SECRETAIRE ECOLE H/F/X

Description de l'entreprise

ECOLE FONDAMENTAL  DE +/- 350 ENFANTS

Description de la fonction

Mission de la fonction :
Rattaché·e au Directeur d'école, le·a secrétaire d'école intervient sur les affaires courantes liées à la gestion d'un secrétariat d'une école.
Principales activités :
Le secrétaire d'école est le collaborateur immédiat de la direction dans le domaine de la gestion administrative.
Partie intégrante de l'équipe éducative, le secrétaire d'école a des contacts réguliers avec les surveillants, les professeurs, les élèves et les parents.
Les missions essentielles du secrétaire d'école :
Accueil
Assurer l'accueil téléphonique.
Assurer l'accès à l'école.
Assurer l'accueil des parents et enfants.
Assurer la réception des commandes lors des livraisons des fournisseurs 

Gestion des inscriptions et des présences
Tenue de l'agenda des rendez-vous avec les parents en vue de l'inscription administrative de l'élève.
Tenue de la liste d'attente en collaboration avec la direction.
Gestion des documents relatifs aux enfants : compositions de ménage,  ...

Gestion administrative
Organisation des dossiers administratifs.
Suivi des dossiers de sinistre auprès des assurances.
Émission de documents : attestations, assurances, ...
Classement des documents de rentrée des élèves.
Classement et archivage des documents administratifs.

Gestion administrative du personnel : abonnements transport public -  ALE - DIMONA - documents sociaux - attestations fiscale transport (1x an)

Gestion comptable
Edition mensuelle des factures et envoi aux parents.
Suivi des factures en retard de paiement.
Envoi des rappels aux parents.
Envoi et suivi des dossiers des clients débiteurs auprès du service de recouvrement 
Réalisation des listes mensuels garderies

Attestations fiscales 1x/an.
Gestion des paiements caisse (cash et bancontact) 

Contact avec les fournisseurs : réservation, commandes, contrôle, retour et distribution (sociétés de cars, activités occasionnelles, voyages scolaires, sorties éducatives, photos, ...).


 

Profil

Compétences techniques :
Faire preuve de déontologie et d'éthique professionnelle ;
Parfaite maîtrise des outils bureautiques (suite Microsoft Office), notamment d'Excel Parfaite maîtrise (après formation) des logiciels spécifiques à la fonction (ex : ProEco). La connaissance du logiciel ProEco peut constituer un atout ;
Diplôme : Le.la candidat·e doit être titulaire du diplôme de secondaire - vous pouvez faire la preuve d'une expérience professionnelle équivalente réussie dans une fonction similaire
Faire preuve d'aisance relationnelle et communiquer efficacement : la fonction implique de nombreuses collaborations (équipe pédagogique, direction, etc.);
Faire preuve d'autonomie dans la gestion du travail (capacité d'initiative, de discernement, d'organisation) tout en étant capable de travailler en équipe et de s'aligner sur des objectifs communs
Être capable d'organiser son travail en tenant compte des priorités et des instructions : vous êtes flexible et faites preuve de polyvalence dans vos tâches ;
Faire preuve d'engagement : vous investissez le temps et l'énergie nécessaire pour garantir un niveau de qualité de travail élevé. Vous vous fixez des standards de qualité en contrôlant votre travail pour éliminer les erreurs ;
Pouvoir résister au stress et disposer d'une capacité d'adaptation pour agir adéquatement en toutes circonstances : vous traitez et résolvez les imprévus, vous cherchez des alternatives et mettez en œuvre les solutions appropriées.
Langue
Parfaite maîtrise de la langue française tant à l'oral qu'à l'écrit 

Diplôme

• Secondaire supérieur

Compétences linguistiques

• Français (requis)

  • Comprendre : Expérimenté + (C2)
  • Écrire : Expérimenté - (C1)
  • Lire : Expérimenté - (C1)
  • Parler : Expérimenté + (C2)

Avantages du poste

Contrat : Contrat de durée déterminée ¾ temps (prestation à temps plein durant l'année scolaire avec récupération des heures supplémentaires durant les congés scolaires)

 

L'horaire de travail sera le suivant :
Lundi, mardi, jeudi et vendredi : de 8h à 12h30 et de 13h à 16h30.
Mercredi : de 8h à 13h.

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