Assistant administratif - #StageFirst H/F/X

Description de l'entreprise

Brugel recherche un/e Assistant administratif, (h/f/x) pour un Stage First payé de 6 mois à temps plein.

BRUGEL est la commission de régulation bruxelloise pour les marchés du gaz et de l'électricité.
Créée le 1er janvier 2007, BRUGEL réglemente et surveille le marché de l'énergie de la Région de Bruxelles-Capitale. BRUGEL s'assure que le réseau de distribution soit efficace, accessible et fiable pour les consommateurs et les producteurs. BRUGEL s'engage pour un fonctionnement sûr du marché, un réseau intelligent et une protection vigilante du consommateur. En tant que régulateur, nous fournissons des conseils au Gouvernement et au parlement de la Région de Bruxelles-Capitale et travaillons en bonne collaboration avec toutes les parties prenantes du marché de l'énergie.

En 2017, BRUGEL a vu ses compétences s'élargir et a reçu trois nouvelles missions concernant le secteur de l'eau : le contrôle du prix de l'eau (établissement des méthodologies tarifaires et approbation des tarifs du secteur), l'approbation des conditions générales et la mise en place d'un service de médiation. BRUGEL assure également une mission de conseil auprès des autorités publiques sur le fonctionnement du secteur régional de l'eau.

Cliquer sur le lien pour plus d'info sur le stage First: https://www.actiris.brussels/fr/citoyens/stage-first/

Description de la fonction

TACHES :

Accueil : 10%

• Recevoir les visiteurs, les faire patienter dans la salle d'attente, appeler l'agent concerné, accompagnement éventuel vers la salle de réunion (être à l'écoute du visiteur, tenue soignée, langage correct et serviabilité) ;
• Standard téléphonique (n° général de BRUGEL) : dispatching des appels vers les services concernés, renseigner les interlocuteurs (S'exprimer aisément vis-à-vis d'interlocuteurs divers et variés).

Meeting Rooms : 10%

• Participer à la gestion de la réservation des salles de réunions ;
• Préparation des salles de réunions pour les séances CA (mise en place matériel, catering spécifiques) et pour les autres réunions ;
• Soigner le catering pour les réunions, réservation de restaurants ;
• Veiller à laisser la salle prête pour utilisation après chaque réunion.

Courrier : 20 %

• Réception du courrier entrant ;
• Enregistrement et archivage électronique + tri et diffusion aux destinataires ;
• Envoi de courrier classique / par recommandé;
• Préparer les sacs postaux pour le courrier sortant de BRUGEL, avant le passage du facteur ;
• Préparer des envois par voie d'un livreur express (rare) ;
• Réception journalière et mise à disposition des différents journaux.
• Diffusion de messages d'ordre logistique / organisationnel au personnel via Teams.

Courrier électronique : 20%

• Gestion mail-box général de BRUGEL (avec supervision) : répondre aux mails reçus dans un langage professionnel ;

Agenda : 10%

• Consulter les agendas sur Outlook et créer des meetings / rendez-vous.

Administration : 20%

• Rédaction de courrier (formules de politesse, civilités, mise en forme, blocs signatures, insertion d'en-tête officiel), impression sur enveloppes / étiquettes / papier à en-tête ;
• Diverses tâches administratives comprenant l'utilisation de divers documents (Excel, Word, Powerpoint) ;
• Classement et archivage des documents ;
• Gestion des commandes de matériel de bureau.

Comptabilité : 10%

• Aide administrative occasionnelle au service de comptabilité de Brugel.

 

Profil

- Vous êtes une personne polyvalente et enthousiaste. 
- Vous résistez bien au stress. 
- Vous faites preuve de rigueur dans l'organisation de votre travail.
- Vous avez l'esprit d'initiatives et êtes ouvert d'esprit.
- Vous communiquez aisément et appliquez les règles de courtoisie.

Conditions d'accès

Attention, pour postuler être dans les conditions suivantes :

• Avoir moins de 30 ans ;
• Etre domicilié en Région de Bruxelles-Capitale ;
• Etre inscrit depuis minimum 1 mois après études;
• Avoir au maximum le certificat d'enseignement secondaire supérieur ;
• Ne pas avoir une expérience professionnelle de plus de 90 jours consécutifs;
• Ne pas avoir déjà réalisé un stage (STE ou First) de plus de 3 mois.

Diplôme

• Secondaire supérieur

Compétences linguistiques

• Français (requis)

  • Comprendre : Indépendant + (B2)
  • Écrire : Indépendant + (B2)
  • Lire : Indépendant + (B2)
  • Parler : Indépendant + (B2)

Avantages du poste

HORAIRE DU LUNDI AU VENDREDI :

Horaire flexible 38h/sem = 7h36/jour
Arrivée possible entre 7h30 et 9h30
Départ possible entre 16h00 et 18h00

 pause de 30 minutes entre 12h et 14h

• Contrat de stage first rémunéré de 6 mois
• Remboursement des frais de transport
• Actiris vous accompagnera durant tout votre parcours, et vous proposera des coachings avant, pendant et après le stage.
• L'entreprise désigne également une personne pour vous encadrer pendant toute la durée du stage
   

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Votre candidature sera lue avec la plus grande attention et nous vous informerons de la suite qui lui sera donnée. 

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