Assistant(e) administratif(ve) - accueil (H/F/X)- #stagefirst H/F/X

Description de l'entreprise

Un organisme qui défend et informe les propriétaires et copropriétaires. Il propose notamment des consultations juridiques, des formations, des conférences et le magazine Le CRI. Le ou la stagiaire intégrera le service administratif, en collaboration avec l'accueil et la direction recherche un(e) assistant(e) administratif (ve) dans le cadre d'un stage First de 3 mois à temps plein et rémunéré

Cliquer sur le lien pour plus d'info sur le stage First: https://www.actiris.brussels/fr/citoyens/stage-first/

Description de la fonction

 Calcul des indexations de loyer en utilisant un outil en ligne - 10%

Rassembler les données, effectuer le calcul et préparer la réponse au membre.

Traitement du courrier et des courriels - 20%

Réceptionner, trier, transmettre et suivre les courriers et courriels.

Gestion administrative des commandes - 10%

Encoder les commandes et en assurer le suivi jusqu'à l'expédition.

Accueil des membres au bureau - 15%

Identifier la demande et orienter le visiteur vers le service compétent.

Accueil téléphonique -30%

Répondre, informer en première ligne, prendre un message ou transférer l'appel.

Soutien administratif général - 10%

Classer, archiver, mettre à jour les fichiers et soutenir le service.

Collaboration interne - 5%

Partager les informations utiles et participer au suivi des dossiers.

Appui ponctuel aux activités du SNPC - selon les besoin

Aider à préparer les documents, envois, formations et conférences.

 

Profil

Attention, pour postuler être dans les conditions suivantes :

• Avoir moins de 30 ans ;
• Etre domicilié en Région de Bruxelles-Capitale ;
• Etre inscrit depuis minimum 1 mois après études;
• Avoir au maximum le certificat d'enseignement secondaire supérieur ;
• Ne pas avoir une expérience professionnelle de plus de 90 jours consécutifs;
• Ne pas avoir déjà réalisé un stage (STE ou First) de plus de 3 mois.
• Le ou la candidat(e) maîtrise le français; une bonne connaissance du néerlandais constitue un atout important. Il ou elle possède des notions des outils informatiques courants, apprécie le travail en équipe et le contact avec le public, fait preuve de rigueur dans le respect des consignes, d'organisation et de souci du détail. Nous recherchons surtout une personne motivée, fiable, désireuse d'apprendre et de s'investir dans les missions confiées.
• La personne devra être capable de fournir un bon service clientèle.  Bonne élocution car travail d'accueil téléphonique ; il peut y avoir également un accueil physique des membres. La personne ne doit pas être timide.
• Bonne gestion du stress car les appels et demandes peuvent s'enchaîner.  Parfois, les membres sont assez âgés et ne sont pas à l'aise avec les outils informatiques : savoir être à l'écoute et aux services des membres, être patient. 
• La/le stagiaire sera sous la surveillance d'une encadrante expérimentée. Attention : la/le stagiaire doit oser pouvoir poser des questions afin d'éviter de mal renseigner les clients et de faire des erreurs. La personne doit donc connaître ses limites.

Compétences linguistiques

• Français (requis)

  • Comprendre : Expérimenté - (C1)
  • Écrire : Expérimenté - (C1)
  • Lire : Expérimenté - (C1)
  • Parler : Expérimenté - (C1)

• Néérlandais (atout)

  • Comprendre : Indépendant - (B1)
  • Écrire : Indépendant - (B1)
  • Lire : Indépendant - (B1)
  • Parler : Indépendant - (B1)

Avantages du poste

Stage First de 3 mois rémunéré

Remboursement des frais de transport

Horaire de travail : du lundi au vendredi de 8h50 à 16h20 avec chaque jour une pause de 20 minutes

• Actiris vous accompagnera durant tout votre parcours, et vous proposera des coachings avant, pendant et après le stage.
• L'entreprise désigne également une personne pour vous encadrer pendant toute la durée du stage
• Vous pouvez également bénéficier de chèques langues ou de chèques TIC.

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