Secrétaire médical(e) - Accueil & Administration (H/F/X) H/F/X

Description de la fonction

Une partie importante de votre fonction est consacrée au suivi administratif de la maison.

Vous serez notamment amené(e) à :

• assurer l'encodage et la mise à jour de différentes données administratives ;

• préparer, compléter, classer et assurer le suivi de dossiers et documents ;

• assurer différents contacts avec les mutuelles et autres organismes externes et veiller au suivi des demandes ;

• participer au suivi administratif des factures, contrôler les informations nécessaires et transmettre ou relancer les éléments auprès des interlocuteurs concernés ;

• réceptionner, trier, distribuer et assurer le suivi du courrier et des documents entrants ;

• rédiger des courriers, e-mails et documents administratifs ;

• tenir à jour différents fichiers et tableaux de suivi ;

• apporter un soutien administratif à la direction et aux différents services de la maison ;

• identifier les dossiers qui nécessitent une action ou une relance et ne pas laisser une demande sans suivi.

Parallèlement, vous assurez la réception et l'accueil de l'établissement :

• accueil physique des résidents, familles, visiteurs et intervenants extérieurs ;

• gestion des appels téléphoniques et orientation vers le bon interlocuteur ;

• réponse aux premières demandes d'information ;

• réception des questions ou remarques des résidents et familles, transmission au responsable concerné et suivi afin de s'assurer qu'une réponse leur soit apportée ;

• contribution permanente à une image professionnelle, chaleureuse et accueillante de la maison.

Contrat de 30 heures par semaine, avec un horaire lié aux horaires de la réception du lundi au vendredi de 11h00 à 17h00.

Vous recherchez une fonction polyvalente, avec à la fois des responsabilités administratives et beaucoup de contacts humains ? Vous aimez que les choses soient organisées, suivies et correctement finalisées ? Nous serons heureux de découvrir votre candidature.

Profil

Vous disposez d'une excellente maîtrise du français, tant à l'oral qu'à l'écrit, et de notions de néerlandais vous permettant d'accueillir et d'orienter un interlocuteur.

Vous êtes parfaitement à l'aise avec les outils informatiques et bureautiques et maîtrisez notamment les outils courants tels que Word, Excel et Outlook. Vous apprenez rapidement l'utilisation de nouveaux logiciels et êtes à l'aise avec l'encodage et le traitement de données administratives.

Une première expérience dans une fonction de secrétariat, d'administration ou d'accueil dans une maison de repos, une maison médicale, un cabinet médical ou un environnement hospitalier constitue un réel atout. La connaissance du fonctionnement des mutuelles et du secteur des soins de santé est également appréciée.

Mais au-delà de l'expérience, nous recherchons surtout une certaine manière de travailler.

Vous êtes :

• organisé(e), précis(e) et rigoureux(se) ;

• fiable : lorsqu'un dossier vous est confié, on peut compter sur vous pour en assurer le suivi ;

• autonome et débrouillard(e), avec le réflexe de chercher une solution lorsque vous rencontrez une difficulté ;

• proactif(ve) : vous voyez ce qui doit être fait et n'attendez pas systématiquement qu'on vous le demande ;

• accueillant(e), souriant(e) et doté(e) d'un excellent relationnel ;

• discret(ète) et respectueux(se) de la confidentialité ;

• capable de gérer plusieurs demandes simultanément et d'établir vos priorités ;

• doté(e) d'un réel sens des responsabilités et du service.

Votre présentation est soignée et professionnelle, en cohérence avec une fonction qui constitue l'un des premiers points de contact de la maison.

Compétences linguistiques

• Français (atout)

  • Comprendre : Expérimenté - (C1)
  • Écrire : Expérimenté - (C1)
  • Lire : Expérimenté - (C1)
  • Parler : Expérimenté - (C1)

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