Assistant·e administratif·ve - École de Santé publique (2026/095CDD) H/F/X

Description de l'entreprise

Contexte : 

L'Université libre de Bruxelles est l'un des plus grands employeurs de la Région Bruxelles-Capitale, avec plus de 6 000 employé·es (hors Hôpital Erasme) et compte près de 38 000 étudiant·es. Ses principales missions sont l'enseignement, la recherche et le service à la communauté.  

L'École de Santé publique est une entité d'enseignement et de recherche indépendante des facultés, située sur le campus hospitalo-facultaire d'Erasme (Anderlecht). L'École est constituée de 5 centres de recherche et de 2 départements : l'Administration facultaire et le Département de l'enseignement. L'École organise les enseignements de second cycle (masters et masters de spécialisation) et de troisième cycle (formation doctorale et doctorat). Elle fait également partie du Pôle Santé (avec les Facultés de Médecine, des Sciences de la Motricité humaine et de Pharmacie). Dans ce cadre de collaboration, l'École a déployé, notamment, des liens étroits avec la Faculté des Sciences de la Motricité humaine et décide de proposer un poste de chargé·e de mission au double rattachement.

Pour compléter l'équipe du département de l'Administration facultaire, l'École de Santé publique recherche une assistante administrative d'appui au cursus.

L'Administration facultaire de l'École se réorganise depuis quelques années pour rencontrer les besoins en constante évolution des différents corps constitutifs de l'Université (académique, scientifique, étudiant et administratif). En contact direct avec chacun de ces corps et l'Administration générale, l'Administration facultaire veille à contribuer aux différentes évolutions (digitalisation des processus métier, émergence de l'IA,...) et enjeux du monde universitaire francophone.

Cette fonction relève de la famille de valorisation A dans la cartographie interne de l'ULB. 

Description de la fonction

Missions essentielles :  

Au sein de l'équipe de l'Administration facultaire, la fonction d'assistant administratif de cursus est nécessaire à l'appui administratif tant aux étudiant·es (admissions et soutien à l'inscription, établissement des plans annuels d'études, informations générales, appui à l'usage des applicatifs étudiant·es,...) qu'aux enseignant·es (accès e-cursus, encodage des notes, horaires,...).

Assurée en étroite collaboration avec la direction du département de l'Administration facultaire ainsi que les parties prenantes concernées, cette fonction couvre les missions suivantes :

• En collaboration avec ses collègues gestionnaires administratifs d'appui au cursus :
  • Assurer un support administratif au corps étudiant :
    • Accueillir et informer sur les différents types de cursus et possibilités d'inscription. Pour ce faire, il est nécessaire d'assurer des permanences par e-mail, TEAMS, téléphone et sur site.
    • Instruire administrativement les dossiers étudiants en lien avec le président de jury et les coordinations de finalité : admission, plan annuel d'études, plan d'allégement, ...
    • Contribuer à l'édition des diplômes :
      • Encodage et vérification des données nécessaires.
      • Edition des suppléments.
      • Gestion des signatures des Autorités.
      • Archivage et gestion de leur remise aux titulaires.
• Assurer un support administratif au corps académique et scientifique (équipe enseignante) :
  • Appui à l'encodage des programmes de cours dans la base de données.
  • Appui à la réalisation des horaires de cours, de défenses des mémoires et de travaux.
  • Soutien à l'encodage des notes.
  • Appui à la mise en application des décisions du jury de master.
• En collaboration avec le chargé de mission Doctorat et Recherche et la Présidente  de la Commission facultaire du doctorat :
  • Assurer un appui à l'administration du troisième cycle (Doctorat en Sciences de la Santé publique) : information, admission, inscription, suivi, équivalence, soutenance de thèse...
• Assurer la représentation de l'ESP :
  • En collaboration avec la chargée de communication de l'ESP :
    • Participer aux journées portes ouvertes, à la journée d'accueil des étudiant·es, aux salons, jobdays, soirées d'information, cérémonies de remise de diplômes, défenses publiques de thèse... et tout événement en lien avec les missions de l'Administration.
  • En lien avec l'équipe de l'Administration et les activités de la fonction
    • Participer activement à différents groupes de travail au sein du Pôle Santé, de l'Administration générale de l'ULB nécessaires à l'amélioration des applicatifs métiers notamment.

Le contenu de la charge de travail et des missions pourra être réexaminé à terme régulier en fonction des besoins de l'École et des projets institutionnels.

Profil

Profil :   

• Être titulaire d'un Bachelier en gestion administrative ou en assistanat de direction ou tout domaine utile à la fonction reconnu par la FWB.
• Avoir une expérience professionnelle pertinente d'au moins 3 ans est requise.
• Les candidat·es ayant validé un diplôme supérieur à un Bachelier ne pourront pas être retenu·es. 
• Les personnes possédant un diplôme étranger et/ou ayant une équivalence de la Communauté flamande, devront obtenir une équivalence de leur diplôme par la Fédération Wallonie-Bruxelles : (Demander une équivalence de diplôme en Fédération Wallonie-Bruxelles - Equivalences de diplômes) 

Connaissances et compétences générales et spécifiques au métier : 

Requises :

• Maîtrise des outils bureautiques (Microsoft 365)
• Bonnes qualités rédactionnelles en français
• Bonne communication et esprit d'équipe
• Capacité à collaborer avec divers départements.
• Bonne gestion du temps et capacité d'analyser et de traiter les priorités.
• Esprit d'initiative et capacité à proposer des solutions innovantes.

Atouts :

• Une connaissance de l'ULB (ou Etablissement d'enseignement supérieur) et de son fonctionnement.
• Bonne connaissance de l'anglais (Niv B2)

Diplôme

• Supérieur non universitaire

Compétences linguistiques

• Français (requis)

  • Comprendre : Expérimenté + (C2)
  • Écrire : Expérimenté + (C2)
  • Lire : Expérimenté + (C2)
  • Parler : Expérimenté + (C2)

• Anglais (atout)

  • Comprendre : Indépendant + (B2)
  • Écrire : Indépendant + (B2)
  • Lire : Indépendant + (B2)
  • Parler : Indépendant + (B2)

Avantages du poste

Nous offrons : 

• Un cadre de travail agréable et convivial au sein d'une institution avec des valeurs sociétales fortes.  
• Un environnement de travail dynamique sur des campus verdoyants et faciles d'accès, au cœur de la capitale de l'Europe.  
• Des avantages extra légaux (régime de congés attrayant, possibilité d'affiliation à une assurance hospitalisation, pension complémentaire, intervention dans les frais de déplacement...).  
• L'accès à une formation permanente.  
• Des restaurants universitaires éthiques et durables.  
• Un accès privilégié aux bibliothèques, à la culture et aux infrastructures sportives.  

Politique d'égalité des chances :  

A l'ULB, nous plaçons la diversité et l'égalité des chances au cœur de notre politique RH. Notre priorité est de valoriser les compétences et le potentiel de chaque candidat·e, sans distinction d'âge, de genre, d'orientation sexuelle, d'origine, de nationalité, de convictions ou de situation de handicap.  

Nous croyons en la richesse de toutes les différences.  

Aménagements raisonnables de la procédure de sélection :  

Vous êtes une personne en situation de handicap et souhaitez bénéficier d'aménagements raisonnables dans le cadre de la procédure de sélection ? 

N'hésitez pas à prendre contact avec notre équipe, handicap.drh@ulb.be, en charge de l'inclusion et de la diversité pour le personnel administratif, technique, de gestion et spécialisé. Nous envisagerons avec vous, les adaptations des tests de sélection et celles des conditions de l'entretien.  

Soyez assuré·e de la confidentialité de cette information.  

Décision administrative

Informations supplémentaires

Intéressé·e? Postulez uniquement via le lien ci-dessous :

efficy.ulb.ac.be/public/guest?app=ulbPATGS&page=Publ.htm&code=x5EkRSf0BAjysshDkEOm

Les candidat·es ne respectant pas la procédure et/ou les prérequis ne seront pas retenu·es.

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