Project Manager Protocole et Missions de service (AWEX & WBI) H/F/X

Description de l'entreprise

L'Agence Wallonne à l'Exportation et aux Investissement étrangers (AWEX) et Wallonie-Bruxelles International (WBI) travaillent en étroite synergie pour soutenir le développement international de leurs publics. Placées sous une gouvernance commune assurée par Madame Pascale Delcomminette, les deux institutions recrutent actuellement deux Project Manager Protocole et Missions de service, l'un.e pour l'AWEX et l'autre pour WBI. À leur entrée en fonction, les deux nouveaux agents seront formés ensemble sur certaines matières et seront amenés à travailler ensemble régulièrement.

Contexte du service

À l'AWEX: 

La Direction Salons, événements et protocole (Direction SEP) est en charge de la mise en oeuvre logistique et organisationnelle des actions (dont les salons, colloques, invitations d'acheteurs, événements divers) pour les partenaires et les clients de l'AWEX, en Belgique et à l'étranger afin de leur donner, et ainsi à la Wallonie dans son ensemble, la meilleure visibilité possible au travers des salons et événements.

La Direction SEP se charge aussi du protocole lié à ces actions ou à toute rencontre nécessitant un service protocolaire (accueil d'Ambassadeurs, Ministres et Ministres-Présidents, officiels, ... lors d'événements, de Missions Princières / Royales et de Visites d'Etats, ...). Elle est également responsable des réservations de transport, logements et salles de séminaires/colloques liées à ces actions via sa cellule "Missions de service".

Le poste à pourvoir sera rattaché à la partie protocole et missions de service.

À WBI : 

Le service Protocole et Missions de WBI est en charge d'une part du protocole lié aux activités de WBI ou à toute rencontre nécessitant un service protocolaire (accueil d'Ambassadeurs, Ministres et Ministres-Présidents, officiels, ... lors d'événements, de Missions Royales et de Visites d'Etats, ...). Il est également responsable de la mise en œuvre logistique et organisationnelle des événements divers et des missions ministérielles, expositions universelles, missions 360, missions sectorielles, Missions Royales, Visites d'Etat (pour compte de WBI et conjointement avec  l'AWEX et leurs opérateurs et clients), ... . Le service a également pour tâches les réservations de transport, logements et salles de séminaires/colloques liées à ces événements. Il travaille en étroite collaboration et en synergie avec le service protocole et missions de service de la Direction Salons, événements et protocole de son administration-sœur qu'est l'AWEX.

D'autre part, ce service est également en charge de la gestion des missions ( réservation de logement/ transport / reddition des comptes) des agents WBI / experts / FWB / RW voyageant grâce au support de WBI.

Description de la fonction

Le Project Manager Missions de services et Protocole aura pour activités principales de :

• Gérer des missions complexes d'organisation d'actions/d'événements en bonne coordination avec les différents services (en Belgique et à l'étranger) et autres partenaires belges/wallons ou étrangers ;
• Gérer les aspects logistiques des Missions Princières / Royales, Visites d'Etat, et autres retours en Belgique du personnel expatrié ;
• Gérer, en synergie avec l'autre administration, le protocole des évènements AWEX-WBI qui le nécessitent.
• Coordonner, sous la tutelle du Directeur de service, une équipe d'agents du protocole et des missions.

Cela peut impliquer, dépendamment des missions/actions/évènements les tâches suivantes:

• Collaborer en bonne intelligence avec les acteurs internes et externes concernés, que cela soit avec l'AWEX, WBI, des prestataires de service ou des services publics partenaires;
• Coordonner l'organisation des aspects protocolaires en ce compris assurer les accueils protocolaires ;
• Assurer les aspects logistiques liés aux déplacements des différents participants dans le cadre des actions de l'AWEX et/ou de WBI ;
• Identifier les besoins des voyageurs ;
• Demander et analyser des devis pour les transports, hébergements et salles de séminaires et effectuer les réservations ;
• Gérer des locations de véhicules ;
• Gérer des déplacements des officiels ;
• Utiliser des outils spécifiques de réservation et d'organisation en ligne mis à la disposition de la Direction Salons, Evénements et Protocole ;
• Assurer les contacts d'ordre logistique avec les opérateurs (entreprises, partenaires, décideurs/investisseurs, journalistes, membres académiques, etc.) ;
• Participer au suivi budgétaire des actions (suivi au sein du logiciel comptable et réalisation des bons de commandes) ;
• Effectuer la mise en concurrence des différents prestataires dans le cadre de marchés publics relatifs à l'organisation de missions (locations de véhicules, déplacements, logements, etc.) ;
• Gérér, préparer et assurer de la manutention des valises diplomatiques et du matériel protocolaire.

Profil

Les candidat.e.s devront ainsi pouvoir contribuer à la mise en oeuvre logistique, organisationnelle et protocolaire du programme d'actions de l'AWEX et de WBI et de tout autre événement à l'intention de ses partenaires et de ses clients, en Belgique et à l'étranger.

Il est donc attendu des candidat.e.s pour ce poste de:

• Disposer d'expérience en organisation d'événements (gestion des inscriptions, gestion des déplacements, gestion des commandes techniques des salles et du catering notamment) ;
• Avoir de l'expérience en gestion de réservation de transports et d'hôtels (connaissance des logiciels de réservation de voyages est un plus), connaissance des particularités liées au monde aérien (codes IATA, fonctionnement des classes d'avion) ;
• Si possible, avoir de l'expérience en protocole (gestion des aspects protocolaires lors d'événements - à caractère administratif, public) et d'accueil de délégations ;
• Disposer d'excellentes connaissances en anglais et être en mesure de comprendre le néerlandais lors de réunions bilingues. Toute autre langue supplémentaire est un atout ;
• Maitriser l'environnement Office 365 ;
• Faire preuve de sang-froid et avoir une bonne capacité d'adaptation, passer aisément d'une activité et/ou d'un projet à un autre en fonction des besoins de la direction ;
• Être capable de gérer son stress et les événements imprévus ;
• Être "orienté client" et savoir prendre des initiatives ;
• Être conscient que ce poste comprend le port de charge et des stations debout ;
• Être flexible au niveau des horaires. La fonction implique en effet des prestations en soirée et occasionnellement le weekend (ces prestations seront compensées).

Le poste prévoit, en moyenne 2 à 4 déplacements par an à l'étranger (UE et hors UE) auxquels peuvent s'ajouter des missions ponctuelles.

Critères candidat.e.s

• La fonction est accessible aux titulaires d'un diplôme de l'enseignement supérieur de type court (niveau bachelier) obtenu en Belgique et reconnu par la Fédération Wallonie-Bruxelles ou d'un titre de formation reconnu équivalent par l'autorité compétente. Cette condition doit être remplie au plus tard à la date d'entrée en fonction. Les candidats titulaires d'un diplôme obtenu à l'étranger doivent disposer, à cette même date, de la décision d'équivalence correspondante délivrée par la Fédération Wallonie-Bruxelles (Demander une équivalence de diplôme en Fédération Wallonie-Bruxelles - Equivalences de diplômes). À défaut, un document prouvant que la demande est en cours fera l'affaire le temps de la procédure de recrutement. La condition de l'équivalence de votre diplôme doit être remplie au plus tard à la date d'entrée en fonction, sous peine de nullité ;
• Être de bonne conduite et de bonne moralité ; 
• Posséder les aptitudes requises pour la fonction.

Diplôme

• Supérieur non universitaire

Compétences linguistiques

• Français (requis)

  • Comprendre : Expérimenté + (C2)
  • Écrire : Expérimenté + (C2)
  • Lire : Expérimenté + (C2)
  • Parler : Expérimenté + (C2)

• Anglais (requis)

  • Comprendre : Expérimenté - (C1)
  • Écrire : Indépendant + (B2)
  • Lire : Indépendant + (B2)
  • Parler : Indépendant + (B2)

• Néérlandais (requis)

  • Comprendre : Indépendant - (B1)
  • Écrire : Indépendant - (B1)
  • Lire : Indépendant - (B1)
  • Parler : Elémentaire (A)

Avantages du poste

Barèmes indexés et avantages

Pour l'AWEX : à partir de 3.403,03€ (échelle B3/1) brut mensuel (sans ancienneté)

Estimer mon salaire - e-Recrutement 

Pour WBI : à partir de 2.916,35€ (échelle B3) brut mensuel (sans ancienneté) 

Dans la fonction publique, les rémunérations sont fixées par des échelles barémiques (mentionnée ci-dessus). Le salaire de chaque membre du personnel évolue en fonction de son ancienneté pécuniaire. Il est possible de valoriser son ancienneté acquise dans les secteurs publics belge, de l'Espace économique européen ou de la Suisse (sans aucune limite de temps) ainsi que dans le secteur privé et/ou au titre d'indépendant et/ou dans le secteur public d'un autre Etat (max 6 années).

Dès l'entrée en fonction, une série d'avantages est proposée :

• Titres-repas de 6,60€ par jour de prestation ;
• Pécule de vacances et allocation de fin d'année ;
• Indemnité annuelle d'environ 1270€ (liée au protocole - à justifier sur base d'achats de vêtements) ;
• 27 jours de congés annuels dès l'engagement (proratisés en fonction de la date d'arrivée) ;
• Horaire variable avec pot de récupérations en cas de prestations supplémentaires ;
• Possibilité d'aménagement des prestations en télétravail (10j. max pour 4 semaines) en fonction des priorités du service (auxquels peuvent s'ajouter 10 jours de télétravail occasionnel par an, toujours en fonction des priorités du service) ;
• Gratuité de l'abonnement de transports en commun pour le trajet domicile-lieu de travail ;
• Remboursement total ou forfaitaire des km effectués et/ou des titres de transport non couverts par l'abonnement pour déplacements professionnels ; 
• Ordinateur et téléphone de fonction ;
• Nombreuses possibilités de formations ;
• Avantages et réductions octroyés grâce à l'intervention du Service Social ;
• Gratuité de l'assurance hospitalisation de base.

Informations supplémentaires

Candidatures, date limite des inscriptions et procédure de sélection

Candidatures et date limite :

Les candidatures doivent être envoyées au plus tard le 8 octobre 2026 via la plateforme de recrutement de l'AWEX. Les candidatures, que ce soit pour l'AWEX et/ou pour WBI, doivent être envoyées via la plateforme de recrutement de l'AWEX: Opportunités de carrière 

Les candidatures seront impérativement accompagnées :

• d'un curriculum vitae détaillé et actualisé ;
• d'une lettre de motivation pour l'emploi susmentionné ;
• d'une copie du diplôme ou de l'équivalence du diplôme si ce dernier a été obtenu en dehors de la Belgique (le cas échéant, soit une copie de l'attestation de réussite soit une preuve de la démarche de demande d'équivalence en cours).

Les dossiers envoyés incomplets, envoyés en tant que candidature spontanée ou par un autre canal ne seront pas pris en compte.

Procédure de sélection:

1. Analyse des dossiers de candidature : Seuls les dossiers complets (comprenant un CV à jour, une lettre de motivation en lien avec l'emploi à pourvoir et une copie du diplôme certifiant reconnu par la Fédération Wallonie-Bruxelles ou de l'équivalence) seront acceptés et soumis à analyse. Si le bachelier est en cours d'obtention, merci de l'indiquer clairement dans votre candidature et de fournir les documents pertinents pouvant en attester. Pour rappel, les dossiers devront être complets pour la date prévue de l'engagement, c'est à dire le début décembre 2026 au plus tard.
2. Épreuve écrite (3 heures maximum) : Cette épreuve sera destinée à évaluer les connaissances et compétences des candidats à intégrer l'AWEX/WBI et enrôler la fonction. Cette épreuve, unique (pour les deux administrations) est éliminatoire et aura lieu le vendredi 16 octobre 2026 à Bruxelles. Les dispositions pratiques seront communiquées aux candidats retenus sur base de leur dossier de candidature, à la clôture de l'offre d'emploi.
3. Entretien de sélection : Les candidats ayant réussi l'épreuve écrite et ayant obtenu les meilleurs résultats (8 candidats maximum par administration) seront invités à participer à une audition visant à identifier le meilleur profil en adéquation avec les compétences, la motivation et les affinités pour le poste à pourvoir. Les auditions auront lieu les 3 et/ou 4 novembre 2026 à Bruxelles. Si un.e candidat.e postule pour les deux administrations, un seul entretien sera organisé.

Tout renseignement complémentaire concernant la fonction ou la procédure peut être obtenu via l'adresse recrutement@awex.be et recrutement@wbi.be.

Envie d'en apprendre davantage sur ce métier ou sur un métier proche de celui-ci ? Parcourez toutes les informations utiles sur Panorama des métiers. Panorama des métiers