SECRÉTAIRE DE DIRECTION - NIV. B H/F/X

Description de l'entreprise

Le service du secrétariat du Centre Public d'Action Sociale (ci-après indifféremment nommé « CPAS »), de Saint-Josse-ten-Noode est en charge de l'exécution de tâches administratives pour les différents services du CPAS. Il gère la réception et l'expédition du courrier pour le CPAS et se charge de la dactylographie des procès-verbaux du Conseil, Bureau permanent et des Comités spéciaux.

Description de la fonction

Sous la supervision du Président du Centre et de la Secrétaire générale temporaire :

Vous aurez pour mission d'assurer dans le respect de la législation et des instructions internes du CPAS, un soutien administratif et technique.

Vous contribuerez au bon fonctionnement et à l'image de l'institution en traitant avec diligence et professionnalisme les demandes des usagers et des services internes.

Vous prendrez en charge l'exécution des tâches administratives pour le Président, la Secrétaire générale temporaire et l'ensemble des services du CPAS, tout en apportant un soutien administratif transversal.

Tâches du secrétaire de direction

Au quotidien vous serez amené à : 

1. Accueil, communication et interface avec la direction

• Recevoir les appels téléphoniques destinés au Président et à la Secrétaire générale temporaire et y donner une première réponse ou les réorienter vers les services adéquats ;
• Faire des traductions ponctuelles de documents ou de courriers.

2. Gestion du courrier, des agendas et des réunions

• Gérer le courrier et l'agenda du Président et de la Secrétaire générale temporaire ;
• Préparer les ordres du jour des réunions, assister aux réunions et en rédiger les procès¿verbaux ;
• Sur la base des notes prises par la Secrétaire générale temporaire et/ou son remplaçant, rédiger des procès¿verbaux ;
• Organiser les réunions du service ;
• Organiser des activités ponctuelles.

3. Production, suivi et gestion documentaire

• Gérer et mettre à jour les archives physiques et numériques du secrétariat ;
• Préparer, mettre en forme et rédiger divers courriers, notes, convocations, rapports et autres documents administratifs ;
• Assurer le suivi des échéances administratives (délibérations, signatures, réponses aux autorités de tutelle, etc.) ;
• Mettre à jour les tableaux de bord et outils de suivi de la direction.

4. Support administratif et logistique

• Assurer un support logistique : mailing, photocopie, classement, distribution du courrier interne et externe, planning des salles de réunion, préparation de salle de réunion, etc. ;
• Assurer le suivi administratif de la facturation des GSM.

5. Gestion administrative de l'économat

• Assurer la gestion administrative de l'économat : suivi des stocks de fournitures de bureau, centralisation des besoins des services, préparation et suivi des commandes, contrôle des livraisons et participation à l'optimisation des achats et à la maîtrise des coûts.

6. Analyse, résolution de problèmes et reporting

• En cas de situations difficiles ou problématiques, être en mesure de trouver des solutions ou, au moins, d'en proposer à la Secrétaire générale temporaire et au Président.
• Faire rapport à la Secrétaire générale temporaire et au Président des difficultés constatées.

Profil

Vous avez le profil suivant :

• Diplôme et formation
  • Vous êtes titulaire d'un Bachelier assistant de direction.

• Expérience - Atouts
  • Vous justifiez d'au moins cinq ans d'expérience dans une fonction similaire.

• Langues
  • Vous parlez le français et/ou le néerlandais ;
  • Vous êtes, pour la seconde langue, en possession du brevet Selor ou disposé à l'obtenir.

• Compétences comportementales attendues

Vous faites preuve : 

• D'assiduité ;
• De proactivité ; 
• De dynamisme ; 
• D'autonomie tout en travaillant efficacement en équipe ;

• D'un sens du service, d'adaptabilité et de discrétion tout en gérant vos émotions de manière constructive dans un environnement exigeant.

   

• Compétences techniques liées à la fonction
• Vous démontrez une bonne capacité d'organisation et de gestion du temps, en planifiant vos tâches selon les priorités et les délais fixés ; 
• Vous travaillez avec rigueur, sens du détail, efficacité et polyvalence, tout en respectant strictement le secret professionnel ;
• Vous analysez des dossiers et des situations complexes avec précision et discernement.

• Techniques d'expression écrite et orale
• Vous communiquez aisément à l'oral ;
• Vous rédigez avec précision, et êtes capable d'analyser et de synthétiser les informations de manière pertinente.

• Applications bureautiques
• Vous maîtrisez les applications qui figurent dans la suite Office 365 (Outlook, Word, Excel, Teams, OneNote, etc.) ;
• Vous maîtrisez l'utilisation d'outils d'intelligence artificielle tels que ChatGPT et Copilot pour la rédaction, l'analyse et l'optimisation des tâches administratives.

Diplôme

• Supérieur non universitaire

Compétences linguistiques

• Français (requis)

  • Comprendre : Indépendant + (B2)
  • Écrire : Indépendant + (B2)
  • Lire : Indépendant + (B2)
  • Parler : Indépendant + (B2)

• Néérlandais (requis)

  • Comprendre : Indépendant + (B2)
  • Écrire : Indépendant + (B2)
  • Lire : Indépendant + (B2)
  • Parler : Indépendant + (B2)

Avantages du poste

En sa qualité d'employeur, le CPAS vous offre les avantages suivants :

• Avantages sur le plan financier
• Un contrat à durée indéterminée à temps plein ;
• Une échelle barémique B conforme aux barèmes des administrations locales de la Région Bruxelles-Capitale ; 
• Des chèques repas (8 € par jour presté) ;
• La prise en charge de vos frais de transport en commun ;
• Remboursement STIB à 100%.
• Remboursement De Lijn à 100% si domicile en Flandre.
• Remboursement à 100% SNCB si domicile en dehors de Bruxelles.
• Une indemnité vélo de 0,35 € / kilomètre ;
• Une indemnité piétonne 0,23 € / kilomètre ;
• La gratuité des soins à la Polyclinique du Centre Médical Jean Fontaine ;
• La prime de bilinguisme en cas de réussite du test SELOR ;
• Un plan de pension complémentaire ;
• Des avantages via le Service Social Collectif (ex : primes, intervention dans les frais de santé, vacances à prix réduites et parcs d'attraction...) ;
• Des avantages et réductions via Benefits@work ;
• La possibilité de reprise d'ancienneté de maximum 6 ans pour le secteur privé et complète pour le secteur public.

• Avantages sur le plan de la formation 
• La possibilité de bénéficier de formations continues en interne et en externe pendant les heures de travail.

• Avantages sur le plan des horaires et des congés
• Horaire flottant (07h/09h - 11h45/14h15 - 15h/17h - 37h/semaine) ;
• Possibilité de récupération des heures supplémentaires prestées selon le niveau ;
• Minimum de 32 jours de congés par année de travail prestée.

Informations supplémentaires

Le CPAS sélectionne ses candidats sur leurs compétences, sans discrimination. Il encourage les personnes en situation de handicap à postuler et garantit les aménagements nécessaires durant le recrutement et l'intégration.

Intéressé(e) ?

POSTULEZ AVANT LE :23 Aout 2026

Envoyez votre candidature, de préférence en PDF, en français ou en néerlandais au service des ressources humaines à l'adresse mail : grh.cand@cpassjtn.brussels

Votre candidature doit contenir les éléments suivants :

• Nom du poste dans l'objet de la candidature
• CV à jour
• Lettre de motivation rédigée à l'attention de Luc Frémal, Président du Centre ;
• Copie du diplôme requis (ou équivalence)

Les candidatures incomplètes ne seront pas traitées

                        Pour tout autre renseignement vous pouvez nous contacter au 02/220.29.07.

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