Office manager H/F/X

Description de l'entreprise

Notre client est une entreprise spécialisée dans l'installation photovoltaïque, les batteries de stockage et les bornes de recharge pour véhicules électriques en Belgique.

Description de la fonction

Ce poste central couvre deux volets complémentaires : un volet commercial (traitement des leads, devis) et un volet de suivi client / coordination opérationnelle (facturation, planification, relation avec les sous-traitants, démarches administratives). Vous serez l'interlocuteur·rice de référence du client tout au long de son projet, et le point de contact qui fait respecter les procédures auprès des équipes techniques et sous-traitantes.

Missions principales

• Réceptionner et attribuer les leads commerciaux aux membres de l'équipe de vente selon les règles internes.
• Aide à l'établissement des devis clients .
• Émettre les factures clients et assurer le suivi des paiements.
• Être l'interlocuteur·rice principal·e du client pour toute la durée du projet (appels, emails, points d'avancement).
• Planifier les interventions et les chantiers avec les équipes internes et sous-traitantes.
• Réceptionner et vérifier les documents post-chantier (rapports, attestations, photos, etc.).
• Suivre l'avancement des chantiers pour s'assurer de leur bonne finalisation dans les délais.
• Gérer le suivi administratif réglementaire : inspection électrique, déclarations et démarches auprès du gestionnaire de réseau (ORES, Sibelga.).
• Faire respecter les procédures internes auprès des techniciens et sous-traitants, en s'assurant de la remontée complète des informations nécessaires au bon déroulement du dossier.

Profil

• Expérience confirmée en gestion administrative, coordination de projets ou fonction similaire (office management, back-office commercial, coordination technique.).
• À l'aise avec les outils CRM et bureautiques
• Aisance avec les chiffres : établissement de devis, factures, suivi de paiements.
• Une connaissance du secteur de l'énergie, du bâtiment ou des installations techniques est un atout, mais n'est pas indispensable.

Qualités personnelles

• Très grande rigueur et sens de l'organisation : capacité à gérer plusieurs dossiers en parallèle, du devis à la clôture administrative.
• Assertivité : à l'aise pour interagir avec des techniciens et sous-traitants sur le terrain, et pour faire respecter les procédures et les délais sans relâche.
• Excellent relationnel client : capacité à rassurer, informer et relancer les clients par téléphone comme par écrit.
• Autonomie et esprit d'initiative, tout en sachant remonter les informations clés à la direction.
• Bonne résistance au stress et flexibilité face aux imprévus de chantier.

Compétences linguistiques

• Français (atout)

  • Comprendre : Expérimenté - (C1)
  • Écrire : Expérimenté - (C1)
  • Lire : Expérimenté - (C1)
  • Parler : Expérimenté - (C1)

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