Assistant administratif / secrétariat #StageFirst H/F/X

Description de l'entreprise

Un syndic de copropriété, situé à Bruxelles, recherche un Assistant administratif / secrétariat (h/f/x) dans le cadre d'un stage First rémunéré de 3 mois à temps plein.

Pour plus d'informations sur le stage First, cliquez sur le lien suivant: https://www.actiris.brussels/fr/citoyens/stage-first/

Description de la fonction

Classement 10%
¿Classer et organiser les dossiers par immeuble, numériser et archiver des factures, devis, contrats, courriers, etc.
¿ Mettre à jour les dossiers des copropriétés. 
Prise de rdv 10%
¿    Répondre aux demandes de rendez-vous des copropriétaires. 
¿    Organiser les rendez-vous avec les gestionnaires, copropriétaires et entreprises, et les noter dans l'agenda 
Organisation assemblée générale 10%
¿    Préparer la liste des copropriétaires et les convocations pour les AG
¿    Rassembler les documents nécessaires à la réunion.
¿    Préparer les résolutions à soumettre au vote Envoyer ou participer à l'envoi du procès-verbal après l'assemblée.  
Demande de devis 10%
¿    Rechercher les entreprises ou fournisseurs susceptibles d'intervenir et les contacter par téléphone ou email
¿    Transmettre les informations nécessaires à l'établissement du devis. 
¿    Organiser une visite sur place si nécessaire. 
Gestion des appels téléphoniques et de la boîte emails 40%
¿    Répondre par téléphone aux demandes simples. 
¿    Identifier les demandes urgentes. 
¿    Lire et trier les mails entrants. 
¿    Identifier les mails urgents et prioritaires. 
Gestion sinistres 10%
¿    Recevoir les déclarations de sinistre des copropriétaires.
¿    Demander les photos et documents utiles. 
¿    Transmettre les documents nécessaires à l'assurance.
¿    Contacter les entreprises ou experts pour organiser une intervention. 

Comptabilité simple 10%
¿    Enregistrer et classer les factures. 
¿    Vérifier les informations présentes sur les factures. 
¿    Rapprocher une facture avec un devis ou un bon de commande. 
¿    Effectuer des opérations simples de saisie comptable. 
 

Horaire :

Du lundi au vendredi de 08h30 à 16h30

Pause 30min
 

Profil

.

Conditions d'accès

Attention, pour postuler être dans les conditions suivantes :

• Avoir moins de 30 ans ;
• Etre domicilié en Région de Bruxelles-Capitale ;
• Etre inscrit depuis minimum 1 mois après études;
• Avoir au maximum le certificat d'enseignement secondaire supérieur ;
• Ne pas avoir une expérience professionnelle de plus de 90 jours consécutifs;
• Ne pas avoir déjà réalisé un stage (STE ou First) de plus de 3 mois.

Diplôme

• Secondaire inférieur
• Secondaire supérieur

Compétences linguistiques

• Français (requis)

  • Comprendre : Indépendant + (B2)
  • Écrire : Indépendant + (B2)
  • Lire : Indépendant + (B2)
  • Parler : Indépendant + (B2)

Avantages du poste

-    Contrat de stage first rémunéré de 3 mois
-    Dates de fermeture prévue éventuelle,
-    Remboursement des frais de transport
-    Le stage First est rémunéré.
-    Actiris vous accompagnera durant tout votre parcours, et vous proposera des coachings avant, pendant et après le stage.
-    L'entreprise désigne également une personne pour vous encadrer pendant toute la durée du stage

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Votre candidature sera lue avec la plus grande attention et nous vous informerons de la suite qui lui sera donnée.

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