Secrétaire médical en cabinet privé - Ophtalmologie FR/ANGL H/F/X

Description de l'entreprise

Il s'agit d'un centre privé de consultation et de chirurgie spécialisée en ophtalmologie.

L'équipe médicale est composée de ophtalmologues hautement spécialisés dans différents domaines de l'ophtalmologie et travaillent de concert avec les orthoptistes , l'équipe administrative et l'équipe d'anesthésie afin de donner des soins d'excellentes qualité aux patients.

Nous sommes dès lors à la recherche d'un(e) secrétaire pour compléter notre secrétariat, prêt(e) à intégrer un centre privé en évolution avec des technologies novatrices et avec une équipe dynamique et empathique.

Description de la fonction

Mission et tâches: 

• Accueil téléphonique et physique de patients, médecins externes,délégués médicaux d'un service clinique et/ou laboratoire,  accompagnants
• Contact téléphonique - prise de rendez-vous
• Gérer les prises de rendez-vous y compris à la sortie des consultations
• Encoder et vérifier les données administratives et mutualistes des patients
• Gérer la facturation électronique
• Gestion et responsabilité des payements de honoraires médicaux dans le respect des procédures
• Gestion d'agendas en ligne principalement .
• Gestion de l'urgence médicale . Capacité de réorganisation des rendez-vous si urgence ou absence d'un(e) ophtalmologue ou un (e) orthoptiste ou autre intervenant
• Gérer les mails
• Réalisation de tableaux Excel (encodage, formules, statistiques de base)
• Utilisation logiciel Word
• Écrire des courriers
• Utilisation de logiciel spécialisé en ophtalmologie pour lequel vous seriez formé( e)
• Gestion de stock de matériel
• Gestion de réception de colis ou courrier
• Gestion du planning des médecins en collaboration avec d'autres hôpitaux
• Gestion des dossiers patients

• Préparation et vérification des locaux avant l'arrivée des patients et en fin de journée. 

   

Profil

• CESS (Études secondaire de préférence supérieur) obligatoire
• Savoir utiliser l'outil informatique
• Maitrise parfaite de la langue française
• Maitrise moyenne de l'anglais ( B2 minimum)
• Expérience obligatoire en cabinet privé médical / dentisterie  
  • (Toute expérience dans le secteur hospitalier ne sera prise en compte ) 
• Ponctualité 
• Polyvalence/adaptation : structure en évolution + gestion de plusieurs tâches en même temps ( accueil des patients  , répondre aux collaborateurs , gestion de l'agenda, livraisons de matériel , etc.) 
• Être autonome (structure  à échelle humaine). 
• Excellente gestion du stress ( pics d'activités intenses ( appels simultanés , arrivée des patient(e)s, urgences à intégrer dans les plannings,..) 

Diplôme

• Secondaire supérieur

Compétences linguistiques

• Français (requis)

  • Comprendre : Expérimenté + (C2)
  • Écrire : Expérimenté + (C2)
  • Lire : Expérimenté + (C2)
  • Parler : Expérimenté + (C2)

• Anglais (requis)

  • Comprendre : Indépendant + (B2)
  • Écrire : Indépendant + (B2)
  • Lire : Indépendant + (B2)
  • Parler : Indépendant + (B2)

• Néérlandais (atout)

  • Comprendre : Indépendant - (B1)
  • Écrire : Elémentaire (A)
  • Lire : Indépendant - (B1)
  • Parler : Indépendant - (B1)

Avantages du poste

• Un CDD de 6 mois mi-temps ( 19H heures par semaine) 
  • possibilité d'évolution vers un contrat à durée indéterminée mi-temps ou temps plein selon l'activité du centre médicale qui est en pleine évolution. 
• Horaires variables entre 7h45 et 18h
  •  Lundi - Mardi - Jeudi. Possibilité Samedi matin.  (Peut varier un peu pendant les congés des collègues).
• Le remboursement d' UN abonnement SNCB - STIB - DE LIJN - TEC à. 100%
• Des checks-repas 
• Prime d'attractivité de fin d'année à discuter 
• Congés légaux de 4 semaines . 2 semaines de congés extra-légaux supplémentaires en cas de passage en contrat à durée indéterminée. 
• Une atmosphère de travail bienveillante 
• Direction à l'écoute. Réunion de feedback  entre équipe de direction et équipe administrative régulière ( minimum tous les 2 mois) 
• Utilisation de logiciel Trello pour organisation des tâches/projets et suivi
• Locaux agréables lumineux  et bien équipés .
• Centre médical  à échelle humaine
• Proche des transports en commun bus, gare de Calvoet , tram
• Possibilité de parking sur place mise à disposition gratuitement 
• Commerces à proximité
• La possibilité de formations pour maintenir et développer les  compétences du personnel
• Un encadrement de 2 semaines voir plus si besoin pour se familiariser avec les outils informatiques et le fonctionnement du cabinet 

Informations supplémentaires

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