Assistant administratif H/F/X

Description de l'entreprise

Le Comité politique et de sécurité (COPS), qui est distinct du Coreper, contribue à développer et à mettre en œuvre la Politique étrangère et de sécurité commune (PESC) et la Politique de sécurité et de défense commune (PESD) de l'Union européenne. Il définit et suit notamment les réponses de l'UE en cas de crise. Le COPS est composé d'un ambassadeur par État membre et se réunit au moins deux fois par semaine, sous la présidence du Service européen pour l'action extérieure (SEAE).

Description de la fonction

La Représentation du Luxembourg auprès du Comité politique et de sécurité (COPS) de l'Union européenne à Bruxelles (Belgique) souhaite recruter 1 assistant administratif (m/f)

Poste à durée déterminée d'un an (avec possibilité d'un contrat de travail à durée indéterminée par la suite) à temps plein à raison de 38h/semaine à compter du 8 septembre 2026 ou à convenir

Nous recherchons une personne motivée, polyvalente, méticuleuse et faisant preuve d'esprit d'équipe et de discrétion.

Sous l'autorité du Chef de mission, vous seriez en charge des tâches suivantes (liste non-exhaustive) :

Gestion administrative

• Tri, traitement, diffusion et archivage de documents;
• Gestion de l'agenda du personnel de la mission (mise à jour et suivi des rendez-vous, inscriptions aux évènements, etc.) ;
• Gestion des affaires courantes (réception du courrier, accueil téléphonique, rédaction de notes verbales, etc.) ;
• Gestion de la boîte mail de la Représentation au COPS (transfert, archivage et traitement de courriels) ;
• Accueil des visiteurs pour les réunions au sein de la mission ;
• Diffusion interne de revues de presse et de documents officiels du Conseil ;
• Mise à jour de documents de travail internes.

Gestion des dossiers

• Préparation des dossiers pour les réunions du COPS : diffusion de documents de travail internes, recherche de documentation thématique en fonction des points à l'ordre du jour ;
• Préparation de rapports de réunion ;
• Préparation de dossiers pour les rendez-vous de la Représentation (réunions, évènements, visites de courtoisie, etc.) ;
• Préparation des dossiers pour les réunions ministérielles (CAE, CAE Défense, et conférences à haut niveau) ;
• Préparation de dossiers pour l'équipe de la Représentation au COPS.

Profil

Profil recherché:

• Diplôme de fin d'études secondaires minimum, idéalement complété par un bachelier en secrétariat de Direction ;
• Excellente maîtrise des langues française et anglaise. Très bon niveau d'anglais écrit et parlé ;
• Sens de l'initiative et aptitude à travailler de manière indépendante au sein d'une équipe motivée ;
• Bonne maîtrise de l'environnement informatique MS Office et Sharepoint ;
• Expérience préalable auprès d'une Ambassade ou un environnement gouvernemental ou diplomatique est considérée comme un avantage ;
• Faire preuve de discrétion et de flexibilité ;
• Avoir le sens des responsabilités et faire preuve de fiabilité ;
• Avoir le sens d'organisation.

La personne à recruter devra être en mesure d'obtenir une habilitation de sécurité au niveau « SECRET UE ».

À noter que le contrat de travail, y compris la rémunération, sont régis par les réglementations en vigueur en Belgique.

Les candidatures sous forme de lettre de motivation, CV et une copie de vos diplômes sont à adresser pour le 24 août 2026 à 12h00 (heure de Bruxelles/Luxembourg) au plus tard à la Représentation du Luxembourg auprès du Comité politique et de sécurité de l'Union européenne, par courriel à cops.secretariat@mae.etat.lu.

Diplôme

• Secondaire supérieur

Compétences linguistiques

• Français (requis)

  • Comprendre : Expérimenté - (C1)
  • Écrire : Expérimenté - (C1)
  • Lire : Expérimenté - (C1)
  • Parler : Expérimenté - (C1)

• Anglais (requis)

  • Comprendre : Expérimenté - (C1)
  • Écrire : Expérimenté - (C1)
  • Lire : Expérimenté - (C1)
  • Parler : Expérimenté - (C1)

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