Event Assistant - Agence Kanal Hospitality H/F/X

Description de l'entreprise

KANAL-Centre Pompidou est un nouveau musée interdisciplinaire d'art moderne et contemporain à Bruxelles initié par la Région de Bruxelles-Capitale. Le musée sera installé dès novembre 2026 dans les anciens bâtiments du garage Citroën à Yser, le long du canal. Son développement et sa gestion sont confiés à la Fondation KANAL en collaboration avec le Centre Pompidou.  

4 agences commerciales (Food & Beverage, Experience, Developpement et Hospitality) soutiennent ses activités. En synergie, elles créent des expériences immersives alliant art, gastronomie et hospitalité tout en contribuant au développement économique local à Bruxelles. L'humain est au cœur des projets des agences; leurs espaces sont conviviaux, dynamiques et accessibles. Elles ont pour ambition de devenir un modèle d'innovation, de durabilité, d'inclusion sociale et de diversité. 

Description de la fonction

Vos tâches 

Gestion de projet :

• Assister à la préparation des dossiers de production. 
• Mettre à jour les rétroplannings et les outils de suivi. 
• Préparer les documents opérationnels (feuilles de route, listes de contacts, check-lists, etc.). 
• Effectuer les suivis administratifs liés aux projets. 

Coordination logistique 

• Participer à la réservation des lieux, du matériel et des prestations. 
• Assurer le suivi des commandes et des livraisons de services. 
• Vérifier la disponibilité des ressources nécessaires à chaque événement. 

Relation avec les prestataires 

• Contacter les fournisseurs selon les instructions de responsables. 
• Confirmer les prestations et transmettre les informations pratiques. 
• Participer au contrôle de la qualité des prestations et services. 

Relation client 

• Répondre aux demandes courantes des clients. 
• Préparer les supports de présentation et les comptes rendus. 
• Participer aux réunions lorsque nécessaire. 
• Effectuer des repérages du site 

Exploitation des événements 

• Pouvoir se rendre disponible pour accueillir les intervenants, prestataires et participants. 
• Veiller au bon déroulement des opérations sur site sous la supervision des responsables. 
• Identifier les imprévus et les remonter rapidement au responsable de projet. 

Suivi administratif 

• Classer et archiver les documents des projets. 
• Mettre à jour les bases de données clients et fournisseurs. 
• Compléter et envoyer les conventions et les conditions générales 
• Participer au suivi des factures et des dépenses. 
• Préparer les éléments nécessaires au bilan de chaque événement. 
• Assurer un suivi administratif des échanges avec les clients.

Profil

Votre profil 

• Titulaire d'un Bachelier ou Master en événementiel, communication/ marketing, ou équivalent par expérience.
• Une première connaissance du secteur événementiel constitue un atout. 
• Bonne maitrise du français, néerlandais et anglais. 
• Sens de l'organisation et de la planification. Réactivité et capacité à gérer les priorités. 
• Excellent relationnel et sens du service. Esprit d'équipe. 
• Maitrise des Réseaux Sociaux (notamment Instagram) et expérience en « Content Creation » 
• Bonne connaissance des enjeux marketing et commerciaux, orientation résultats. 
• Excellentes aptitudes relationnelles. 
• Intérêt marqué pour la création contemporaine 

Compétences linguistiques

• Français (requis)

  • Comprendre : Indépendant + (B2)
  • Écrire : Indépendant + (B2)
  • Lire : Indépendant + (B2)
  • Parler : Indépendant + (B2)

• Néérlandais (requis)

  • Comprendre : Indépendant + (B2)
  • Écrire : Indépendant + (B2)
  • Lire : Indépendant + (B2)
  • Parler : Indépendant + (B2)

• Anglais (requis)

  • Comprendre : Indépendant + (B2)
  • Écrire : Indépendant + (B2)
  • Lire : Indépendant + (B2)
  • Parler : Indépendant + (B2)

Avantages du poste

Nous vous offrons

• Un contrat à durée indéterminée à temps plein. 
• Une rémunération attractive et des avantages extra-légaux : 
  • 5 jours de congé extra légaux.
  • Abonnement au réseau STIB
  • Abonnement de GSM
  • Chèques-repas d'une valeur de 8 euros
• Un travail dans un environnement stimulant et en construction! 

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