Gestionnaire de dossiers Affaires consulaires - (Niv B - Convention Premier Emploi) H/F/X

Description de l'entreprise

Il y a 3 postes vacants de gestionnaire de dossiers (à répartir entre les 2 rôles linguistiques) au sein des services Guichets et légalisation (C&V5.1) et  Information citoyen  (C&V5.2), relevant de la Direction Services au public, communication et légalisation (C&V5) de la Direction générale Affaires consulaires (DG C&V) du  SPF Affaires étrangères, Commerce extérieur et Coopération au Développement (Rue des Petits Carmes 15, 1000 Bruxelles).

Service Guichets et légalisation (C&V5.1):

Le service Guichets et légalisation (C&V5.1) a pour mission de gérer la légalisation et la lutte contre la fraude documentaire & Guichet unique: 

• Légalisation de documents belges pour usage à l'étranger et de documents étrangers pour usage en Belgique
• Lutte active contre la fraude par le contrôle du contenu des documents étrangers (y compris des enquêtes à la demande des autorités belges)
• Guichet unique pour les demandes de passeports diplomatiques à l'Administration centrale et les demande de prolongation de visa (à une date encore à déterminer - probablement mi-novembre)

Service Information citoyen (C&V5.2):

Le Service Information au citoyen (C&V5.2) a pour mission de développer une approche intégrée et centrée sur le citoyen en coordonnant l'ensemble des activités liées à la qualité du service public, à la satisfaction des usagers et à l'amélioration continue des services consulaires.

• La gestion centralisée et l'analyse des plaintes des usagers afin d'identifier les tendances, d'évaluer la qualité des réponses apportées et de mettre en œuvre des actions d'amélioration
• Le suivi des enquêtes de satisfaction et des recommandations du médiateur, en traduisant les constats en actions concrètes visant à améliorer les services
• Le développement d'une culture d'amélioration continue fondée sur l'écoute des citoyens et l'évaluation régulière des performances
• L'amélioration de l'accessibilité des services consulaires, en veillant à maintenir un équilibre entre les solutions numériques et les canaux de contact directs, notamment le service téléphonique, afin de répondre aux besoins de tous les publics
• L'analyse des attentes et des besoins des usagers afin de garantir des services plus efficaces, plus inclusifs et davantage orientés vers le citoyen
• La coordination de projets visant à renforcer la qualité, l'accessibilité et la cohérence de l'offre de services consulaires

La Direction générale Affaires consulaires (DG C&V) assure le soutien et l'encadrement des services et activités consulaires de la Belgique à l'étranger. 

La Direction générale Affaires consulaires est également au service des particuliers qui sollicitent, en Belgique, des informations ou une assistance dans les matières consulaires relevant de ses compétences. Elle collabore en outre avec les autorités belges concernées par ses domaines d'activité, notamment la Justice, les Affaires intérieures, les communes, les régions et les communautés.

Description de la fonction

Service Guichets et légalisation (C&V5.1): Vous rejoignez le service Légalisation en tant que spécialiste de la légalisation et de la lutte contre la fraude documentaire. Au sein d'une équipe expérimentée et solidaire, vous participez activement aux différentes missions du service, en assurant un accompagnement de qualité aux citoyens, aux administrations et aux postes consulaires. Vous pouvez compter sur le soutien de vos collègues et de votre hiérarchie pour mener à bien vos missions.

• Vous répondez aux questions des citoyens, des communes, des postes consulaires et d'autres autorités en leur fournissant des informations claires et un accompagnement efficace.
• Vous rédigez et mettez à jour des instructions destinées aux postes consulaires belges à l'étranger, tant pour des situations générales que pour des dossiers individuels.
• Vous contribuez à la lutte contre la fraude documentaire en analysant les dossiers relevant de votre domaine d'expertise.
• Vous apportez votre soutien à vos collègues et assurez une présence active et régulière au guichet et participez à la délivrance des légalisations et apostilles lorsque cela est nécessaire.

Votre impact: Grâce à votre expertise et à votre sens du service, les citoyens et partenaires reçoivent des réponses fiables et rapides à leurs demandes. Vous contribuez à garantir la sécurité juridique des documents, à prévenir la fraude documentaire et à assurer un traitement efficace des dossiers. Votre travail renforce la qualité du service rendu et facilite les démarches des usagers en Belgique comme à l'étranger.

Service Information citoyen (C&V5.2):  Vous êtes le premier point de contact pour les citoyens qui prennent contact avec notre service Information aux citoyens (C&V5.2).

Vous écoutez leurs questions, analysez leurs besoins et veillez à ce qu'ils soient rapidement orientés vers le service compétent. Grâce à votre engagement, les citoyens bénéficient d'un service clair et efficace, tandis que les services spécialisés peuvent se concentrer sur les dossiers complexes.

• Vous répondez aux appels téléphoniques entrants et accueillez les citoyens de manière courtoise et professionnelle.
• Vous écoutez activement leurs questions et leurs besoins afin de les identifier clairement.
• Vous recueillez les informations et les données de dossier nécessaires pour traiter chaque demande correctement.
• Vous fournissez des informations générales et répondez aux questions de première ligne.
• Vous rédigez des comptes rendus clairs et structurés des entretiens et conversations.
• Vous transmettez aux services compétents des demandes complètes et correctes par e-mail.
• Vous assurez le suivi des dossiers et veillez aux rappels et retours d'information nécessaires.
• Vous tenez à jour avec précision les outils de suivi et les statistiques.

Votre impact: Grâce à votre approche orientée client, les citoyens obtiennent rapidement des réponses correctes à leurs questions. Vous contribuez à une prestation de services efficace, à une orientation fluide vers les experts compétents et à un suivi rigoureux des dossiers. Vous faites ainsi chaque jour la différence pour les citoyens comme pour vos collègues.

Profil

• Vous remplissez les conditions d'une convention de premier emploi (CPE) :  Plus d'informations sur les conditions d'une convention de premier emploi : La convention de premier emploi | Service public fédéral Emploi, Travail et Concertation sociale. En raison de la nature du contrat, vous ne pouvez pas être âgé(e) de plus de 26 ans.  Attention ! La CPE reste valable tant que le jeune est occupé chez l'employeur, jusqu'à, au plus tard, la fin du trimestre au cours duquel il atteint l'âge de 26 ans.
• Vous êtes titulaire du diplôme requis à la date limite de candidature:
  • Diplôme de l'enseignement supérieur de type court (formation de base d'un cycle, par exemple : graduat, bachelier professionnalisant), de plein exercice ou de promotion sociale.
  • Diplôme de candidat ou de bachelier académique délivré après un cycle d'au moins deux années d'études.
  • Certificat attestant la réussite des deux premières années d'études à l'École royale militaire.
  • Diplôme de l'enseignement maritime du cycle supérieur ou de l'enseignement supérieur artistique ou technique de 3e, 2e ou 1er degré à programme complet.
  • Diplôme d'expert géomètre-évaluateur de biens immobiliers, de géomètre des mines ou d'ingénieur technicien.
  • Diplôme de Bachelier de spécialisation (Bachelor après Bachelor) d'au moins 60 crédits, délivré par une université ou une haute école.
  • Diplôme de graduat de l'enseignement supérieur professionnel de niveau 5, comprenant au moins 120 crédits, délivré par la Fédération wallonie-Bruxelles.

Lors de votre entrée en fonction, vous devrez fournir un extrait du casier judiciaire datant de moins de six mois. Celui-ci permettra d'évaluer si votre comportement est compatible avec les exigences de la fonction visée. De plus, la fonction auprès de C&V5.1 implique un contact direct et visible avec le public. Dans ce cadre, la réglementation (articles 7 et 8 de l'Arrêté royal du 2 octobre 1937) prévoit que le membre du personnel ne peut porter aucun signe visible de convictions religieuses, philosophiques, politiques ou syndicales, afin de représenter le service public de manière neutre lors de ces contacts

Penser de manière critique: Remettre en question les informations sur base de critères objectifs pour arriver à des conclusions pertinentes: Evaluer des informations complexes et arriver à une conclusion

Communiquer: Echanger et transmettre des idées, des opinions, des informations et choisir le style et les canaux de communication adaptés au contexte et au public cible: Partager des opinions et adapter sa communication

Collaborer: Travailler en équipe, établir des relations professionnelles et partager les connaissances pour réaliser les objectifs communs: Collaborer activement

Être orienté solutions: Aborder les problèmes de manière positive, proposer et mettre en œuvre des solutions: Trouver des solutions et proposer des améliorations

Se développer: Développer ses compétences en fonction de ses propres besoins et des besoins de l'organisation: Se former et mettre en pratique son apprentissage

Diplôme

• Supérieur non universitaire

Compétences linguistiques

• Néérlandais (atout)

  • Comprendre : Indépendant - (B1)
  • Écrire : Indépendant - (B1)
  • Lire : Indépendant - (B1)
  • Parler : Indépendant - (B1)

Avantages du poste

Atouts

Les compétences suivantes sont un atout pour nous:

• Vous êtes intéressé par le SPF Affaires étrangères, Coopération au Développement et Commerce extérieur, ses missions et ses tâches.
• Vous travaillez facilement avec MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook,...).
• Vous travaillerez dans un environnement bilingue. Une bonne connaissance du néerlandais aussi bien actif que passif, est un atout.
• Vous avez une bonne communication orale et/ou écrite.

La motivation est un critère jugé très important pour ces fonctions.

Avantages

Nous vous offrons un environnement de travail dynamique au cœur de Bruxelles ainsi qu'une large gamme d'avantages :

Équilibre entre vie professionnelle et vie privée

• Horaires flexibles dans le cadre d'une semaine de 38 heures
• Possibilité de récupérer les heures supplémentaires
• Possibilité de télétravail
• 26 jours de congé par an et fermeture entre Noël et Nouvel An
• Crèche
• Accès aisé en transports en commun

Nombreuses possibilités de développement

• Large offre de formations et d'apprentissage (à suivre pendant les heures de travail)
• Nombreuses perspectives d'évolution de carrière

Avantages financiers

• Possibilité d'obtenir une prime de bilinguisme
• Chèques-repas
• Assurance hospitalisation avantageuse
• Gratuité des déplacements domicile-travail en transports en commun
• Possibilité d'obtenir une indemnité vélo
• Réductions et offres avantageuses via Benefits@Work
• Divers avantages sociaux
• Mise à disposition d'un ordinateur portable
• Restaurant d'entreprise à prix démocratiques

Autres avantages et activités spécifiques

• Cadeau de Saint-Nicolas pour les enfants de 0 à 13 ans
• Cadeau de naissance
• Possibilité d'obtenir gratuitement un premier avis juridique auprès d'un avocat
• Intervention financière pour les stages et l'accueil des enfants pendant les congés de carnaval, de Pâques, d'été et d'automne
• Activité annuelle de team building
• Accès à une salle de sport équipée d'appareils de fitness
• Accès à un espace de détente avec coin lecture, table de ping-pong et baby-foot
• Accès à un espace zen équipé de deux fauteuils de massage

Retrouvez toutes les informations relatives à la rémunération, aux primes, aux indemnités et aux avantages liés à un emploi au sein de l'administration fédérale sur le site du BOSA.

Informations supplémentaires

Procédure de sélection

Posez votre candidature en postulant via notre plateforme en ligne SuccessFactors.

Vous pouvez introduire votre candidature jusqu'au dimanche 11 octobre 2026 inclus.

Démontrez à l'aide d'activités extracurriculaires, de choix académiques, etc. en quoi vous êtes un.e candidat.e adéquat.e pour la fonction. Dites-nous quel service vous intéresse le plus. Limitez-vous à une page A4 maximum.

Si votre CV est retenu, vous serez invité.e à un entretien.

L'entretien a pour but de déterminer si vous détenez les compétences énumérées ci-dessus. À cette occasion, nous évaluerons également votre motivation et votre ressenti par rapport au travail de terrain.

Votre CV et votre lettre de motivation serviront d'informations complémentaires lors de l'entretien.

Les entretiens auront lieu les 20 et 22 octobre 2026 (sous réserve de modification) au SPF Affaires étrangères, Commerce extérieur et Coopération au Développement à 1000 Bruxelles, Rue des Petis Carmes, 15.

Plus d'informations à propos de la sélection ? jobs@diplobel.fed.be

Plus d'info sur le SPF ? www.diplomatie.belgium.be

Notre SPF mène une politique de diversité active en garantissant l'égalité des chances, de traitement et d'accès aux sélections pour tous les candidats. Vous souffrez d'un handicap, d'un trouble ou d'une malade ? Nous examinons avec vous quelles mesures de soutien proposer durant le processus de sélection.

Conditions de travail

Vous serez engagé(e) sous contrat de premier emploi (CPE) en tant que gestionnaire de dossiers dans le grade de niveau B, avec l'échelle de traitement B1 correspondante.

Traitement de départ minimum : 37.103,23 € (salaire annuel brut, déjà adapté à l'indice actuel, allocations réglementaires non comprises).

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