Gestionnaire de dossiers (CESS) H/F/X

Description de l'entreprise

La commune de Ganshoren est une commune résidentielle de la région Bruxelles-Capitale où il fait bon vivre et travailler. 

L'action de la commune a un impact, au quotidien, sur tous ses habitants, soit en tant que « relais » des décisions prises à d'autres niveaux de pouvoir (les communautés et régions, l'État fédéral), soit comme pouvoir local autonome, garant des droits et devoirs démocratiques de ses habitants.

Nous rejoindre, c'est :

• faire partie d'une administration à taille humaine qui compte environ 220 collaborateurs et qui est représentative de la diversité de la population de la région Bruxelles-Capitale
• coopérer avec des professionnels et gens de métier pour atteindre les objectifs définis dans le cadre des missions communales
• partager les valeurs d'intégrité et de déontologie propres à nos fonctions

Description de la fonction

MISSIONS

Les missions du Secrétariat communal sont multiples et variées, ce qui a valu au service d'être requalifié en tant que « département des Affaires générales », cette dernière appellation reflétant plus fidèlement les missions que le département remplit au quotidien. Il regroupe des agents qui s'occupent de matières concernant l'ensemble de l'administration : la centralisation et la préparation des dossiers à soumettre au Collège et au Conseil communal, et le suivi des décisions arrêtées par ces deux organes ; la communication, l'informatique, le secrétariat, l'archivage, la planification d'urgence, la sécurité de l'information et de la protection des données à caractère personnel, le contrôle interne, simplification administrative et digitalisation des processus, etc...

Sous l'autorité du chef de service, l'assistant·e administratif·ve assure la gestion et le suivi des dossiers qui lui sont confiés. Il·Elle intervient dans les différents domaines et activités gérés par le service.

POSITION HIÉRARCHIQUE (sous la responsabilité du responsable logistique)

TACHES 

• Soutien au service en matière de communication bilingue (français-néerlandais) (mi-temps)
  • Diffusion des notes de service et information au personnel communal et des ASBL bilingue (français-néerlandais)
  • Support pour la mise à jour des informations sur le site internet, d'intranet, des publications Facebook et LinkedIn bilingue (français-néerlandais)
• Soutien au service en matières administrative et logistique (mi-temps)
  • Fournir des informations administratives (documents, procédures, délais)
  • Encoder et mettre à jour des dossiers administratifs
  • Rédiger des courriers 
  • Assurer le dispatching des signataires et courriers
  • Gérer la boite email générale de Ganshoren (réception des courriels et transfert dans les services concernés)
  • Support logistique pour l'organisation des séances du conseil communal (préparation de la salle)
• Back up de ses collègues en communication et secrétariat
• Toute autre tâche nécessaire à la continuité des services communaux

DIVERS 

Peut-être amené à travailler en soirée pour préparer des séances du Collège (1 fois par semaine) et du Conseil (1 fois par mois) et parfois le week-end (ponctuellement mise à jour du site de la commune, peut se faire à distance)

Profil

COMPETENCES TECHNIQUES 

• CESS ou équivalent
• Maîtrise orale du français et/ou du néerlandais avec une bonne maitrise de la seconde langue (communication professionnelle orale et écrite dans les 2 langues nationales) et de préférence, être en possession du brevet travaillerpour.be 9§2 suffisant pour la deuxième langue (français ou néerlandais) ou être disposé à passer les épreuves afin de l'obtenir
• Très bonne orthographe dans les deux langues nationales
• Utilisation courante des outils bureautique de base (word, excel, outlook), des logiciels métier 
• Connaissances de base du fonctionnement de l'administration (Nouvelle Loi Communale)
• Savoir appliquer des procédures administratives est un atout

COMPETENCES COMPORTEMENTALES

• Agir avec intégrité et professionnalisme
• Coopérer (Soutenir les collègues de son département dans leurs tâches administratives ; Collaborer avec les différents services communaux)
• Travailler orienté résultat
• Analyser
• Structurer son travail (Assurer le respect des procédures)

Diplôme

• Secondaire supérieur

Compétences linguistiques

• Français (requis)

  • Comprendre : Indépendant + (B2)
  • Écrire : Indépendant + (B2)
  • Lire : Indépendant + (B2)
  • Parler : Indépendant + (B2)

• Néérlandais (requis)

  • Comprendre : Indépendant + (B2)
  • Écrire : Indépendant + (B2)
  • Lire : Indépendant + (B2)
  • Parler : Indépendant + (B2)

Avantages du poste

NOTRE OFFRE 

• Contrat à durée déterminée temps-plein (37h30 par semaine) de 6 mois
• Horaire flottant
• Traitement : Echelle barémique de niveau C1 de la Charte Sociale (2.618,37 € brut mensuel, allocations règlementaires non-comprises, ancienneté 0)
• Possibilité de faire valoir toute l'ancienneté dans le secteur public et jusqu'à 6 ans d'expérience utile dans le secteur privé. 
• Possibilité d'octroi d'une prime de bilinguisme sur présentation du certificat linguistique requis
• Intervention dans les frais de transport domicile-lieu de travail pour les transports en commun, prime vélo et prime piéton
• Abonnement STIB offert
• Tarif préférentiel pour l'assurance hospitalisation
• 2ème pilier de pension
• Primes du Service Social Collectif et avantages et réductions via Benefits@Work
• Possibilité de télétravailler 1 jour par semaine après une période d'adaptation
• Journées team building
• Sport au travail : dispense de service de 45 minutes maximum 2 fois par semaine sur le temps de midi pour participer à des activités sportives proposées par l'employeur
• Titre repas 6,50 € par jour (1,09 € à charge du travailleur)

Informations supplémentaires

COMMENT POSTULER ?

Envoyez votre candidature  composée de : 

• votre CV (sans photo) 
• votre lettre de motivation 
• une copie de votre diplôme (CESS) ou équivalent
• éventuellement, une copie de l'attestation linguistique art 9§2 élémentaire

au plus tard le 31 août 2026.

L'administration prendra contact avec les candidats au plus tôt le 1er septembre 2026 afin de programmer la suite de la procédure de sélection. Cette dernière comportera un test écrit propre à la fonction et un entretien avec un jury de sélection. 

/!\ Les candidatures incomplètes ou reçues hors délais ne seront pas prises en considération pour cette sélection. /!\

Notre politique du personnel est basée sur la diversité et l'égalité des chances. Nous sélectionnons les candidats en fonction de leurs qualités, quels que soient leur âge, leur genre, leur origine, leurs convictions, leur handicap, leur nationalité, etc.

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