Assistant administratif - #StageFirst H/F/X

Description de l'entreprise

Une entreprise proposant des bureaux équipés, des espaces de coworking et des salles de réunion, située à Etterbeek (1040), recherche un assistant administratif (h/f/x) dans le cadre d'un stage First rémunéré à temps plein d'une durée de 6 mois.

Pour plus d'informations sur le stage First, cliquez sur le lien suivant: https://www.actiris.brussels/fr/citoyens/stage-first/

Description de la fonction

Mise en place et ouverture accompagnée (2% du temps)
- Participer, sous supervision, à l'ouverture de l'immeuble et vérifier la bonne mise en place des espaces.

Gestion du courrier (25% du temps)
- Réceptionner le courrier et les envois recommandés.
- Trier le courrier et assurer son traitement selon les instructions de chaque client : renvoi, transmission par e-mail ou numérisation.

Gestion téléphonique (20% du temps)
- Gérer les appels entrants.
- Prendre les messages et les transmettre par e-mail ou par téléphone.
- Respecter les instructions propres à chaque client pour le traitement des appels.

Gestion des salles de réunion (25% du temps)
- Préparer et aménager les salles en fonction des réservations.
- Assister les clients pendant les réunions.
- Mettre à disposition les commandes de catering.
- Remettre les salles en ordre après les réunions.

Gestion du planning des salles de réunion (5% du temps)
- Vérifier le planning des réservations afin d'assurer la disponibilité et la bonne organisation des salles.
- Gérer les commandes de catering liées aux réunions.

Assistance administrative (20% du temps)
- Classer et archiver les documents.
- Vérifier et mettre à jour les contrats des clients et des fournisseurs.

Vérification de l'immeuble (3% du temps)
- Effectuer des vérifications de l'immeuble au cours de la journée.
- Signaler les éventuels problèmes au propriétaire ou à l'agence concernée.

Horaires de travail:
- Lundi : de 8h30 à 18h, avec une pause d'une heure.
- Mardi : de 8h30 à 17h, avec une pause d'une heure.
- Mercredi : de 8h30 à 18h, avec une pause d'une heure.
- Jeudi : de 8h30 à 17h, avec une pause d'une heure.
- Vendredi : de 8h30 à 15h30, avec une pause d'une heure.
- Samedi et dimanche : repos.

Profil

Cfr. conditions d'accès

Conditions d'accès

Attention, pour postuler être dans les conditions suivantes:
- Avoir moins de 30 ans 
- Être domicilié en Région de Bruxelles-Capitale 
- Être inscrit depuis minimum 1 mois après études
- Avoir au maximum le certificat d'enseignement secondaire supérieur 
- Ne pas avoir une expérience professionnelle de plus de 90 jours consécutifs
- Ne pas avoir déjà réalisé un stage (STE ou First) de plus de 3 mois

Diplôme

• Secondaire inférieur

Compétences linguistiques

• Français (requis)

  • Comprendre : Indépendant + (B2)
  • Écrire : Indépendant + (B2)
  • Lire : Indépendant + (B2)
  • Parler : Indépendant + (B2)

Avantages du poste

- Contrat de stage first rémunéré de 6 mois 
- Remboursement des frais de transport
- Actiris vous accompagnera durant tout votre parcours, et vous proposera des coachings avant, pendant et après le stage
- L'entreprise désigne également une personne pour vous encadrer pendant  toute la durée du stage

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