Office Manager & Executive Assistant Expérimenté H/F/X

Description de l'entreprise

Notre client est un Family Office prestigieux situé en plein cour de Bruxelles. Pour accompagner l'équipe de direction dans un environnement international, dynamique et exigeant, nous recherchons un Office Manager & Executive Assistant Expérimenté (H/F/X) parlant le français et l'anglais.

Description de la fonction

Rattaché directement au CEO et au CFO, votre mission principale sera double : assurer la gestion opérationnelle, logistique et administrative quotidienne du bureau, tout en offrant un support exécutif de haut niveau à la direction, avec une priorité absolue sur l'optimisation de l'agenda du CEO.

• Gestion d'agendas complexes : Planification proactive, gestion des priorités et anticipation des contraintes du CEO.
• Gouvernance & Réunions : Organisation de A à Z des conseils d'administration, comités d'audit, comités d'investissement et réunions stratégiques (Chairman, Deal Flow).
• Logistique de voyage : Organisation complète des déplacements (vols, trains, hôtels, taxis) et gestion des salles.
• Coordination internationale : Liaison fluide avec la Personal Assistant du Chairman et les Office Managers des sites de Paris, Milan et Luxembourg.

• Intendance du bureau : Accueil des visiteurs, coordination avec le Welcome Desk, gestion du parking, catering et approvisionnement des fournitures.
• Gestion financière & RH : Encodage et vérification des factures (TVA, validations), suivi des paiements, réconciliation des cartes de crédit/frais de transport, et gestion de l'onboarding/offboarding (matériel informatique, badges, accès).
• Support administratif & IT : Suivi des tableaux de bord internes (congés, présences, frais), support aux procédures de conformité KYC et archivage rigoureux des documents légaux.

Robert Half BV and Robert Half Project Sourcing BV process the data from applicants that is required to carry out the application process. You can find more information on data protection, in particular on your rights, at https://www.roberthalf.com/be/en/privacy.

Profil

Dans le cadre de votre fonction d'Office Manager & Executive Assistant Expérimenté (H/F/X), vous disposez des qualifications suivantes :

• vous justifiez d'une expérience de minimum 10 ans en assistanat de direction auprès d'un C-level ou d'un Comité de direction, idéalement dans un environnement corporate ou financier ;
• vous maîtrisez parfaitement le français et l'anglais, à l'oral comme à l'écrit ;
• vous utilisez avec aisance Outlook ainsi que la suite Microsoft Office (Excel, Word et PowerPoint) ;
• vous faites preuve d'une rigueur irréprochable, d'un excellent sens de l'organisation, de proactivité, d'autonomie et gérez efficacement les priorités dans un environnement au rythme soutenu.

Compétences linguistiques

• Anglais (atout)

  • Comprendre : Expérimenté - (C1)
  • Écrire : Expérimenté - (C1)
  • Lire : Expérimenté - (C1)
  • Parler : Expérimenté - (C1)

• Français (atout)

  • Comprendre : Expérimenté - (C1)
  • Écrire : Expérimenté - (C1)
  • Lire : Expérimenté - (C1)
  • Parler : Expérimenté - (C1)

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