Employé administratif - Accueil H/F/X

Description de l'entreprise

C'est un centre de réadaptation fonctionnelle pour enfants et adolescents sourds, accompagne chaque enfant dans un projet individualisé visant à renforcer ses compétences linguistiques, son autonomie et son épanouissement personnel.

Description de la fonction

Au cœur du fonctionnement quotidien du Centre et de l'école qui jouxte le Centre, l'accueil constitue le premier point de contact avec les patients, les familles, les partenaires et les fournisseurs.
Afin de garantir un service professionnel, structuré et continu, nous recherchons un employé administratif - accueil (H/F/X) pour renforcer notre équipe administrative.

Votre rôle

vous assurez la permanence et la qualité de l'accueil du Centre durant les heures d'ouverture.

Vous êtes l'interface entre les patients, les familles, les fournisseurs et les équipes internes. Votre fonction contribue directement à la fluidité de l'organisation et à la qualité du service rendu.

Vous travaillez au sein de l'équipe administrative et rapportez au responsable administratif·ve.

🎯 Vos responsabilités

Accueil & communication

• Assurer la permanence téléphonique et le suivi des appels
• Accueillir, informer et orienter les patients, familles, fournisseurs et visiteurs
• Relever et dispatcher le courrier entrant et sortant (école-CCP)
• Gérer les boîtes mails générales (info@ et accueil@ccpasbl.be)
• Assurer l'affichage et la diffusion d'informations dans les espaces d'accueil

Gestion administrative des patients

• Planifier les rendez-vous en audiologie et consultations médicales (patients internes et externes) selon les directives de l'équipe audio-médicale
• Assurer le suivi et la mise à jour des vignettes de mutuelle pour les patients sous convention
• Gérer, classer et archiver les dossiers patients
• Vérification de la mutuelle des patients 
• Tenir à jour les coordonnées des patients et encodage régulier avec la CI et numéro NISS
• Utilisation du logiciel de gestion des patients

Gestion administrative interne

• Tenir à jour les coordonnées des membres du personnel
• Communiquer les informations relatives aux absences en vue de la gestion de la paie et de l'organisation interne
• Assurer un support à la direction (par ex : convocation AG,... ) 
• Apporter une aide ponctuelle à l'équipe administrative et comptable selon les besoins
• Gestion administrative d'une nouvelle asbl à créer
• Assurer le suivi du droit à l'image pour les patients et les membres du personnel
• Aider à l'organisation des événements en interne
• Aide à la gestion des dons

Gestion logistique & financière

• Gérer et tenir à jour les entrées et sorties de caisse ainsi que les paiements électroniques
• Gérer les stocks de fournitures de bureau (inventaire, commandes après accord, rangement et distribution) 
• Assurer la gestion du matériel administratif pour les activités médicales et de dépistage
• Veiller à la maintenance des casiers du personnel, des clés des locaux, de la salle d'attente, du hall d'entrée et de la photocopieuse

Support pour le secrétariat médical

Profil

🛠 Savoir-faire

• Organisation rigoureuse et gestion simultanée de tâches variées
• Respect strict des délais et sens des priorités
• Maîtrise des outils informatiques et de gestion administrative
• Gestion de caisse et suivi administratif précis
• Méthodologie de classement et d'archivage
• Capacité à travailler en coordination avec une équipe pluridisciplinaire 

🤝 Savoir-être

• Sens aigu de l'accueil et du service
• Excellentes capacités relationnelles et communication professionnelle
• Discrétion et respect de la confidentialité
• Autonomie, fiabilité et régularité dans le travail
• Esprit d'équipe et souci de la continuité du service

🎓 Profil recherché

• Une expérience préalable en fonction d'accueil ou en secrétariat est un atout
• Un intérêt pour le secteur du handicap et une envie d'apprendre la langue des signes

Diplôme

• Secondaire supérieur

Compétences linguistiques

• Français (requis)

  • Comprendre : Expérimenté + (C2)
  • Écrire : Expérimenté + (C2)
  • Lire : Expérimenté + (C2)
  • Parler : Expérimenté + (C2)

• Néérlandais (atout)

  • Comprendre : Indépendant + (B2)
  • Écrire : Indépendant + (B2)
  • Lire : Indépendant + (B2)
  • Parler : Indépendant + (B2)

• Signes (langue des) (atout)

  • Comprendre : Indépendant + (B2)
  • Écrire : Indépendant + (B2)
  • Lire : Indépendant + (B2)
  • Parler : Indépendant + (B2)

Avantages du poste

Congés tous les weekends.

Informations supplémentaires

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