Assistant(e) Transport H/F/X

Description de l'entreprise

L'APEEE de Bruxelles IV est une AISBL de droit international opérant dans le cadre de l'École européenne de Laeken. L'APEEE IV gère plusieurs services : transport scolaire, activités périscolaires, cantine et cafétérias.

Les objectifs de l'Association des Parents d'Élèves de l'École européenne de Laeken (APEEE BRU IV) sont les suivants :

• Représenter les intérêts éducatifs et familiaux des parents auprès de l'école et des autorités locales, régionales, nationales et européennes compétentes ;
• Prendre et promouvoir toute initiative permettant la participation la plus large possible des parents à la vie de l'école sous toutes ses formes et aux décisions qui s'y rapportent ;
• Organiser et gérer le transport scolaire, la restauration scolaire, les activités périscolaires et tout autre service destiné aux enfants et aux parents selon les besoins ;
• Informer les autorités scolaires des souhaits et suggestions des parents concernant l'organisation de l'école ;
• Informer les parents des décisions ou discussions relatives à l'école émanant des autorités locales, régionales, nationales et européennes compétentes ;
• Apporter conseil et soutien aux parents, sur demande, en matière de services scolaires et pédagogiques, y compris, le cas échéant, en ce qui concerne les procédures juridiques et administratives ;
• Promouvoir les liens et, le cas échéant, établir une collaboration directe avec les associations de parents des autres Écoles européennes, notamment celles situées dans la Région de Bruxelles-Capitale.

Description de la fonction

Description du poste

Responsabilités principales

1. Administratif

• Assurer le traitement des dossiers relevant du domaine de responsabilité concerné.
• Gérer les inscriptions, annulations et modifications.
• Assurer le suivi des décisions, informer les demandeurs de l'avancement de leurs dossiers et préparer les rapports de synthèse correspondants.
• Gérer les alertes SMS.

2. Communication

• Servir d'interface avec les parties prenantes et les partenaires (parents, compagnies de bus, etc.).
• Assurer la communication interne entre les membres de l'équipe et la communication externe avec les parties prenantes (suivi des e-mails, des demandes téléphoniques et de la correspondance).
• Analyser et synthétiser les problématiques liées au service concerné, et proposer/apporter une réponse adaptée.
• Informer les parents en cas de retard ou d'annulation de bus.

3. Soutien logistique et organisationnel

• Gérer les absences et les remplacements des accompagnateurs de bus.
• Assurer le suivi des prestations des accompagnateurs de bus.
• Assurer le suivi des prestations des compagnies de bus.
• Apporter un soutien administratif et logistique.
• Effectuer la saisie de données, la mise en forme de documents, la préparation de tableaux Excel, la gestion des agendas, la correspondance, le classement, la constitution de dossiers, l'accueil des visiteurs internes et externes, et le soutien aux réunions.
• Assurer le remplacement ponctuel du/de la Responsable Transport (assistance occasionnelle).

Profil

Compétences et qualifications

• Diplôme d'enseignement supérieur ou expérience professionnelle équivalente.
• Maîtrise approfondie du français et très bonne connaissance de l'anglais; des compétences oral et rédactionnelles en français et en anglais sont requises. Toute autre langue constitue un atout.
• Maîtrise des outils informatiques : Excel, Access, Word et Outlook, Google Maps, ainsi qu'un système interne après formation.
• La connaissance du milieu scolaire est appréciée. La familiarité avec la structure, l'organisation, l'environnement et les parties prenantes de l'APEEE constitue un avantage.
• Une première expérience en gestion d'équipe est indispensable.

Soft skills :

• Proactif(ve), capable de travailler de manière autonome et sur sa propre initiative, ainsi qu'en équipe.
• À l'aise dans un environnement multiculturel.
• Capacité à travailler sous pression, réactivité et résistance au stress.
• Écoute empathique et compétences en communication non violente.
• Polyvalent(e), disponible, flexible et assertif(ve).

Compétences linguistiques

• Français (requis)

  • Comprendre : Expérimenté + (C2)
  • Écrire : Expérimenté + (C2)
  • Lire : Expérimenté + (C2)
  • Parler : Expérimenté + (C2)

• Anglais (requis)

  • Comprendre : Expérimenté - (C1)
  • Écrire : Expérimenté - (C1)
  • Lire : Expérimenté - (C1)
  • Parler : Expérimenté - (C1)

Avantages du poste

Ce que nous offrons

• Contrat à durée déterminée d'un an, à temps plein, avec possibilité de prolongation en contrat à durée indéterminée.
• Un salaire compétitif dans un environnement de travail convivial et accueillant.
• Un poste varié, combinant service client, gestion du personnel et logistique.
• Avantages extralégaux : participation partielle aux frais de transport en commun, repas, assurance de groupe, éco-chèques, congés payés, prime de fin d'année (13e mois) et pécule de vacances.

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