Aide administratif pour la Direction - Ecole communale Van Asbroeck H/F/X

Description de l'entreprise

L'administration communale de Jette promeut la diversité et l'inclusion au sein de son personnel. Les qualités humaines sont déterminantes, et ce, indépendamment de l'âge, de l'origine, du handicap, du genre ou de l'orientation sexuelle.

Dans un principe de neutralité des pouvoirs publics, au sein de l'administration communale de Jette le port de signes politiques, philosophiques ou religieux n'est pas autorisé.

L'administration communale de Jette s'engage notamment dans une politique active de recrutement de personnes avec handicap.

Si vous êtes en situation de handicap, nous vous conseillons de l'indiquer dans votre candidature. L'ensemble des locaux administratifs de l'administration communale de Jette sont accessibles aux personnes à mobilité réduite.

Description de la fonction

Effectuer des tâches essentiellement manuelles ou procédurales, afin d'apporter un support aux services, ou d'améliorer le cadre de vie des usagers. Dans le respect de la charte « Missions, Visions, Valeurs » de l'administration communale de Jette, le support administratif de Directions d'écoles de l'enseignement fondamental est chargé d'effectuer des tâches (administratives et exécutives) bien définies en appui de la direction ou de l'école ce conformément au cadre hiérarchique de l'institution . Ces tâches permettent le bon fonctionnement quotidien de l'école. Il contribue à l'image de marque de l'école en traitant avec diligence et professionnalisme les demandes des usagers et des services internes. Il veille au respect des règles et des procédures de travail, des délais et règlements en vigueur.

Activités principales

Assurer un soutien opérationnel dans les tâches administratives de l'école, tant en matière de collecte d'informations et de production de documents que de gestion de certains dossiers spécifiques

¿ Établir des documents (mailings, courriers types, listings, avis aux parents, aux enseignants, ...etc.) sur base d'instructions et de consignes données et en application des procédures standards existantes et en effectuer leur mise à jour (mise en page, impression, ...) et trier les différents documents ¿ Préparer / Trier/ranger certains dossiers : Trier les fiches des élèves, les compositions de ménage, les factures, établir les statistiques sur la fréquentation des cours de religion, morale ou philo ¿ Rassembler, photocopier, dispatcher les documents et informations nécessaires à la préparation et au traitement des dossiers ¿ Effectuer diverses tâches d'encodage (factures, listings d'inscriptions, ...)

Assurer la logistique des activités des écoles ou de certaines tâches spécifiques

¿ Gérer le matériel de l'école : inventaire, stock, bons de commandes pour les fournitures, réceptions, etc. et distribuer les différentes commandes ¿ Préparer la logistique pour les réunions organisées par l'entité : réservation salle, préparation de matériel, commande de boissons, photocopies, etc. ¿ Réserver les bus communaux ou privés, voyages, musées, théâtre, cinéma, excursion, photographe

Accueillir, informer et orienter le public interne et externe

¿ Traiter les demandes de la Direction/ des parents/des professeurs/des élèves/ des fournisseurs ¿ Répondre au parlophone, au téléphone, et assurer le suivi des communications ¿ Assurer un soutien présentiel dans certaines activités scolaires (piscines, voyages, etc)

Profil

Diplôme exigé :

Détenir au maximum un certificat de l'enseignement secondaire inférieur (CESI).

Profil recherché :

Disposer de connaissances du secteur de l'enseignement et être capable d'interpréter les circulaires et réglementations de la Fédération Wallonie-Bruxelles.  

Maîtriser les outils informatiques courants, notamment la suite Microsoft Office 365 ainsi que les logiciels métiers liés à la fonction.

Etre doté¿e d'excellentes compétences rédactionnelles et communicationnelles. Pouvoir faire preuve de tact, de diplomatie et de capacités de médiation pour gérer les situations délicates.

Être autonome, organisé¿e et rigoureux¿se.

Savoir planifier son travail, définir ses priorités et mener ses missions à bien dans le respect des procédures. 

Être orienté¿e résultats et garantir un service de qualité.

Diplôme

• Secondaire inférieur

Avantages du poste

Nous vous offrons :

• Un travail passionnant dans une école communale qui offre un cadre de travail dynamique.
• En qualité de nouveau collaborateur, vous pouvez compter sur une formation approfondie. Nous entendons investir en vous.
• Nous vous proposons un environnement de travail flexible.
• Nous vous proposons un contrat à durée déterminée à temps partiel (année scolaire 2026-2027) avec un salaire de niveau D (CESI)
• Durée du contrat : du 17/08/2026 au 09/07/2027.

Nous offrons aussi : 

• Des chèques-repas de 8 euros par jour presté
• Le remboursement 100% des trajets domicile-travail en transport en commun (SNCB, STIB, TEC, De Lijn) - NB : Les frais de déplacement en voiture ne sont PAS pris en charge, et l'administration n'offre pas de facilité en la matière
• Une indemnité de 0,37 euros par km pour les déplacements domicile - travail à vélo, à pieds ou à trottinette. L'administration communale de Jette souhaite favoriser et développer la mobilité douce au sein de son personnel.

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