Assistant administratif - ACS niveau B H/F/X

Description de l'entreprise

L'asbl existe depuis 2008 et emploie actuellement une quarantaine de travailleurs. Elle est une fédération d'organisations qui promeut la mise en œuvre d'un service citoyen pour les jeunes de 18 à 25 ans. À l'image des programmes nationaux existant dans de nombreux pays, il s'agit d'offrir la possibilité à des jeunes de tous horizons de s'engager pendant 6 mois au service de la collectivité (missions de biens communs dans les domaines de l'environnement, l'accès à l'éducation, l'aide aux personnes et la solidarité, l'action humanitaire...) tout en leur dispensant des formations contribuant à leur développement personnel. Depuis 2011, l'asbl met en œuvre des Services Citoyens opérationnels à Bruxelles et en Wallonie. Le Service Citoyen est organisé en « promotions » rassemblant une vingtaine de jeunes de tous horizons et encadrée par des responsables de promotion. Les jeunes s'engagent pour 6 mois dans un programme alternant temps de missions individuelles (4J/sem.) et temps de formations collectifs (1J/sem.).

Description de la fonction

Mission

Sous la responsabilité de la coordinatrice administrative et financière, l'assistant·e administratif·ve des jeunes en Service Citoyen a pour mission d'assurer la mise en oeuvre du partenariat avec nos partenaires socioprofessionnels.

Il·elle est le point de contact pour toutes les questions administratives liées aux jeunes en Service Citoyen.

Il·elle assure que les dossiers administratifs soient complets et que les défraiements et indemnités soient effectuées dans les temps.

Il·elle a pour rôle de respecter les normes internes fixées et conformes avec les normes liées à nos pouvoirs subsidiants.

Vos missions principales

1. Pilotage projets administratifs

• Au sein d'une équipe polyvalente, participe à différents projets administratifs comme par exemples : mise en place du nouveau partenariat avec le FOREM, mise à jour du guide administratif, mise en place d'un nouveau CRM, mise à jour des outils... ;

2. Suivi des dossiers administratifs des jeunes en Service Citoyen

• Echange d'informations avec les administrations publiques ;
• Gestion administrative des jeunes (mails, appui administratif, documents pour Actiris/Bruxelles Formation, FOREM, VDAB, CPAS,...) ;
• Assurer la complétude des documents sur base de l'évolution des conventions.

3. Défraiements des jeunes

• Contrôle et validation des prestations et des déplacements des jeunes ;
• Paiements des indemnités et des frais de déplacement ;

4. Animation des séances d'informations à destination des jeunes en Service Citoyen 

• Présentation des procédures administratives devant un groupe (20-30 jeunes de 18 à 25 ans) ;
• Répondre aux questions sur les situations particulières et/ou rechercher les informations auprès des administrations ou de la direction.
• Prise de contact régulière avec des jeunes

5. Organisation de l'AG

• En collaboration avec le reste de l'équipe, il·elle se charge de la communication vers les membres effectifs : ordre du jour, comptes annuels, rapports, ... ;
• Assurer l'atteinte du quorum le jour de l'AG.
   

Profil

Nous sommes à la recherche d'un profil qui rassemble les compétences et expériences suivantes :

• Eligible pour un contrat ACS catégorie B avec Actiris. Vous devez vérifier avec votre conseiller Actiris si vous répondez aux conditions ACS;
• Diplôme bachelier reconnu en Belgique en gestion administrative ;
• Connaissance parfaite du français ;
• Bonne maîtrise des outils informatiques usuels (suite Google Workspace, CRM, ...) ;
• Expérience probante en administration est un plus;
• Expérience probante en gestion de projet est un atout ;

Qualités requises

• Contact facile et très bonne communication avec des groupes de jeunes ;
• Grande capacité à travailler et à collaborer en équipe, mais aussi de manière autonome ;
• Disponibilité face aux demandes des jeunes et des collègues ;
• Faire preuve d'efficience, de rigueur, d'ordre, de soin, de méthode et d'organisation ;
• Capacité à faire face aux imprévus et aux situations difficiles ;
• Adhésion aux valeurs de l'asbl et intérêt actif pour le projet de mise en oeuvre d'un Service Citoyen généralisé en Belgique.

Conditions d'accès

ACS :

Toutes les conditions doivent être remplies :

• Etre domicilié en Région de Bruxelles Capitale
• Etre inscrit comme demandeur d'emploi inoccupé auprès d'Actiris
• Pour les personnes de moins de 40 ans, avoir au moins 6 mois d'inscription (calendrier) comme demandeur d'emploi inoccupé (ou comme bénéficiaire du droit à l'intégration sociale) au cours de l'année qui précède l'engagement
• Avoir le diplôme requis pour le poste (Bachelier)

Le calcul des conditions se fait selon la réglementation chômage avec un maximum de 78 jours ouvrables dans un trimestre (dans un régime de six jours/semaine). Quand cela n'est pas le cas et que le calcul se fait sous forme de calendrier (tous les jours de la semaine sont comptés), cela est mentionné dans le texte.

Se reporter à l'arrêté du 28 novembre 2002 du gouvernement de la Région de Bruxelles-Capitale relatif au régime des agents contractuels subventionnés

Diplôme

• Supérieur non universitaire

Compétences linguistiques

• Français (requis)

  • Comprendre : Expérimenté + (C2)
  • Écrire : Expérimenté + (C2)
  • Lire : Expérimenté + (C2)
  • Parler : Expérimenté + (C2)

Avantages du poste

• Intégration dans une équipe pluridisciplinaire dynamique en Wallonie et à Bruxelles ;
• Une opportunité de contribuer à un projet porteur de sens pour les jeunes et la société;
• Lieu de travail : Basé à Bruxelles avec déplacements occasionnels en Wallonie ;
• Un contrat CDI à temps plein ;
• Salaire selon le barème actuel de la CP 329.02 - années d'ancienneté pertinentes reprises;
• Chèques-repas de 8 eur/jour presté ;
• Congés supplémentaires entre Noël et Nouvel An ;
• Horaire flottant ;
• Remboursement des frais de déplacement ;
• Entrée en fonction au 01/10/2026

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