten van de dienst aan;
• U bent resultaatsgericht en waakt over de kwaliteit van de dienstverlening aan de burgers.

  Talen 

• U beschikt over het taalbrevet afgeleverd door Werkenvoor.be, overeenkomstig de vereisten van de artikelen 8 of 10 van de wetten op het gebruik van talen in bestuurszaken;
• Zo niet bent u bereid aan deze vereiste te voldoen onder de voorwaarden die gelden voor toegang tot de functie.

  Informaticakennis 

• Goede beheersing van de gebruikelijke bureautische tools: Word, Excel, PowerPoint, Outlook en internet;
• Kennis van de toepassingen BOS en Nova is een troef.

Diploma

• Bachelor

Taalvaardigheden

• Frans (vereist)

  • Begrijpen : Onafhankelijk + (B2)
  • Schrijven : Onafhankelijk + (B2)
  • Lezen : Onafhankelijk + (B2)
  • Spreken : Onafhankelijk + (B2)

• Nederlands (vereist)

  • Begrijpen : Onafhankelijk - (B1)
  • Schrijven : Onafhankelijk - (B1)
  • Lezen : Onafhankelijk - (B1)
  • Spreken : Onafhankelijk - (B1)

Voordelen van de betrekking

  Een stimulerende werkomgeving 

• U komt terecht in een dienst die centraal staat in de uitdagingen rond stedenbouw en burgerinformatie;
• U oefent een gevarieerde functie uit, met een combinatie van dossieranalyse, contact met het publiek en administratieve opvolging;
• U draagt rechtstreeks bij aan de rechtszekerheid van de verstrekte informatie en aan de goede organisatie van de dienst.

  Een evenwicht tussen werk en privéleven 

• Mogelijkheid tot structureel en/of occasioneel telewerk;
• 26 jaarlijkse vakantiedagen (voltijds), aangevuld met compensatieverlof en bijkomende rustdagen volgens de gemeentelijke regeling.

  Aantrekkelijke extralegale voordelen 

• Eindejaarspremie en maaltijdcheques met een zichtwaarde van 8,00 euro;
• Volledige erkenning van de anciënniteit in de openbare sector en tot 6 jaar anciënniteit in de privésector in verband met de functie;
• Terugbetaling van 100% van de MIVB-abonnementen, tussenkomst in de kosten van de NMBS en fiets- of voetgangersvergoeding;
• Tweetaligheidstoelage volgens de geldende wetgeving;
• Hospitalisatieverzekering en aanvullend pensioen ten laste van de werkgever;
• Voortdurende opleidingen en doorgroeimogelijkheden binnen de administratie.

  Contract 

• Voltijds;
• Arbeidsovereenkomst van onbepaalde duur;
• Weddeschaal en voorwaarden volgens het kader dat van toepassing is op de functie.

Extra informatie

 Sollicitatiemodaliteiten 

 

Cv en motivatiebrief per e-mail te sturen naar mevrouw Laura Fuentes Ocaña, HR-rekruteringsmedewerker: lfuentes@koekelberg.brussels uiterlijk op zondag 14 juni 2026 (middernacht).

 

  Selectieprocedure 

• Een eliminerende schriftelijke preselectieproef vindt plaats op woensdag 17 juni van 9.30 uur tot 12.30 uur. Bij slagen vindt de mondelinge proef plaats op 23 juni (uur nog te bepalen).

Wil je meer weten over dit beroep of over een beroep dat erop lijk? Vind alle nuttige informatie op Beroepenpanorama. Beroepen Panorama