Assistant administratif polyvalent bilingue (M/F/X) H/F/X

Description de l'entreprise

L'Administration communale de Forest est à la recherche d'un assistant administratif polyvalent bilingue (M/F/X) pour le complexe d'équipements sportifs et culturels CENTR'AL.

Temps plein - Niveau C

Candidature externe : CDD

Agents contractuels ou statutaires de Forest : réaffectation temporaire

Description de la fonction

Contexte : Le complexe d'équipements sportifs et culturels CENTR'AL

Le complexe d'équipements sportifs et culturels CENTR'AL est un nouveau lieu de loisirs ouvert depuis 2021 à Forest, Place Albert. Il se compose de 3 salles de sports, d'une salle polyvalente pour événements culturels et professionnels et d'un restaurant - brasserie au du rez-de-chaussée.

Toutes sortes d'activités sportives, culturelles et variées y sont proposées tout au long de l'année, du matin au soir, sept jours sur sept, pour des publics variés allant des bébés aux seniors !

Missions
En tant qu'agent d'accueil polyvalent (M/F/X), mes principales activités et tâches s'articulent autour des 4 grandes catégories d'activités suivantes :

• Accueillir, informer, orienter le public (+/- 20 %) ;
• Effectuer différentes tâches administratives (+/- 60 %) ;
• Communiquer et promouvoir (+/- 10 %) ;
• Fournir un soutien logistique aux événements, activités, animations organisées (+/- 10 %) ;

Accueillir et informer le public

• Le public qui se présente à l'accueil du complexe (organisateur d'une activité, participant ou autre visiteur) ou qui prend contact par téléphone (permanence téléphonique) ou par courrier électronique (traitement des demandes d'informations par e-mail) ;
• Représentant l'Administration communale de Forest, je veille à véhiculer des valeurs de dynamisme, d'ouverture et d'efficacité et à assurer un service irréprochable et de la plus grande qualité possible ;
• Depuis mon poste de travail à l'accueil, j'observe et je reste attentif à certaines utilisations des locaux, au comportement du public et/ou aux éventuels dysfonctionnements, anomalies et autres problèmes que je considère comme à surveiller et/ou à rapporter au gestionnaire du complexe si nécessaire ;

Mener à bien différentes tâches administratives

• Rédiger et mettre en page des documents officiels (conventions d'occupation, courriers redevances d'occupation, etc.) ; Traiter le courriel entrant/sortant ; Assurer la gestion de certains plannings (salles, rendez-vous) ; Contrôler le statut de paiements à recevoir ; Rechercher, rassembler et transmettre des informations, données et/ou documents ; Reproduire des documents (scanner, photocopier) et les classer ; Traiter/gérer la documentation propre à l'accueil ; Encoder, modifier et vérifier des données et informations ; Rédiger, encoder et assurer le suivi d'une délibération du Collège des Bourgmestre et Échevins ou du Conseil communal, etc. ;

Communiquer et promouvoir

Rédiger en français et en néerlandais des communiqués de presse (plusieurs fois par an), une newsletter (entre 4 et 6 par an) et divers textes et articles à diffuser via les réseaux sociaux (une à deux publications par semaine) ; contribuer à la mise à jour du site web du complexe ; etc.

Fournir un soutien logistique

Préparer les locaux (avec le matériel nécessaire en fonction des activités/événements), fournir ponctuellement un soutien divers aux utilisateurs, veiller à ce que les locaux et équipements soient maintenus en bon état ; etc.

Profil

Candidature externe : CDD

• Être porteur d'un CESS

Réaffectation temporaire : pour les agents contractuels ou statutaires de Forest

• Être engagé ou nommé en qualité de C

Expérience

• Expérience probante de minimum 3 ans dans une fonction similaire

Compétences techniques

• Techniques d'accueil
• Techniques d'écoute active
• Techniques de communication à l'oral et à l'écrit
• Techniques de gestion du stress
• Techniques de gestion de l'agressivité du public
• Maîtrise des outils informatiques (Word, Excel, Outlook, etc.)
• Réseaux sociaux, Composition graphique
• Ordinateur, photocopieuse, scanner, téléphone

Compétences comportementales et relationnelles de base

• Je suis motivé par les activités et objectifs du complexe CENTR'AL et orienté résultats
• Je dispose d'un certain « esprit d'équipe » et je coopère du mieux que je peux avec mes partenaires (externes et internes)
• J'agis avec intégrité et professionnalisme

Compétences linguistiques

• Français (atout)

  • Comprendre : Expérimenté - (C1)
  • Écrire : Expérimenté - (C1)
  • Lire : Expérimenté - (C1)
  • Parler : Expérimenté - (C1)

• Néérlandais (atout)

  • Comprendre : Expérimenté - (C1)
  • Écrire : Expérimenté - (C1)
  • Lire : Expérimenté - (C1)
  • Parler : Expérimenté - (C1)

Avantages du poste

• Emploi à durée déterminée d'un an à temps plein. Possibilité d'obtenir un emploi permanent ensuite en fonction des disponibilités du cadre du personnel
• Horaires classiques 08h00 - 17h00 du lundi au vendredi (mais FLEXIBLE car à adapter en fonction, éventuellement, d'une permanence ponctuelle un samedi sur quatre de 10h00 à 14h00 et/ou une soirée par semaine jusque 22h) ;
• Rémunération conforme aux barèmes de la fonction publique locale (Niv C)
• Possibilité de valoriser l'ancienneté dans le privé (max 4 ans pour les agents de niveau A et 6 ans pour les autres) et dans le public (sans limitation) selon les conditions du statut pécuniaire de l'AC Forest.
• Prime de bilinguisme sur la base des attestations délivrées par le SELOR
• Remboursement (100 %) des frais de transports en commun et indemnité des déplacements piéton, vélo et trottinette entre le domicile et le travail
• Pécule de vacances - allocation de fin d'année - système de congé flexible
• Chèques repas d'une valeur de 8 euros
• Possibilité de suivre des formations

La commune de Forest mène une politique de diversité, non-discrimination et d'égalité des droits. Nous garantissons l'égalité de traitement et d'accès aux sélections pour tous les candidats. Les compétences sont déterminantes, et ce, indépendamment de l'âge, de l'origine, du handicap, du genre ou de l'orientation sexuelle.

En ce sens, les titres de compétences professionnelles et certificats de reconnaissance des compétences, requis pour le niveau et la fonction à pourvoir, acquises hors diplômes, délivrés par le SELOR ou tout autre organisme compétent, sont assimilés au diplôme ou au certificat pour les niveaux D, C et B.

Par ailleurs, si vous avez besoin d'un aménagement, quel que soit votre handicap, et ce pour la phase de sélection à cette fonction ou après celle-ci, n'hésitez pas à nous en informer.

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