Secrétaire de Direction (H/F/X) - temps-plein - Contrat de remplacement ACS H/F/X

Description de l'entreprise

La JOC asbl est une Organisation de Jeunesse d'éducation permanente qui rassemble des jeunes du milieu populaire pour les organiser afin de mener des actions collectives de changement. La JOC asbl a pour but principal de rendre les jeunes acteurs de leur vie et de la société, dans une dynamique d'éducation permanente. Le point de départ de l'action de l'association est la réalité des jeunes de milieu populaire. L'association développe, au sein des groupes, un processus d'expression, d'analyse, de réflexion et d'action afin de lutter contre les inégalités et les réalités insatisfaisantes.

Description de la fonction

Fonctions principales :

Au service du Bureau National de coordination, des Départements Opérationnels et de Support et de l'ensemble du mouvement, notre Secrétaire de Direction prend en charge la première ligne de l'administration et de l'accueil, selon 4 domaines principaux :

• Accueil et secrétariat général :
  • gestion des entrées et sorties des visiteurs
  • assurer un environnement accueillant et agréable
  • gestion, distribution et suivi des messages entrants et sortants
  • gestion administrative interne : dossiers, classement, archivage...
  • autres tâches administratives quotidiennes
  • Etre le premier point de contact pour les interlocuteurs externes
• Support au mouvement :
  • interlocuteur pour les membres et fédérations pour les aspects administratifs, et support en la matière,
  • traitement administratif des dossiers de subsides : établissement, suivi, rapports,
  • organisation et PV des réunions
  • dispatching des questions bureautiques
  • rédaction, correction et diffusion de documents
• Support au Bureau National de Coordination (« Direction »)
  • gestion de l'agenda global et des agendas collaboratifs
  • assistance à l'équipe de coordination
• Support aux départements Opérationnels et de support :
  • achats de matériel et bons de commande
  • assistance à la gestion des contrats
  • compilation des données des prestations du personnel : absences, congés, calendrier...
• Remarque : certaines de ces tâches se font en équipe avec un(e) autre collègue.

 

Profil

Profil recherché :

Savoir-faire (compétences techniques) :

• Diplôme en Assistant de direction ou Office Manager (bachelor, ou expérience équivalente) ;
• Sens de l'organisation, des priorités et flexibilité ;
• Maîtrise des logiciels de présentation ainsi que des outils bureautiques (Excel, Word et équivalents libres) ;
• Excellente orthographe et maîtrise grammaticale en français.

Savoir-être (qualités personnelles) :

• Disponibilité, ouverture ;
• Rigueur et précision dans le travail ;
• Excellente capacité relationnelle et d'accueil, esprit d'équipe ;
• Proactivité et capacité à travailler de manière autonome ;
• Discrétion, respect des délais et sens des responsabilités ;
• La compréhension d'un environnement militant et de volontariat est un atout.

Conditions d'accès

ACS Ex-FBIe :

Toutes les conditions doivent être remplies :

• Etre domicilié en Région de Bruxelles Capitale
• Etre inscrit comme demandeur d'emploi inoccupé auprès d'Actiris
• Pour les personnes de moins de 40 ans, avoir au moins 6 mois d'inscription (calendrier) comme demandeur d'emploi inoccupé (ou comme bénéficiaire du droit à l'intégration sociale) au cours de l'année qui précède l'engagement
• Tous les niveaux d'études sont acceptés

Le calcul des conditions se fait selon la réglementation chômage avec un maximum de 78 jours ouvrables dans un trimestre (dans un régime de six jours/semaine). Quand cela n'est pas le cas et que le calcul se fait sous forme de calendrier (tous les jours de la semaine sont comptés), cela est mentionné dans le texte.

Se reporter à l'arrêté du 28 novembre 2002 du gouvernement de la Région de Bruxelles-Capitale relatif au régime des agents contractuels subventionnés

Diplôme

• Supérieur non universitaire

Compétences linguistiques

• Français (requis)

  • Comprendre : Indépendant + (B2)
  • Écrire : Indépendant + (B2)
  • Lire : Indépendant + (B2)
  • Parler : Indépendant + (B2)

Avantages du poste

Nous offrons :

• Un environnement de travail enrichissant au sein d'une équipe engagée ;
• Un contrat de remplacement (CDR) à temps plein ;
• Une rémunération conforme aux barèmes de la CP 329.02 (échelon 4.2).

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