Support administratif à la Direction Santé H/F/X

Description de la fonction

La Direction Santé de l'ONE offre un appui scientifique en médecine préventive à toutes les instances de l'ONE et à l'ensemble de son public. En collaboration avec les Collèges médicaux s'ouvre dans un nouvel onglet (pédiatres, gynécologues et médecins PSE), elle élabore, met en ouvre et évalue des programmes de santé relatifs à la protection de la santé pré-péri et post natale développés dans ses consultations préventives. Elle est également la référence scientifique en matière de médecine préventive auprès des milieux d'accueil et des Services de promotion de la santé à l'école.

Elle coordonne les programmes de dépistages des maladies métaboliques et le dépistage précoce de la surdité réalisés à la maternité. Elle met en ouvre également au sein de ses consultations pour enfants et en milieux d'accueil, le dépistage visuel pour les enfants âgés de 18 à 24 mois. Elle coordonne et apporte un support scientifique à la réalisation du programme de vaccination à destination des enfants.

Fonction

En tant que Support administratif, vous collaborez à la gestion administrative et logistique de l'activité de la Direction Santé et de son responsable.

Votre rôle consiste également à participer au suivi de certains dossiers spécifiques en fonction de votre expérience professionnelle et de vos connaissances particulières.

Vous travaillez en étroite collaboration avec le responsable du Pôle Secrétariat de la direction qui répartit, coordonne et supervise les tâches de chacun.

Vous serez amené à :

Planifier, préparer les réunions et rédiger les PV, compte-rendu, rapports. Mettre en forme les questions parlementaires, les répertorier, en assurer le classement Assurer la gestion du courrier entrant sur l'application GECO, assurer les suivis S'assurer de l'archivage des dossiers Assurer la gestion quotidienne de la boîte mails générique de la Direction Santé et l'envoi des brochures demandées Assurer la gestion quotidienne de la boîte « Mômes en santé », l'envoi des brochures et la gestion du stock Assurer la gestion des abonnements et revues de la Direction Santé en collaboration avec le secrétariat de la DLog Gérer les fiches signalétiques, les tickets à la DTI et la préparation des postes de travail et du matériel pour les nouveaux agents (informatique et de bureau) Gérer la téléphonie mobile pour les nouveaux agents  Assurer la préparation des kits de documentation pour les médecins, gestion des commandes et du stock

• Apporter un soutien administratif à la cellule « Promotion de la santé à l'école » : participation aux GT, PV, coordination, suivis de décision et gestion quotidienne de la boîte mails générique
• Mettre à jour les listings de la Direction (organigramme, listes téléphoniques) Assurer les commandes du matériel de bureau et en assurer le suivi (distribution, gestion du stock) Commander le mobilier Accueillir et orienter les visiteurs Profil recherché
• Vous disposez du Certificat d'Enseignement Secondaire Supérieur (CESS) ou un Titre de Compétence délivré par le Consortium de Validation des Compétences et positionné au niveau?3 du cadre francophone des certifications, en lien avec l'emploi considéré (critère obligatoire)
• Vous justifiez d'une expérience professionnelle de minimum 2 ans dans le domaine du secrétariat et/ou de la gestion autonome de dossiers (planification et préparation de réunions, traitement du courrier, gestion de mails, suivi quotidien de dossiers.) (critère obligatoire)
• Vous bénéficiez de compétences rédactionnelles et d'un niveau orthographique développé (rédaction de PV et de notes, relecture et mise en page des questions parlementaires.)
• Vous communiquez efficacement : la fonction implique de nombreuses collaborations avec les membres des collèges médicaux
• Vous faites preuve d'autonomie et de proactivité dans la gestion de votre travail (capacité d'initiatives, de discernement, d'organisation). Vous traitez et résolvez les imprévus, vous cherchez des alternatives et mettez en ouvre les solutions appropriées
• Vous faites preuve de déontologie et d'éthique. Vous êtes respectueux du secret professionnel
• Vous analysez de manière ciblée les données et jugez d'un oil critique l'information : vous parvenez à détecter l'essentiel dans une grande quantité d'informations
•  Vous accompagnez les partenaires internes et externes de manière transparente, intègre et objective, leur fournissez un service personnalisé et entretenez des contacts constructifs
• Vous faites preuve de fiabilité : vous agissez de manière intègre, conformément aux attentes de l'organisation, vous respectez la confidentialité et les engagements et évitez toute forme de partialité
• Vous planifiez et gérez de manière active votre propre développement en fonction de vos possibilités, intérêts et ambition, en remettant en question votre propre fonctionnement et en vous enrichissant continuellement de nouvelles idées et approches, compétences et connaissances
• Vous maîtrisez les outils de la bureautique usuelle (Word, Excel, Outlook, Internet.) et vous êtes disposé à vous approprier la bureautique spécifique
• La fonction implique des contacts réguliers avec des usagers externes. À ce titre, conformément à l'article 4 du règlement de travail, le principe de neutralité s'applique. Lors des contacts avec les usagers externes, aucun signe visible manifestant une conviction religieuse, politique ou philosophique ne peut être porté.

   

Compétences linguistiques

• Français (atout)

  • Comprendre : Expérimenté - (C1)
  • Écrire : Expérimenté - (C1)
  • Lire : Expérimenté - (C1)
  • Parler : Expérimenté - (C1)

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