Responsable Paie & Administratif - H/F - 60% à 100% H/F/X H/F/X H/F/X

Description de l'entreprise

• L'entreprise

Wavestone Belgium SA est la filiale belge du groupe Wavestone, un cabinet de conseil international reconnu, spécialisé en stratégie, transformation et systèmes d'information. L'équipe compte une trentaine de consultants spécialistes en cybersécurité et intelligence artificielle. 

Implantée à Bruxelles, notre entité évolue dans un environnement dynamique et en forte croissance, avec des équipes engagées intervenant auprès de clients de premier plan dans des secteurs variés. Notre objectif est de faire grandir l'équipe pour accompagner un plus large portefeuille de clients des secteurs privé, public et institutions européennes.

Nous offrons un cadre de travail entrepreneurial, favorisant la prise d'initiative, l'autonomie et le développement des compétences. Notre culture d'entreprise repose sur des valeurs de collaboration, d'excellence et de bienveillance, avec une attention particulière portée à la qualité des relations humaines.

Rejoindre Wavestone Belgium, c'est intégrer une structure à taille humaine, bénéficiant de la solidité d'un groupe international, où chacun·e peut avoir un impact concret et contribuer activement à la vie de l'entreprise.

• Le poste

Dans le cadre du remplacement de notre office manager et gestionnaire de paie, nous recherchons une personne avec un minimum d'expérience (3 ans) pour assurer la gestion de la paie et la gestion administrative des ressources humaines à Bruxelles. Rattaché·e à la Direction des Ressources Humaines, vous occupez un rôle central au sein de l'organisation et contribuez activement à la gestion et au développement des activités RH.

Vous travaillez en étroite collaboration avec la HR Manager du bureau de Bruxelles et les équipes RH et paie du Groupe, avec lesquels vous coordonnez les activités paie et RH et assurez une mise en œuvre efficace des décisions et des processus. Au-delà de la gestion administrative, vous êtes un véritable partenaire RH opérationnel, garant de la qualité des processus, de la conformité légale et du bon accompagnement des collaborateurs tout au long de leur parcours au sein de l'entreprise.

Vous intervenez en toute autonomie sur l'ensemble du cycle de vie des collaborateurs, tout en apportant un soutien direct à la Direction et à l'équipe RH sur des sujets RH variés.

Dans un environnement en croissance, vous participez également à l'amélioration continue des pratiques RH, à la structuration des processus et à la mise en œuvre de projets transverses.

Vous êtes un point de contact de référence, tant pour les collaborateurs que pour les managers et partenaires externes, et contribuez activement à maintenir un climat de travail sain et professionnel.

Description de la fonction

• Vos responsabilités

  Gestion administrative du personnel

• Gestion complète du cycle de vie des collaborateurs (entrée, suivi, sortie pour les collaborateurs belges et non-belges) 
• Rédaction des contrats, certificats de travail et documents RH 
• Gestion des absences (maladie, accident, congés, etc.) en lien avec les assurances et la fiduciaire
• Gestion du budget mobilité
• Gestion des assurances (santé, pension, etc.) en collaboration avec notre courtier
• Interface principale pour les collaborateurs et institutions (fiduciaire, assurances, autorités locales, etc.)

• Support à la Direction dans des situations spécifiques (mobilité d'un collaborateur, aspects fiscaux et sociaux) en collaboration avec notre partenaire juridique (Agoria)

  Salaires

• Gestion complète des salaires (avec notre fiduciaire externe) : gestion des arrivées et départs, absences et congés, notes de frais, budget mobilité, chèques déjeuner, etc.
• Gestion de la relation avec la fiduciaire : identification des difficultés, traitement et suivi de la qualité du service
• Contribution aux audits et contrôles internes et avec les autorités 

         Office management

• Contribution au maintien d'un environnement de travail cohérent, propre et fonctionnel.
• Gestion du courrier et colis : réception et traitement du courrier en collaboration avec nos partenaires et l'équipe centrale de gestion des factures
• Gestion des fournitures : commande et réception des fournitures de bureau, gestion du papier pour l'imprimante, gestion des consommables et thé/café. Suivi des livraisons, réassorts et contrôle des stocks.
• Coordination des prestataires du site (maintenance, nettoyage, services divers). Suivi de la qualité des prestations et du respect des engagements.
• Gestion des locaux, traitement des incidents et coordination des interventions (ex : panne chauffage/clim, panne lave-vaisselle) en collaboration avec nos prestataires et le gestionnaire du bâtiment
• Suivi des contrôles réglementaires annuels (extincteurs, installations électriques, défibrillateur, etc.)
• Support ponctuel sur des projets transverses en lien avec l'équipe Working environment centrale.

Profil

• Votre profil
• Minimum 3 ans d'expérience en gestion de paie et administration du personnel en Belgique
• Excellente maîtrise de la gestion salariale, du droit du travail belge et des assurances
• Expérience dans un rôle polyvalent avec autonomie 
• Maîtrise des outils informatiques usuels (suite office), SAP et/ou Workday en atout
• Langues :
• Français courant 
• Anglais professionnel (B2 minimum)

• Vos compétences
• Rigueur, organisation et sens des priorités 
• Autonomie et sens des responsabilités  
• Esprit analytique et pragmatisme 
• Excellentes compétences relationnelles 
• Discrétion et respect de la confidentialité 
• Capacité à gérer plusieurs sujets en parallèle

Compétences linguistiques

• Français (requis)

  • Comprendre : Expérimenté + (C2)
  • Écrire : Expérimenté + (C2)
  • Lire : Expérimenté + (C2)
  • Parler : Expérimenté + (C2)

• Anglais (requis)

  • Comprendre : Indépendant + (B2)
  • Écrire : Indépendant + (B2)
  • Lire : Indépendant + (B2)
  • Parler : Indépendant + (B2)

• Néérlandais (atout)

  • Comprendre : Indépendant + (B2)
  • Écrire : Indépendant + (B2)
  • Lire : Indépendant + (B2)
  • Parler : Indépendant + (B2)

Avantages du poste

• Ce que nous offrons
• Un environnement de travail dynamique et stimulant 
• Une fonction clé avec un fort niveau de responsabilité et d'autonomie 
• Des conditions de travail flexibles (horaires aménageables et télétravail possible 1 jour par semaine) 
• Un cadre de travail moderne et agréable, offrant des espaces de qualité 
• Une ambiance de travail saine, collaborative et respectueuse 
• Une équipe engagée et conviviale
• Une participation de l'entreprise à des activités sportives, culturelles et événements festifs organisés régulièrement
• Accompagnement du retour au travail des jeunes parents (flexibilité du temps de travail)

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