Event Assistant - Agentschap Kanal Hospitality M/V/X

Beschrijving van het bedrijf

Kanal-Centre Pompidou 

Kanal-Centre Pompidou is het nieuwe museum voor moderne en hedendaagse kunst en architectuur in Brussel, op initiatief van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest. Het museum opent in november 2026 de deuren in de oude Citroëngarage aan IJzer, vlak bij het kanaal. De Stichting Kanal zorgt samen met het Centre Pompidou voor de ontwikkeling en het beheer van het museum.

Kanal Hospitality

De activiteiten van de Stichting Kanal wordt ondersteund door vier commerciële agentschappen: F&B, Experience, Development en Hospitality. Samen creëren ze meeslepende ervaringen in het snijvlak van kunst, gastvrijheid en gastronomie en dragen ze bij aan de lokale economische ontwikkeling in Brussel. De mens staat altijd centraal in de projecten van de agentschappen: ze streven ernaar een toonbeeld te worden van innovatie, duurzaamheid, sociale inclusie en diversiteit. Die ambitie vertaalt zich ook in de ruimtes die worden verhuurd en beheerd door Kanal Hospitality: het zijn plekken die uitblinken in gezelligheid, dynamiek en toegankelijkheid. 

Beschrijving van de functie

Functiebeschrijving

• Je helpt de verantwoordelijken bij het ontwerpen, plannen en uitvoeren van evenementen.
• Je werkt mee aan de logistieke, administratieve en operationele voorbereiding van projecten.
• Je ondersteunt de coördinatie van dienstverleners, leveranciers en partners.
• Je bewaakt de planningen en deadlines.
• Je werkt mee aan de voorbereiding van presentaties en vergaderingen met teams en klanten.
• Je biedt operationele ondersteuning tijdens evenementen.
• Je ziet toe op de naleving van de kwaliteitsnormen van het agentschap.
• Je draagt bij aan de voortdurende verbetering van interne processen en tools.
• Je werkt nauw samen met de verschillende afdelingen van de Stichting Kanal die verbonden zijn met de activiteiten van Kanal Hospitality.

Taken en verantwoordelijkheden

Projectcoördinatie

• Je werkt mee aan de voorbereiding van productiedossiers.
• Je houdt de retroplanningen en monitoringtools up-to-date.
• Je beheert de databases en operationele documenten (routebeschrijvingen, contactlijsten, checklists, enzovoort).
• Je volgt de administratie van projecten op.

Logistieke ondersteuning

• Je werkt mee aan het reserveren van ruimtes, materiaal en diensten.
• Je volgt bestellingen, leveringen en dienstverlening op.
• Je controleert de beschikbaarheid van de benodigde middelen/materialen voor elk evenement.

Coördinatie met dienstverleners

• Je contacteert dienstverleners en leveranciers volgens de instructies van de leidinggevenden.
• Je bevestigt geleverde diensten en speelt praktische informatie door.
• Je werkt mee aan de kwaliteitscontrole van de geleverde diensten. 

Klantrelaties

• Je beantwoordt vragen van klanten en volgt ze nauwgezet op.
• Je maakt presentatiematerialen en verslagen op.
• Je neemt deel aan vergaderingen als dat nodig is.
• Je inspecteert de ruimtes in het museum.

Organisatie van evenementen 

• Je bent persoonlijk aanwezig om sprekers, deelnemers, leveranciers en dienstverleners te verwelkomen.
• Je zorgt voor het vlot verloop van de voorbereidingen en activiteiten ter plaatse onder toezicht van de verantwoordelijken.
• Je signaleert problemen en pijnpunten en geeft die tijdig door aan de projectverantwoordelijke.

Administratieve opvolging

• Je ordent en archiveert projectdocumenten.
• Je houdt de databases van klanten en leveranciers up-to-date.
• Je vervolledigt en verstuurt overeenkomsten en algemene voorwaarden.
• Je volgt de facturatie en uitgaven mee op.
• Je werkt mee aan de evaluatie van de evenementen.
• Je doet de administratieve opvolging van de communicatie met klanten.

Jouw profiel

Profiel

• Je hebt een bachelor- of masterdiploma in eventmanagement, communicatie, marketing of een gelijkwaardige ervaring.
• Goede kennis van de evenementensector is een pluspunt.
• Je beheerst het Frans, Nederlands en Engels.
• Je bent een geboren planner en organisator: je speelt kort op de bal, stelt je prioriteiten en je werkt resultaat- en servicegericht.
• Je bent een diplomatische teamspeler en beschikt over uitstekende interpersoonlijke vaardigheden. 
• Je hebt kaas gegeten van sociale media (vooral Instagram) en content-creatie.
• Je hebt een neus voor marketing en gaat geen enkele commerciële uitdaging uit de weg.
• Je hebt een uitgesproken interesse in hedendaagse kunst en creatie.

Taalvaardigheden

• Frans (vereist)

  • Begrijpen : Onafhankelijk + (B2)
  • Schrijven : Onafhankelijk + (B2)
  • Lezen : Onafhankelijk + (B2)
  • Spreken : Onafhankelijk + (B2)

• Nederlands (vereist)

  • Begrijpen : Onafhankelijk + (B2)
  • Schrijven : Onafhankelijk + (B2)
  • Lezen : Onafhankelijk + (B2)
  • Spreken : Onafhankelijk + (B2)

• Engels (vereist)

  • Begrijpen : Onafhankelijk + (B2)
  • Schrijven : Onafhankelijk + (B2)
  • Lezen : Onafhankelijk + (B2)
  • Spreken : Onafhankelijk + (B2)

Voordelen van de betrekking

Aanbod

• Een voltijds contract van onbepaalde duur
• Een aantrekkelijk loon met tal van extralegale voordelen:
  • 5 extra vakantiedagen
  • MIVB- of NMBS-abonnement 
  • Gsm-abonnement
  • Maaltijdcheques ter waarde van 8 euro
• Een boeiende job in een stimulerende en dynamische werkomgeving!

Wil je meer weten over dit beroep of over een beroep dat erop lijk? Vind alle nuttige informatie op Beroepenpanorama. Beroepen Panorama