Administratieve en logistieke medewerker M/V/X GECO

Description de l'entreprise

Het Europees Netwerk van Culturele Centra (ENCC) is een internationale organisatie (een ivzw) met 200 leden uit meer dan 39 landen. Onze belangrijkste doelstellingen zijn competentieopbouw, netwerken en belangenbehartiging. We organiseren conferenties, trainingen en personeelsuitwisselingen, nemen deel aan onderzoek, gegevensverzameling en formulering van beleidsaanbevelingen, creëren tools en publicaties en verbinden onze leden met andere actoren uit de culturele sector. Het ENCC-kantoor is gevestigd in het hart van Brussel (Cellebroersstraat). Voor meer informatie, bezoek de website van ENCC: https://encc.eu/.

Description de la fonction

We zijn op zoek naar een proactief en georganiseerd persoon om ons team te versterken, met de nadruk op administratie en logistiek. De voertaal is het Engels. De geselecteerde kandidaat zal nauw samenwerken met ons team om de dagelijkse werking soepel te laten verlopen. Deze functie biedt een unieke kans om deel uit te maken van een dynamisch team dat werkt aan impactvolle projecten binnen de culturele sector.
De geselecteerde kandidaat zou idealiter begin september 2026 in dienst treden.

Belangrijkste verantwoordelijkheden:

De geselecteerde kandidaat zal zich bezighouden met administratie en logistiek, in samenwerking met ons team. De belangrijkste taken zijn:

• Functioneren als contactpersoon tussen het ENCC-kantoor en onze accountant, en het beheren van financiële processen zoals onkostennota's, facturering en het archiveren van overeenkomsten.

• Toezicht houden op algemene kantoortaken, waaronder archiveren, het opstellen van rapporten en presentaties, het organiseren van vergaderingen en het bijhouden van kantoorbenodigdheden.

• Reageren op diverse informatieverzoeken, met de nadruk op het beheer van het algemene ENCC-e-mailadres en het waarborgen van snelle communicatie.

• Assisteren bij het organiseren van zowel online als fysieke evenementen, die plaatsvinden in Brussel en op andere locaties.

• De communicatieverantwoordelijke ondersteunen bij het verzamelen van informatie over leden en helpen bij de voorbereiding van nieuwsbrieven en jaarverslagen.

• Administratieve taken met betrekking tot ENCC-leden beheren, in nauwe samenwerking met de lidmaatschapscoördinator. Reizen organiseren en coördineren voor teamleden en internationale gasten.

• Verzorgen van de logistiek met betrekking tot evenementen, vergaderingen en dagelijkse kantoorbehoeften

• Het archief bijhouden en ervoor zorgen dat documenten overzichtelijk zijn geordend en gemakkelijk toegankelijk zijn

•  Toezicht houden op het onderhoud van kantoorapparatuur, waaronder computers, en contact onderhouden met de gebouwbeheerder om eventuele facilitaire kwesties op te lossen.

•  Collega's ondersteunen bij hun dagelijkse taken, met name op het gebied van financiële rapportage.

• Actief deelnemen aan personeelsvergaderingen en bijdragen aan teamdiscussies en strategische planning.
   

Profil

• Vloeiend Engels (gesproken en geschreven), onze werktaal;

• Kennis van het Nederlands is een pluspunt;

• Het vermogen om zowel zelfstandig als in teamverband te werken;

• Interesse in de culturele sector;

• Goede organisatorische en logistieke vaardigheden;

• Goede vaardigheden op het gebied van projectmanagement;

• Ervaring in de sociaal-culturele sector is een pluspunt;

• Goede kennis van kantoorsoftware en communicatiemiddelen

• Kennis van financiële processen en evenementenplanning is een pluspunt;

• Inzicht in de Belgische regelgeving of de bereidheid om deze te leren is wenselijk.

Conditions d'accès

Gesubsidieerde contractueel (geco):

Aan al deze voorwaarden moet voldaan zijn:

• In het Brussels Hoofdstedelijk Gewest gedomicilieerd zijn
• Als niet-werkende werkzoekende bij Actiris ingeschreven zijn
• Voor personen onder de 40 jaar moet u ten minste zes maanden ingeschreven (kalender) zijn als niet-werkende werkzoekende of als begunstigde van het recht op maatschappelijke integratie in de loop van het jaar dat de aanwerving voorafgaat
• In het bezit zijn van het voor de betrekking vereiste diploma

De berekening van de voorwaarden gebeurt volgens de werkloosheidsreglementering met ten hoogste 78 dagen werkdagen in een kwartaal (in een stelsel van zes dagen per week). Wanneer dit niet het geval is en de berekening gebeurt onder kalendervorm (alle dagen van de week worden geteld), wordt dit in de tekst vermeld

Raadpleeg het besluit van de Brusselse Hoofdstedelijke Regering van 28 november 2002 betreffende het stelsel van de gesubsidieerde contractuelen.

Diplôme

• Secondaire supérieur

Compétences linguistiques

• Anglais (requis)

  • Comprendre : Expérimenté + (C2)
  • Écrire : Expérimenté + (C2)
  • Lire : Expérimenté + (C2)
  • Parler : Expérimenté + (C2)

• Néérlandais (atout)

  • Comprendre : Elémentaire (A)
  • Écrire : Elémentaire (A)
  • Lire : Elémentaire (A)
  • Parler : Elémentaire (A)

Envie d'en apprendre davantage sur ce métier ou sur un métier proche de celui-ci ? Parcourez toutes les informations utiles sur Panorama des métiers. Panorama des métiers