Assistant de direction H/F/X

Description de la fonction

En tant qu'assistant(e) de direction, vous êtes le couteau suisse de l'entreprise.

Vous vous chargerez des tâches de:

• de secretariat
• de logistique des salles de reunion, commande des fournitures, commande de sandwichs....
• donner du support au niveau des evenements organises dans le bâtiment
• donner du support au niveau facility.

Profil

• Bachelier en Assistante de Direction (ou experience equivalente)
• Experience requise minimum 3 ans dans une societe de type PME
• Experience en secretariat et tâches administratives polyvalentes, ...
• La maîtrise du français et de l'anglais est un must (oral et ecrit), la maîtrise du neerlandais est un plus
• Excellente maîtrise de la Suite Office et des outils informatiques en general comme ERP, Sharepoint...
• Rigoureux(se), organise(e), sens des priorites, autonome, polyvalent(e) et flexible
• Sens du service
• Sens de l'ecoute, diplomatie, discretion et grand sens de la confidentialite ;
• Capable de s'adapter et d'evoluer dans une societe en constante evolution.

Vos principales responsabilites :   

o Assurer l'accueil des visiteurs et des clients par telephone et sur site dans les 3 langues FR/EN/(NL)

o Gerer les acces visiteurs et les potentiels reservation de taxis, transferts.

o Gestion des facilities et des divers services au personnel et aux visiteurs :

• Commander et gerer les stocks de fournitures de bureau, fournitures diverses pour les salles de reunion et la cantine d'entreprise, pour les 2 sites et suivre la facturation qui est liee
• Assurer la logistique des salles de reunions, coins cafe et cantine d'entreprise
• Gerer les commandes de sandwichs quotidiennes
• Organiser l'accueil dans le cadre evenements internes pour les aspects tels que dejeuners internes, reunions, reservations de salle ou fêtes d'entreprise
• Donner ponctuellement du support dans le cadre evenements externes sur site pour les aspects tels que transports, taxis, traiteurs...

o Gerer le courrier entrant et sortant (dont recommandes...), gerer la boîte mail centralisee et les colis entrant et sortant

o Assurer une bonne circulation de l'information en interne

o Centraliser et gerer les demandes administratives des equipes, être l'interface administrative avec les autres departements de l'entite et, quand necessaire, les autres entites du Groupe.

o Assurer un support sur des projets ponctuels (renouvellement de documents administratifs, demarches diverses...)

o Centraliser et gerer les demandes liees au bâtiment en support du service facility management

Compétences linguistiques

• Français (atout)

  • Comprendre : Indépendant - (B1)
  • Écrire : Indépendant - (B1)
  • Lire : Indépendant - (B1)
  • Parler : Indépendant - (B1)

Avantages du poste

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