Chargé d'accueil et de secrétariat de direction - ACS H/F/X

Description de l'entreprise

L'institution est dédiée à la création et au développement du secteur de la danse et de ses publics, un lieu incontournable dans le paysage culturel belge et européen. Elle propose une programmation ambitieuse et internationale via ses saisons et événements (Biennale, festival Legs, En Vogue) sur ses deux sites, à Charleroi et à Molenbeek. Elle développe en parallèle un riche programme de résidences d'artistes et de médiation pour sensibiliser les différents publics à la discipline.

Description de la fonction

Vos responsabilités

Encadré.e par la direction de communication, le.la chargé.e d'accueil et de secrétariat de direction participe à l'accueil des publics ainsi qu'aux tâches de secrétariat de la direction de l'institution.

Vos tâches

1.        Accueil

• Accueil physique et téléphonique des publics et visiteurs
• Personne de contact en cas de question des publics
• Gestion de la boîte e-mail générale
• Réception et suivi des livraisons
• Tenue du registre d'occupation des lieux
• Relais pour les questions liées au bâtiment en l'absence du service technique
• Enregistrement des demandes, réservation et distribution de billets
• Gestion des annulations et remboursements
• Gestion de caisse (cours ou éventuelles activités en journée)
• Support pour la gestion de la signalétique, de la diffusion des supports de communication dans le bâtiment et chez nos partenaires, ...
• Soutien dans l'encodage de la base de données ou du site internet (back-up)
• Soutien dans la gestion de navettes pour les publics (back-up)

2.        Secrétariat de direction

• Organisation de rendez-vous et de réunions
• Gestion de plannings
• Réservations de voyages (logements, trains, etc.)
• Préparation et suivi de documents administratifs et courriers
• Organisation d'événements internes destinés à l'équipe 

Votre expérience

Une expérience préalable dans une fonction équivalente et/ou dans le secteur culturel ou associatif subventionné constitue un atout

Votre formation

Aucun diplôme spécifique n'est requis pour la fonction

Profil

• Vous remplissez les conditions du statut ACS (agent contractuel subventionné) de la Région de Bruxelles-Capitale
• Vous avez une maîtrise parfaite du français ainsi qu'une bonne connaissance de l'anglais
• Vous avez une bonne maîtrise des outils numériques et web
• Vous avez le sens de l'accueil et de bonnes qualités relationnelles
• Vous faites preuve d'efficacité, de rigueur, d'autonomie et avez le sens de l'organisation 
• Vous savez gérer des imprévus et trouver des solutions

Conditions d'accès

ACS :

Toutes les conditions doivent être remplies :

• Etre domicilié en Région de Bruxelles Capitale
• Etre inscrit comme demandeur d'emploi inoccupé auprès d'Actiris
• Pour les personnes de moins de 40 ans, avoir au moins 6 mois d'inscription (calendrier) comme demandeur d'emploi inoccupé (ou comme bénéficiaire du droit à l'intégration sociale) au cours de l'année qui précède l'engagement
• Avoir le diplôme requis pour le poste (maximum Master)

Le calcul des conditions se fait selon la réglementation chômage avec un maximum de 78 jours ouvrables dans un trimestre (dans un régime de six jours/semaine). Quand cela n'est pas le cas et que le calcul se fait sous forme de calendrier (tous les jours de la semaine sont comptés), cela est mentionné dans le texte.

Se reporter à l'arrêté du 28 novembre 2002 du gouvernement de la Région de Bruxelles-Capitale relatif au régime des agents contractuels subventionnés

Diplôme

• Supérieur universitaire

Compétences linguistiques

• Français (requis)

  • Comprendre : Expérimenté - (C1)
  • Écrire : Expérimenté - (C1)
  • Lire : Expérimenté - (C1)
  • Parler : Expérimenté - (C1)

• Anglais (requis)

  • Comprendre : Indépendant - (B1)
  • Écrire : Indépendant - (B1)
  • Lire : Indépendant - (B1)
  • Parler : Indépendant - (B1)

Avantages du poste

• Nous proposons un contrat à durée indéterminée à 2/5e temps (15,2 heures/semaine), selon un horaire principalement fixe d'emploi les après-midis, avec des prestations ponctuelles en soirée et le week-end en fonction des activités
• Nous offrons une rémunération attractive pour le secteur, complétée par des chèques-repas, un abonnement social, une intervention dans les frais téléphoniques et une prime de fin d'année
• Nous vous accueillons sur notre site molenbeekois, facilement accessible en transports en commun

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