Agent administratif H/F/X CPE

Description de l'entreprise

Le ministère de la Fédération Wallonie-Bruxelles a pour mission de mettre en oeuvre, après approbation par le parlement, la politique du gouvernement. Il est organisé en six grandes entités, à savoir le Secrétariat général et cinq administrations générales : l'Enseignement, la Culture, l'Aide à la Jeunesse, le Sport et les Maisons de justice.

L'administration de l'enseignement recrute des agents administratifs sous les conditions particulières de la Convention Premier Emploi Youth Guarantee destinée aux jeunes à la sortie de leurs études. (Avoir moins de 25 ans au moment de l'engagement, avoir maximum 6 mois d'inscription comme chercheur d'emploi, habiter la région de Bruxelles Capitale, avoir le diplôme requis par la convention - CESS). Il s'agit de contrats d'un an non-renouvelable pour lesquels 1/3 du temps est consacré à la formation.

Actiris organise la pré-sélection (analyse candidature, test, entretien, coaching et transfert des candidatures). Les candidatures qui ne répondent pas aux conditions d'accès ne sont pas traitées.

Description de la fonction

L'agent administratif au sein du Service général des Affaires transversales sera amené à :

• Accueillir et orienter les visiteurs, réceptionner et filtrer les appels téléphoniques, répondre aux demandes de première ligne et diffuser les informations en interne comme en externe.
• Assurer une permanence téléphonique.
• Gérer le courrier, les e-mails et documents entrants/sortants ; Suivi des fichiers sur la GED.
• Classer, archiver et dématérialiser les dossiers et documents administratifs.
• Encoder et actualiser des données, formulaires et demandes dans les logiciels et outils bureautiques (Excel, Access, Teams...), assurer le suivi administratif de dossiers spécifiques (inscriptions, enseignement à domicile, absentéisme).
• Organiser et planifier les réunions et évènements (agenda, convocations, réservation de salles, logistique), rédiger et diffuser les procès-verbaux.
• Contribuer à la préparation et au suivi d'évènements et d'ateliers.
• Effectuer diverses démarches administratives liées au personnel (matériel, accès, logistique).
• Suivre les demandes émanant de la Directrice générale adjointe et des responsables de service, assurer la liaison entre les équipes, les services et les partenaires internes/externes.
• Apporter un appui administratif transversal au Service général des affaires générales transversales, à son secrétariat et à ses membres, et participer aux réunions d'équipe.

Profil

• Connaissance élémentaire de la structure de l'organisation de l'enseignement obligatoire
• Excellente maîtrise de la langue française (expression écrite et communication verbale)
• Bonne technique de classement et d'archivage
• Bonne connaissance de Word/Excel/Outlook
• Connaissance approfondie de l'utilisation du téléphone, photocopieur, scanner, matériel de bureautique, etc...
• Pouvoir travailler en équipe
• Agir de manière orientée service
• Assimiler l'information
• Faire preuve de fiabilité
• Gérer son stress
• Structurer le travail
• S'autodévelopper

Conditions d'accès

Conditions CPE YG :

Contrat CPE OIP YG à durée déterminée (1 an) non renouvelable - temps plein

• Maximum 6 mois d'inscription comme chercheur d'emploi
• Avoir moins de 25 ans au moment de l'engagement
• Etre domicilié en Région de Bruxelles Capitale
• Avoir le diplôme requis pour le poste

Diplôme

• Secondaire supérieur

Avantages du poste

• Titres-repas d'une valeur de 6,60 eur par jour presté (avec retenue de 1,24 eur) ;
• Pécule de vacances et prime de fin d'année ;
• Gratuité des transports en commun pour les déplacements domicile-travail ;
• Assurance hospitalisation à un tarif avantageux via le Service social. La prime de base est gratuite ;
• 27 jours minimum de congé par an ainsi que congé entre Noël et nouvel et d'autres dispenses de service accordées chaque année (ponts,...)  ;
• Indemnité vélo (37 centimes par kilomètre) ;
• Possibilité de télétravail à 50% (sous réserve de l'approbation de la hiérarchie et en fonction des services)
•  Indemnité pour les frais de télétravail si applicable ;
• Possibilités de formations au sein du Ministère de la Fédération Wallonie-Bruxelles.

Envie d'en apprendre davantage sur ce métier ou sur un métier proche de celui-ci ? Parcourez toutes les informations utiles sur Panorama des métiers. Panorama des métiers