Executive assistant (part-time) H/F/X

Description de l'entreprise

Notre mission? Accompagner les petites et moyennes entreprises, ainsi que les startups du secteur des sciences de la vie et des écosystèmes Tech, dans le développement de leur stratégie RH et dans la mise en place de processus de gestion, d'administration et de développement de leurs R.H.. La gestion de la paie, le recrutement, le coaching, les reportings, l'organisation administrative ou encore les formations sont des éléments essentiels à une bonne politique RH. Nous vous accompagnons pas à pas dans toutes vos démarches et vos besoins en renforçant la culture d'entreprise et en soutenant leurs valeurs, tout en préservant une qualité de vie au travail. Que ce soit pour une aide ponctuelle ou de manière récurrente, nous répondrons présents!

Description de la fonction

Stellaris est une société biotechnologique belge basée à Charleroi, dédiée au développement de thérapies innovantes pour le traitement de la fibrose. À travers le développement de nouvelles petites molécules thérapeutiques, Stellaris ambitionne de faire progresser la recherche et d'apporter de nouvelles solutions aux patients. Évoluer chez Stellaris, c'est rejoindre une biotech en pleine croissance, dans un environnement scientifique, entrepreneurial et international. Afin de soutenir le CEO et l'équipe, nous recherchons un soutien administratif et organisationnel, afin de leur permettre de travailler de maniere efficace et optimale dans un environnement technologique au rythme soutenu.  Vos responsabilités Vous jouerez un rôle central dans le bon fonctionnement quotidien du bureau et apporterez un support administratif à l'ensemble de l'équipe. Vos responsabilités comprendront notamment :

Gestion administrative quotidienne : suivi des boîtes mails générales, traitement et orientation des demandes, suivi des actions jusqu'à leur finalisation

Support à la facturation : encodage des factures dans Odoo, suivi administratif des factures et préparation/classement des documents nécessaires

Préparation des dossiers administratifs et rassemblement des pièces justificatives nécessaires, notamment dans le cadre d'audits ou de demandes spécifiques

Administration RH : préparation et classement de documents, suivi des signatures, mise à jour des dossiers, support administratif lors de l'onboarding de nouveaux collaborateurs

Organisation d'activités internes et de team buildings

Suivi des contrats et documents via DocuSign, notamment avec les partenaires externes, et relance des différentes parties lorsque nécessaire

Gestion des commandes et fournitures du bureau et suivi des prestataires

Organisation pratique des réunions, agendas, déplacements et autres besoins logistiques de l'équipe

Mise à jour des listes, fichiers et tableaux de suivi

Classement et archivage rigoureux des documents

Support ponctuel à différents projets ou besoins opérationnels de l'équipe

Votre profil Nous recherchons avant tout une personne qui apprécie un rôle administratif très polyvalent et concret, au sein d'une petite structure.

Vous avez une première expérience dans une fonction administrative polyvalente, idéalement au sein d'une PME, biotech, pharma ou environnement similaire

Vous avez déjà été en contact avec de la facturation : encodage et suivi de factures, préparation et classement des pièces justificatives, etc. Il ne s'agit pas d'une fonction de comptable

Une première expérience avec Odoo constitue un réel atout

Vous êtes à l'aise avec les outils bureautiques et les environnements digitaux ; une expérience avec DocuSign est appréciée

Vous avez un niveau d'anglais d'au moins B1, vous permettant de gérer des échanges et documents professionnels courants

Vous êtes organisé(e), rigoureux(se) et capable de gérer plusieurs sujets en parallèle

Vous aimez prendre les choses en main et assurer leur suivi jusqu'à leur finalisation

Vous faites preuve de discrétion, de proactivité et d'un véritable sens du service

Vous vous sentez à l'aise dans une petite équipe où les responsabilités sont variées et où chacun contribue au fonctionnement quotidien de l'entreprise

Ce que la société propose

Un CDI à mi-temps ou à 4/5ème, selon le profil

Une fonction variée, avec une réelle autonomie dans l'organisation du travail

Une équipe à taille humaine où votre contribution aura un impact direct sur le fonctionnement quotidien de la société

L'opportunité de rejoindre une aventure scientifique ambitieuse au service de patients atteints de maladies graves

Un environnement de travail au cour d'un écosystème biotech reconnu

Compétences linguistiques

• Français (atout)

  • Comprendre : Expérimenté - (C1)
  • Écrire : Expérimenté - (C1)
  • Lire : Expérimenté - (C1)
  • Parler : Expérimenté - (C1)

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