Assistant administratif au gestionnaire des bâtiments H/F/X

Description de la fonction

Gestion administrative et budgétaire

• Assurer le secrétariat de l'équipe technique, dont e.a. la gestion et rédaction de courrier (électronique) et planification de rendez-vous ;
• Traitement des pièces pour les réunions et les dossiers administratifs ; rédaction des rapports des réunions ;
• Assurer le contact avec des prestataires externes ; 
• Préparation, organisation et coordination des tâches à exécuter sur le terrain en étroite collaboration avec l'équipe technique et les intervenants externes ;
• Élaborer, contrôler et assurer le suivi des appels d'offres, des demandes de prix, des contrats (de maintenance) et des factures ;
• Gestion de la comptabilité (frais relatifs aux bâtiments) ;
• Suivre les plans du bâtiment et les rapports des bureaux de contrôle ;
• Saisie et mise à jour des données de suivi d'activité ;
• Veiller au respect des procédures internes et obligations légales et réglementaires.

Gestion des services généraux et de l'environnement de travail

• Suivre les prestations quotidiennes : propreté des bureaux, gestion des déchets, entretien des espaces verts ;
• Gérer l'approvisionnement et les stocks des consommables ;
• Superviser le bon fonctionnement des espaces partagés (salles de réunion, parkings) .

Maintenance technique et continuité d'activité

• Recueil et traitement des demandes et réclamations des collaborateurs ;
• Coordonner les interventions urgentes pour éviter toute interruption de l'activité des bureaux ;
• Assurer le suivi des contrôles réglementaires périodiques (ascenseurs, climatisation...).

Sécurité, sûreté et accessibilité

• Coordonner les tâches des équipes techniques et de gardiennage ;
• Mettre à jour le registre de sécurité et participer à l'organisation des exercices d'évacuation incendie ;
• Assurer l'accueil et la sensibilisation aux consignes de sécurité des prestataires extérieurs travaillant sur le site.

Logistique et logeabilité des services

• Coordonner les opérations de déménagement interne ou d'aménagement des bureaux lors des mouvements de personnel ;
• Gérer l'attribution et l'inventaire du mobilier administratif et du matériel.

Profil

Profil recherché

• Diplôme de fin d'études secondaires minimum, idéalement complété par un bachelier en secrétariat de direction ou d'expérience similaire ;
• Une excellente maîtrise de la langue française requise ; une bonne maîtrise du néerlandais et de l'anglais est un atout ;
• Aisance dans l'utilisation d'outils numériques (y inclus MS Office et Sharepoint) ;
• Sens de l'organisation et de responsabilités, rigueur et capacité à gérer plusieurs tâches en parallèle ;
• Esprit d'équipe, de discrétion et de flexibilité ;
• Faire preuve de fiabilité ;
• Expérience préalable auprès d'un environnement gouvernemental ou diplomatique est considérée comme un avantage.

Diplôme

• Secondaire supérieur

Compétences linguistiques

• Français (requis)

  • Comprendre : Expérimenté - (C1)
  • Écrire : Expérimenté - (C1)
  • Lire : Expérimenté - (C1)
  • Parler : Expérimenté - (C1)

• Néérlandais (atout)

  • Comprendre : Indépendant - (B1)
  • Écrire : Indépendant - (B1)
  • Lire : Indépendant - (B1)
  • Parler : Indépendant - (B1)

• Anglais (atout)

  • Comprendre : Indépendant - (B1)
  • Écrire : Indépendant - (B1)
  • Lire : Indépendant - (B1)
  • Parler : Indépendant - (B1)

Informations supplémentaires

Le titulaire sera soumis à une procédure d'habilitation conformément à la législation luxembourgeoise relative à la classification des pièces et aux habilitations de sécurité.

À noter que le contrat de travail, y compris la rémunération, sont régis par les réglementations en vigueur en Belgique.

Les candidatures sous forme de lettre de motivation et CV, assortis d'une copie des diplômes, sont à adresser pour le 30 octobre 2026 au plus tard par courriel à l'adresse suivante : rh.rpue@mae.etat.lu.

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