Assistant·e administratif·ve - Département des services à la communauté (2026/090CDD) H/F/X

Description de l'entreprise

Contexte : 

L'Université libre de Bruxelles est l'un des plus grands employeurs de la Région Bruxelles Capitale, avec plus de 6 000 employé·es (hors Hôpital Erasme) et compte près de 38 000 étudiant·es. Ses principales missions sont l'enseignement, la recherche et le service à la communauté.  

Le Département des services à la communauté (DSC) s'adresse aux plus de 38 000 étudiant·es de l'ULB, aux 5 000 membres des personnels de l'ULB, à ses pensionné·es et aux extérieurs de l'ULB. Ses domaines de compétence sont très variés : de l'aide sociale aux sports, en passant par la restauration, la culture, la crèche, les logements, les services médicaux mais aussi l'engagement sociétal.

Le Service support et missions transversales du DSC collabore, notamment, avec le Vice-recteur aux affaires étudiantes et sociales dans le cadre de sa fonction.

À ce titre, ce service :

• Gère administrativement les demandes de dérogation au refus d'inscriptions pour non-finançabilité.
• Traite administrativement les dossiers de discipline et de plainte relatifs aux étudiant·es.
• Supervise les activités des cercles et associations étudiant·es (folkloriques, socio-culturels ou politiques).
• Prépare les dossiers à présenter à la Commission des Affaires sociales étudiantes (CASE).
• Suit les dossiers portés devant la Commission culturelle (CoCu).
• Assure les missions transversales du DSC.
• Comprend l'Observatoire de la vie étudiante (OVE).
• Comprend le Service bien-être étudiant·es.
• Comprend la cellule communication du DSC.

Rassemblant 7 membres du personnel administratif, technique, de gestion et spécialisé (PATGS) et 2 adjointes à la Direction, le service participe à l'ensemble des missions du DSC et contribue à la gestion des domaines de compétences du Vice-recteur.

Cette fonction relève de la famille A de valorisation dans la cartographie interne de l'ULB. 

Description de la fonction

Missions essentielles :  

Appui à la gestion administrative des dossiers de demande de dérogation au refus d'inscription pour non-finançabilité pour le Vice-recteur aux affaires étudiantes et sociales dans le respect du cadre réglementaire et des règles de discrétion professionnelle.

• Suivi des échéances règlementaires.
• Identification des contestations du calcul de finançabilité et suivi auprès du Délégué du Gouvernement.
• Examen du dossier de l'étudiant·e comprenant la lecture et la vérification des pièces.
• Synthèse du parcours académique de l'étudiant·e.
• Proposition de décision et tri selon les critères préalablement transmis.
• Soumission des dossiers au Vice-recteur.
• Rédaction des motivations de refus.
• Encodage des décisions.
• Suivi des recours introduits auprès du Tribunal de 1ère instance.

Profil

Profil :   

• Être titulaire d'un Bachelier dans le domaine administratif, secrétariat de direction ou sciences humaines et sociales ou être titulaire d'un CESS reconnu par la FWB avec une expérience pertinente d'au moins 1 an dans une fonction administrative ou de travail social administratif.
• Les candidat·es ayant validé un diplôme supérieur à un Bachelier ne pourront pas être retenu·es. 
• Les personnes possédant un diplôme étranger et/ou ayant une équivalence de la Communauté flamande, devront obtenir une équivalence de leur diplôme par la Fédération Wallonie-Bruxelles : (Demander une équivalence de diplôme en Fédération Wallonie-Bruxelles - Equivalences de diplômes) 

Connaissances et compétences générales et spécifiques au métier : 

Requises :

• Très bonne compréhension à la lecture.
• Aisance rédactionnelle.
• Très bonne capacité d'analyse.
• Très bonne capacité de synthèse.
• Bonne capacité d'organisation.
• Priorisation des tâches.
• Gestion du temps et respect des échéances règlementaires.
• Discrétion.
• Sens des responsabilités.
• Aisance relationnelle et empathie.
• Maîtrise du français oral et écrit.
• Bonne connaissance de l'anglais (niv B1).
• Maîtrise des outils bureautiques (Microsoft 365, agenda en ligne, fichiers partagés, etc.).
• Endurance.
• Tact.
• Sang-froid.
• Neutralité.
• Rigueur.
• Fiabilité.
• Flexibilité.
• Adaptabilité.
• Esprit d'équipe.

Atout :

• La connaissance du monde universitaire et du Décret Paysage.

Diplôme

• Supérieur non universitaire

Compétences linguistiques

• Français (requis)

  • Comprendre : Expérimenté + (C2)
  • Écrire : Expérimenté + (C2)
  • Lire : Expérimenté + (C2)
  • Parler : Expérimenté + (C2)

• Anglais (requis)

  • Comprendre : Indépendant - (B1)
  • Écrire : Indépendant - (B1)
  • Lire : Indépendant - (B1)
  • Parler : Indépendant - (B1)

Avantages du poste

Nous offrons : 

• Un cadre de travail agréable et convivial au sein d'une institution avec des valeurs sociétales fortes.  
• Un environnement de travail dynamique sur des campus verdoyants et faciles d'accès, au cœur de la capitale de l'Europe.  
• Des avantages extra légaux (régime de congés attrayant, possibilité d'affiliation à une assurance hospitalisation, pension complémentaire, intervention dans les frais de déplacement...).  
• L'accès à une formation permanente.  
• Possibilité de télétravailler (1 jour/semaine après 2 mois - à aménager selon les impératifs du service).  
• Des restaurants universitaires éthiques et durables.  
• Un accès privilégié aux bibliothèques, à la culture et aux infrastructures sportives.  

Politique d'égalité des chances :  

A l'ULB, nous plaçons la diversité et l'égalité des chances au cœur de notre politique RH. Notre priorité est de valoriser les compétences et le potentiel de chaque candidat·e, sans distinction d'âge, de genre, d'orientation sexuelle, d'origine, de nationalité, de convictions ou de situation de handicap.  

Nous croyons en la richesse de toutes les différences.  

Aménagements raisonnables de la procédure de sélection :  

Vous êtes une personne en situation de handicap et souhaitez bénéficier d'aménagements raisonnables dans le cadre de la procédure de sélection ? 

N'hésitez pas à prendre contact avec notre équipe, handicap.drh@ulb.be, en charge de l'inclusion et de la diversité pour le personnel administratif, technique, de gestion et spécialisé. Nous envisagerons avec vous, les adaptations des tests de sélection et celles des conditions de l'entretien.  

Soyez assuré·e de la confidentialité de cette information.  

 Décision administrative

Informations supplémentaires

Intéressé·e? Postulez uniquement via le lien ci-dessous :

efficy.ulb.ac.be/public/guest?app=ulbPATGS&page=Publ.htm&code=m9HMPfmk73C6lw4Zg5gx

Les candidat·es ne respectant pas la procédure et/ou les prérequis ne seront pas retenu·es.

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