Gestionnaire de dossiers bilingue FR-NL Comptes de qualité & Dossiers disciplinaires H/F/X

Description de l'entreprise

La Chambre nationale des huissiers de justice (CNHB) est l'organe professionnel de tous les huissiers de justice, candidats-huissiers de justice et stagiaires-huissiers de justice de Belgique. En collaboration avec son centre d'expertise juridique et social (SAM-TES) et le fonds de solidarité (FoSo), la CNHB garantit un service qualitatif à la profession (soutien administratif et juridique, IT, communication et formation). Elle contrôle également le travail effectué par ses membres et veille à leurs intérêts.

Nous sommes un partenaire fiable et transparent. Nous prenons nos responsabilités, développons des relations honnêtes et trouvons, de concert, des solutions qui collent aux besoins de la société. Respect, sincérité et approche tournée vers l'avenir nous permettent d'aspirer à dépasser les attentes et de créer une plus-value au sein de notre organisation et au-delà.

Nos 50 collaborateurs travaillent depuis Saint-Gilles.

Description de la fonction

Le service administratif, composé de 12 collaborateurs, assure une multitude de tâches : suivi des stages des stagiaires-huissiers de justice, gestion des contrôles des comptes de qualité, des plaintes, des traductions, de l'agenda et des différentes recherches administratives et des correspondances. Le service administratif garantit également la gestion du bâtiment. Tout ceci dans un contexte de législation et de règlements en constante évolution et où l'accent est mis sur la numérisation. 

En tant que gestionnaire de dossier, vous assurez le suivi administratif des contrôles des comptes de qualité des huissiers de justices et des plaintes et dossiers disciplinaires contre les huissiers de justice.

• En soutien à la commission de contrôle des comptes de qualité :
  • vous participez aux réunions mensuelles de la commission (composée de 2 présidents, 2 rapporteurs et 2 réviseurs d'entreprise de chaque rôle linguistique), préparez l'ordre du jour, notez les décisions prises et transmettez ensuite le rapport aux membres de la commission. Le service juridique prend le relais pour les questions juridiques (complexes) ; 
  • vous gérez la boite email de la commission : communication avec les différentes parties concernées (huissiers de justice, avocats, réviseurs d'entreprise/experts-comptables/comptables, banques, autres services de la CNHB) et assurez le dispatching des emails aux personnes compétentes ainsi que l'archivage si besoin ;
  • vous vérifiez dans la plateforme numérique pour les (candidats-)huissiers de justice les déclarations trimestrielles (obligatoires et confidentielles) reçues et informez la commission d'éventuelles anomalies ;
  • vous assistez les réviseurs d'entreprise, d'un point de vue administratif, lors des contrôles au sein des études d'huissiers de justice en préparant et en suivant à temps les dossiers ;
  • vous assurez la rédaction et l'envoi de correspondances professionnelles, entre autres les mandats vers les contrôleurs, notifications aux huissiers de justice, etc.
• En soutien à l'auditorat disciplinaire :
  • vous assurez, en collaboration avec votre collègue de la cellule dossiers disciplinaires, le suivi administratif des plaintes contre des (candidats-)huissiers de justice, et ce dans le respect des délais impartis ;
  • vous garantissez un traitement correct et minutieux, conformément aux articles du « Règlement d'ordre intérieur de l'auditorat » et du « Règlement d'ordre intérieur du conseil de discipline » ;
  • vous préparez les dossiers pour les juristes (7 collègues) et auditeurs (3 huissiers de justice francophones et 3 néerlandophones);
  • vous êtes le SPOC pour toutes les parties prenantes (plaignants, huissiers de justice, juristes, auditeurs) et les informez à temps de l'évolution de leurs dossiers.
• Vous aidez, au besoin, les collègues du service administratif : permanence téléphonique, envoi de circulaires et de communication à la profession, archivage, encodage de données, etc.
• Votre responsable sera la coordinatrice de la cellule traductions & dossiers disciplinaires.

Profil

• Vous êtes titulaire d'un bachelier en droit ou en assistant·e de direction, ou possédez une expérience équivalente ;
• Vous possédez une expérience d'au moins 2 ans dans la gestion de dossiers ou une fonction administrative complexe ;
• Votre envie d'apprendre à connaitre le monde des huissiers de justice est plus importante que votre expérience dans le milieu juridique ; 
• Vous communiquez sans faute à l'écrit en néerlandais et en français, et vous vous exprimez également de manière suffisamment fluide à l'oral dans les deux langues ;
• Vous savez mener à bien les missions et dossiers de manière systématique et dans le respect des délais, grâce à votre sens pointu de l'organisation ;
• Vous êtes proactif·ve et aimez résoudre des situations inattendues ;
• Vous aimez l'esprit d'équipe et aidez volontiers les autres, faites preuve de discrétion quant aux informations confidentielles et garantissez un travail de qualité ;
• Vous maitrisez la suite Microsoft Office et êtes intéressé·e par les nouvelles technologies.

Diplôme

• Supérieur non universitaire
• Secondaire supérieur

Compétences linguistiques

• Néérlandais (requis)

  • Comprendre : Expérimenté + (C2)
  • Écrire : Expérimenté + (C2)
  • Lire : Expérimenté + (C2)
  • Parler : Expérimenté - (C1)

• Français (requis)

  • Comprendre : Expérimenté + (C2)
  • Écrire : Expérimenté + (C2)
  • Lire : Expérimenté + (C2)
  • Parler : Expérimenté - (C1)

Avantages du poste

• Un travail varié avec des responsabilités motivantes où les prises d'initiative sont les bienvenues.
• Un environnement de travail dynamique selon ces valeurs : respect, intégrité, transparence, collaboration et orientation service.
• Une stabilité : un contrat de travail allant de 4/5e temps à temps plein, à durée indéterminée. 
• Une rémunération conforme au marché.
• Des chèques-repas et des chèques-cadeaux.
• Une assurance hospitalisation.
• Une assurance groupe.
• Le remboursement des frais de déplacement.
• Un lieu de travail facilement accessible en transports en commun (train, métro, tram).
• La possibilité de 2 jours de télétravail par semaine.
• 24 jours de congé par an.
• Des formules lunch à prix avantageux.
• Un ordinateur portable.
• Un abonnement mobile.

Informations supplémentaires

• Envoyez votre candidature à jobs@nkgb-cnhb.be. 
• Si votre CV nous plait, nous vous contactons pour un bref appel téléphonique. 
• Si les deux parties sont enthousiastes, nous convenons d'un premier rendez-vous via MS Teams pour faire connaissance avec la recruteuse. 
• Si l'issue est positive, nous vous demandons de remplir quelques tests et questionnaires en ligne. 
• Selon les résultats, nous vous invitons à un deuxième entretien au bureau avec la supérieure, la directrice administrative et la recruteuse, à la suite duquel vous passerez un test pratique. 
• En cas de match, nous vous soumettrons rapidement une proposition salariale.
• L'ensemble du processus peut être clôturé en moins de 4 semaines.
• Pour plus d'informations sur cette offre d'emploi ou sur la procédure de sélection, veuillez contacter Sarah Scheerlinck via sarah.scheerlinck@nkgb-cnhb.be ou au 02 533 98 06. 

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