Assistant administratif polyvalent (Ixelles) - #StageFirst H/F/X

Description de l'entreprise

Une ASBL située à 1050 Ixelles (proximité Flagey), active dans le domaine de la médiation et de la production culturelles, recherche un Assistant administratif (h/f/x) dans le cadre d'un Stage FIRST rémunéré de 3 mois à temps plein (renouvelable 1x sous conditions).

Pour plus d'informations sur le stage First, cliquez sur le lien suivant: https://www.actiris.brussels/fr/citoyens/stage-first/

Description de la fonction

Tâches:

• Gestion comptable et financière 35 %
  • Encoder les factures et notes de frais ; assurer le suivi des paiements ; charger et classer les relevés VISA ; participer à la justification des dossiers de subventions au niveau financier (FSE et autres) en lien avec le bureau comptable externe.
• Gestion administrative et organisationnelle 25 %  
  • Gérer et organiser les dossiers administratifs ; traiter les mails dédiés (@facture, @conges, etc.) ; rédiger et mettre à jour des documents internes ; participer à l'accueil, répondre aux appels et aux mails ; préparer et rédiger les PV des réunions d'équipe ; proposer des améliorations dans l'organisation administrative.
• Gestion des ressources humaines 20 %
  • Tenir à jour le registre du personnel ; assurer le suivi des dossiers Article 60 en collaboration avec les CPAS et le secrétariat social ; organiser les états de prestations ; classer et archiver les documents RH ; veiller au respect des règles et procédures RH.
• Logistique et support interne 15 %
  • Gérer les commandes et achats de fournitures ; organiser et maintenir le matériel ; réceptionner, trier et envoyer le courrier ou les colis ; superviser le travail du personnel d'entretien ; veiller au bon fonctionnement logistique du bureau.
• Coordination et partenariats 5 % 
  • Collaborer avec les partenaires institutionnels et associatifs ; participer aux réunions de coordination ; représenter l'association si nécessaire ; contribuer au suivi des projets liés aux subventions.

Horaires de stage:

• Du lundi au vendredi, 
• de 9h00 à 17h36, 
• pause quotidienne de 12h30 à 13h30.
  
   

Profil

• Motivé,
• Organisé,
• Avoir une formation de base en gestion, en administration ou dans un domaine similaire constitue un atout,
• Curiosité et de volonté d'apprendre,
• Rigueur, 
• Organisation, 
• Ponctualité, 
• Sens du relationnel,
• Capacité à suivre des consignes tout en travaillant de manière autonome,
• Une bonne maîtrise du français oral et écrit est essentielle, 
• Une aisance avec les outils numériques courants (messagerie, traitement de texte, tableur, gestion de fichiers en ligne), 
• Etre à l'aise dans les contacts, que ce soit pour répondre aux appels, accueillir les visiteurs ou collaborer avec l'équipe et les partenaires,
• Discrétion et confidentialité sont également des qualités importantes dans la gestion de dossiers administratifs et RH,
• Des notions de base en droit du travail, en fonctionnement des ASBL ou en suivi de subventions (notamment FSE) seront considérées comme des atouts, 
• La connaissance du néerlandais qui facilite les échanges avec certains partenaires est un atout,
• Avoir un intérêt pour le secteur culturel, l'économie sociale ou la vie associative sera apprécié, car il permet de mieux comprendre la mission et les valeurs portées par Arts&Publics. 

Conditions d'accès

Attention, pour postuler être dans les conditions suivantes
- Avoir moins de 30 ans
- Etre domicilié en Région de Bruxelles-Capitale
- Etre inscrit depuis minimum 1 mois après études
- Avoir au maximum le certificat d'enseignement secondaire supérieur
- Ne pas avoir une expérience professionnelle de plus de 90 jours consécutifs
- Ne pas avoir déjà réalisé un stage (STE ou First) de plus de 3 mois

Diplôme

• Secondaire inférieur
• Secondaire supérieur

Compétences linguistiques

• Français (requis)

  • Comprendre : Indépendant + (B2)
  • Écrire : Indépendant + (B2)
  • Lire : Indépendant + (B2)
  • Parler : Indépendant + (B2)

Avantages du poste

• Contrat de stage first rémunéré de 3 mois 
• Remboursement des frais de transport: Intervention au taux légal incluse dans la fiche de paie
• Actiris vous accompagnera durant tout votre parcours, et vous proposera des coachings avant, pendant et après le stage.
• L'entreprise désigne également une personne pour vous encadrer pendant toute la durée du stage

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