Agent Service Client & Réception H/F/X

Description de l'entreprise

Pour notre entreprise située à Neder-Over-Heembeek, qui est spécialisée dans le transport, le stockage et la distribution de produits pharmaceutiques et de santé. Afin de renforcer notre équipe, nous recherchons un(e) Employé(e) Service Client & Accueil. Vous assurez un accueil professionnel et contribuez à un service client de qualité ainsi qu'au bon suivi administratif de nos activités.

Description de la fonction

• Accueillir visiteurs, chauffeurs, fournisseurs et clients de manière professionnelle et amicale.
• Application des procédures d'accès et de sécurité conformément aux exigences de la TAPA.
• Gestion de la ligne téléphonique centrale : répondre, détourner ou diriger correctement les appels.
• Gestion de la boîte aux lettres du service client et de la boîte aux lettres physique (correspondance entrante et sortante, colis).
• Soutien pratique pour les réunions : réservation de salle, accueil des visiteurs extérieurs, restauration si nécessaire.
• Tenir le registre des visiteurs et suivre la délivrance des badges et des clés.
• Signaler des irrégularités ou des situations suspectes au responsable de la sécurité/conformité conformément au protocole de contestation.
• Point de contact pour les clients (y compris hôpitaux, pharmacies, clients pharmaceutiques) pour des questions concernant les commandes, la planification et les livraisons.
• Inscrivez, suivez et traitez les commandes et demandes clients dans le système de planification/TMS.
• Informez de manière proactive les clients en cas de déviation (retards, incidents de température, retours)
• Faites un suivi des messages EDI et signalez les erreurs EDI ou les écarts de stock aux équipes concernées.
• Gestion des plaintes et incidents : enregistrement, analyse initiale, orientation vers le service approprié et suivi de la fermeture.
• Création de rapports clients et de résumés des KPI en collaboration avec le responsable des opérations.
• Suivi administratif des documents CMR, notes de livraison et fichiers de retour/rendu.
• Participer à la préparation des audits clients et au maintien des accords spécifiques aux clients (SLA).
• Vérification des données de facturation, identification des écarts et intervention en cas de questions ou de litiges, en collaboration avec le service comptable.
• Soutenir l'équipe de planification dans les tâches administratives (par exemple, archivage, suivi des documents des conducteurs).
• Maintenir et maintenir à jour les listes de contacts internes et les procédures.
• Commander des fournitures de bureau et faire le suivi des questions liées à l'installation sur le site.

Profil

• Licence dans un domaine pertinent (gestion de bureau, logistique, communication) ou équivalent grâce à l'expérience.
• Première expérience en contact avec la clientèle ou à l'accueil est un atout ; l'expérience dans le transport/la logistique ou un secteur réglementé (pharma, PIB) est un atout important.
• Néerlandais et français : couramment, à la fois oralement et à l'écrit. Niveau C3 
• Anglais : bonne connaissance. Niveau C2 
• Excellentes compétences en communication orale et écrite.
• Attitude orientée client, représentative et sociale.
• Précis, structuré et résistant au stress, même aux heures de pointe ou aux incidents.
• Discrétion dans la gestion des informations confidentielles et sensibles (produits pharmaceutiques, données de patients).
• Bonne connaissance de MS Office (Outlook, Excel, Word) ; l'expérience avec les systèmes TMS/ERP est un plus.
• Capable de travailler de manière autonome tout en travaillant bien en équipe.

Compétences linguistiques

• Néérlandais (requis)

  • Comprendre : Expérimenté + (C2)
  • Écrire : Expérimenté + (C2)
  • Lire : Expérimenté + (C2)
  • Parler : Expérimenté + (C2)

• Français (requis)

  • Comprendre : Expérimenté + (C2)
  • Écrire : Expérimenté + (C2)
  • Lire : Expérimenté + (C2)
  • Parler : Expérimenté + (C2)

• Anglais (atout)

  • Comprendre : Expérimenté + (C2)
  • Écrire : Expérimenté + (C2)
  • Lire : Expérimenté + (C2)
  • Parler : Expérimenté + (C2)

Avantages du poste

• Horaire : 39 h/semaine, temps plein
• Salaire selon le barème + ancienneté
• Chèques-repas de 10 €
• Assurance hospitalisation
• Indemnité sociale
• Disposé(e) à se déplacer pour suivre des formations aux Pays-Bas

Informations supplémentaires

Erkenning van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest 00603-406-20170629

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