Secrétaire administratif (Bachelor) H/F/X

Description de l'entreprise

Pour une Ambassade.

Description de la fonction

1. Superviser le travail des employés sous sa responsabilité directe (chauffeur, assistant administratif et agent d'entretien) afin de garantir leur productivité, le respect des délais et des normes de l'ambassade ; 

2. Coordonner et gérer la préparation des réunions organisées par l'ambassade ; 

3. Être le principal interlocuteur pour la délégation des responsabilités concernant les achats, les fournitures, la maintenance, le courrier, l'expédition, le matériel, les factures et les courses de l'ambassade ; 

4. Gérer les relations avec les fournisseurs, les prestataires de services et les propriétaires, en veillant à ce que toutes les factures soient émises et payées dans les délais ; 

5. Apporter son soutien à l'ambassadeur en matière de gestion financière ; 

6. Contribuer à la maintenance du site web de l'ambassade. 7. Contribue à la réalisation des objectifs financiers en préparant le budget annuel sous la supervision de l'Ambassadeur, en planifiant les dépenses, en analysant les écarts et en mettant en œuvre des mesures correctives ; 

8. Élabore le rapport financier mensuel et les autres rapports administratifs nécessaires ; 

9. Garantit la sécurité, l'intégrité et la confidentialité des données ; 

10. Organise et planifie les réunions et les rendez-vous ; 

11. Organise le fonctionnement et les procédures du bureau ; 

12. Rend compte de l'avancement des activités du bureau à l'Ambassadeur et collabore à l'amélioration du fonctionnement et des procédures ; 

13. Apporte son soutien à l'organisation de l'agenda de l'Ambassadeur ; 

14. Exécute toute autre tâche administrative confiée par l'Ambassadeur.

Profil

Diplôme Bachelier (avec formation complémentaire en administration).

 

Très bonne connaissance de l'anglais et du français

La connaissance du néerlandais et d'autres langues est un atout.

 

Expérience confirmée d'au moins trois ans en gestion de bureau (responsabilités, systèmes et procédures).

 

Maîtrise de l'outil informatique et de la suite Microsoft Office

 

- Connaissance des principes et des procédures de comptabilité et de gestion budgétaire. ¿ Capacité de leadership pour gérer les défis, résoudre les problèmes et superviser les employés. 

- Excellentes compétences en communication écrite et orale pour rédiger des rapports, attribuer des tâches et recevoir des instructions. 

- Excellentes compétences relationnelles pour interagir positivement avec tous les employés. 

- Grand souci du détail pour garantir l'exécution rigoureuse et correcte des tâches. 

- Excellentes compétences en gestion du temps et capacité à gérer plusieurs tâches simultanément et à prioriser le travail. 

- Honnêteté, fiabilité, ponctualité et éthique professionnelle irréprochable.

Diplôme

• Supérieur non universitaire

Compétences linguistiques

• Français (requis)

  • Comprendre : Expérimenté + (C2)
  • Écrire : Expérimenté + (C2)
  • Lire : Expérimenté + (C2)
  • Parler : Expérimenté + (C2)

• Anglais (requis)

  • Comprendre : Expérimenté - (C1)
  • Écrire : Expérimenté - (C1)
  • Lire : Expérimenté - (C1)
  • Parler : Expérimenté - (C1)

• Néérlandais (atout)

  • Comprendre : Indépendant + (B2)
  • Écrire : Indépendant + (B2)
  • Lire : Indépendant + (B2)
  • Parler : Indépendant + (B2)

Avantages du poste

CDD 12 mois

Commencer : de 9 :00 h à 12 :00h 

60 min de pause de midi

Terminer de 13:00 h à17 :30 h (18:00 pour les Lundis)

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