Chargé d'accueuil/Assistant administratif H/F/X

Description de l'entreprise

Notre entreprise est la voix des industries européennes de l'aérospatiale, de la sécurité et de la défense. Avec 30 grandes entreprises européennes et 23 associations nationales parmi ses membres, ASD représente au total plus de 4 000 entreprises dans 21 pays européens.

Description de la fonction

Aperçu du role

Nous rechercons un(e) Chargé(e) d'accueil / Assistant(e) administratif(ve) motivé(e), proactif(ve) et professionnel(le) pour rejoindre son équipe dynamique, internationale et anglophone basée à Bruxelles.

 

Sous la supervision directe de la Head of HR, la personne sélectionnée sera responsable de la gestion quotidienne de l'accueil, tout en fournissant un large soutien administratif et organisationnel afin d'assurer le bon fonctionnement du bureau.

 

Ce poste est idéal pour une personne orientée service, bien organisée, qui apprécie de combiner des responsabilités d'accueil avec de solides missions d'assistanat administratif, y compris le soutien à la direction.

 

Responsabilités principales

En tant qu'Agent d'accueil / Assistant(e) administratif(ve), vous serez le premier point de contact pour les visiteurs, les membres et les parties prenantes externes, en assurant un service d'accueil professionnel, efficace et chaleureux.

En parallèle, en tant qu'Assistant(e) administratif(ve), vous soutiendrez l'équipe de direction sous la supervision de l'Office Manager.

 

Responsabilités principales en tant que Chargé(e) d'accueil

• Accueillir et orienter les visiteurs vers la personne, le bureau ou la salle de réunion approprié(e) 
• Répondre aux appels entrants, les filtrer et les transférer 
• Fournir des informations précises en personne, par téléphone et par e-mail 
• Gérer le courrier entrant et sortant, les livraisons et les services de coursier 
• Veiller à ce que l'espace d'accueil reste propre, organisé et présentable à tout moment
• Contrôler l'accès aux bureaux et soutenir la sécurité du bureau en respectant les procédures d'accueil et de sécurité 
• Commander les fournitures de bureau ainsi que les déjeuners/rafraîchissements pour les réunions, et assurer le suivi des stocks 
• Coordonner les réservations des salles de réunion et préparer les salles pour les réunions internes et externes
•  
• Responsabilités principales en tant qu'Assistant(e) administratif(ve)
• Mettre à jour les calendriers, planifier les réunions et aider à l'organisation des rendez-vous si nécessaire 
• Fournir un soutien administratif, notamment le classement, la numérisation, les photocopies et la préparation de documents 
• Aider à l'organisation des déplacements et aux réservations d'hébergement 
• Préparer les notes de frais et assurer le suivi administratif 
• Soutenir la logistique du bureau et contribuer au bon fonctionnement quotidien de celui-ci 
• Aider à l'organisation de l'accueil et de l'hospitalité, et fournir un soutien administratif général selon les besoins

Profil

Profil

Le/la candidat(e) retenu(e) devra faire preuve d'une attitude et d'une présentation professionnelles, de solides compétences interpersonnelles, ainsi que d'une capacité à gérer plusieurs tâches efficacement et avec discrétion.

 

Nous recherchons un profil professionnel, organisé et orienté service, capable de gérer l'accueil avec sérieux tout en apportant un solide soutien administratif. La personne idéale est proactive, fiable, flexible, discrète, à l'aise avec le multitâche, maîtrise bien l'anglais, a au moins un niveau intermédiaire en français, connaît Microsoft Office, et peut gérer les visiteurs, les appels, les salles de réunion, la logistique, les déplacements, les frais et le soutien à la direction. Elle doit également être à l'aise avec les petites tâches IT du quotidien.

 

Le/la candidat(e) idéal(e)

• Possède une excellente maîtrise de l'anglais et un bon niveau en français 
• Toute autre langue européenne serait un plus 
• Fait preuve d'une attitude et d'une présentation professionnelles 
• Possède de solides compétences organisationnelles et de multitâche, avec la capacité de définir les priorités efficacement 
• Maîtrise la suite Microsoft Office 
• A une expérience pratique avec les équipements de bureau 
• Communique clairement et efficacement, tant à l'oral qu'à l'écrit 
• Est débrouillard(e), proactif(ve) et orienté(e) solutions 
• Est flexible, fiable et possède une personnalité positive et agréable 
• Peut travailler de manière autonome ainsi qu'en équipe 
• Dispose d'une expérience préalable en accueil, administration de bureau ou soutien administratif, ce qui constitue un atout

Conditions d'accès

Les candidat(e)s doivent envoyer leur CV et leur lettre de motivation en anglais à rlargueche@actiris.be, avec la référence « Front Desk Officer / Administrative Assistant La date limite de candidature est fixée au 3 juillet 2026.

Compétences linguistiques

• Français (requis)

  • Comprendre : Expérimenté - (C1)
  • Écrire : Expérimenté - (C1)
  • Lire : Expérimenté - (C1)
  • Parler : Expérimenté - (C1)

• Anglais (requis)

  • Comprendre : Indépendant + (B2)
  • Écrire : Indépendant + (B2)
  • Lire : Indépendant + (B2)
  • Parler : Indépendant + (B2)

Avantages du poste

Un poste à temps plein dans un environnement dynamique, stimulant et international, ainsi qu'un contrat à durée indéterminée attractif, comprenant des avantages tels que des chèques-repas, une assurance hospitalisation, une assurance groupe et une contribution aux frais de transport public.

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