Membership Administration Manager H/F/X

Description de l'entreprise

TheMerode est un club privé de membres situé au coeur de Bruxelles, rassemblant une

communauté diverse, intergénérationnelle et engagée de plus de 1 700 membres. Projet

collaboratif à taille humaine et centré sur l'humain, TheMerode a pour ambition de favoriser

les échanges, les connexions et l'émergence de nouvelles idées au sein d'une communauté

vivante et inspirante.

Description de la fonction

Garantir une exécution fluide, professionnelle et alignée avec les standards de TheMerode.

1. Administratif

¿ Superviser l'ensemble du processus d'onboarding au niveau administratif des

nouveaux membres, dont :

o facturation,

o configuration des accès,

o encodage et mise à jour des données dans Odoo et dans HubSpot

¿ Gérer l'administration quotidienne des membres individuels et Corporate.

¿ Assurer le suivi administratif des renouvellements, résiliations et changements de

statut.

¿ Garantir l'exactitude et la cohérence des informations membres (CRM, Statut,

Facturation, Application...)

¿ Être un point de référence administrative pour l'équipe Community et Corporate sur

les sujets administratifs liés aux membres.

hr@themerode.com

2. Suivi financier & contractuel

¿ Gérer la facturation des memberships en collaboration avec le département Finance.

¿ Assurer le suivi des paiements et des encours + rappels.

¿ Assurer le suivi de la boîte mail admin@themerode.com

3. CRM & gestion des données

¿ Assurer la qualité, la structure et la mise à jour des données membres dans le CRM.

¿ Maintenir des bases de données fiables, complètes et structurées.

¿ Contribuer à la préparation des reportings et statistiques membres.

4. Communication & coordination interne

¿ Coordonner avec les équipes pour résoudre les demandes membres.

¿ Assister la communication liée aux memberships (confirmations, suivis, onboarding).

¿ Apporter un support administratif lors d'événements ou de sessions d'onboarding si

nécessaire.

5. Process, documentation & continuité

¿ Contribuer à l'amélioration continue des processus internes.

¿ Garantir la continuité opérationnelle du département.

¿ Assurer un transfert de connaissances efficace au sein de l'équipe.

Profil

Expérience démontrée dans la gestion administrative de membres (hôtellerie, clubs,

association, conciergerie,...)

¿ Personne rigoureuse dans le suivi administratif

¿ Excellentes compétences organisationnelles

¿ Computer literate

¿ « Problem solver »

¿ Esprit d'équipe, dynamisme, proactivité et sens de l'initiative.

¿ Flexibilité, résistance au stress et attitude positive.

¿ Langues requises : français, anglais, néerlandais

Diplôme

• Supérieur non universitaire

Compétences linguistiques

• Français (requis)

  • Comprendre : Expérimenté + (C2)
  • Écrire : Expérimenté + (C2)
  • Lire : Expérimenté + (C2)
  • Parler : Expérimenté + (C2)

• Anglais (requis)

  • Comprendre : Expérimenté + (C2)
  • Écrire : Expérimenté + (C2)
  • Lire : Expérimenté + (C2)
  • Parler : Expérimenté + (C2)

• Néérlandais (atout)

  • Comprendre : Indépendant + (B2)
  • Écrire : Indépendant + (B2)
  • Lire : Indépendant + (B2)
  • Parler : Indépendant + (B2)

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