Dossierbeheerder (HSO) M/V/X

Beschrijving van het bedrijf

Ganshoren is een overwegend residentiële gemeente in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest, waar het goed wonen en werken is.

De gemeente heeft dus dagelijks een impact op de inwoners die op haar grondgebied wonen en wel op twee manieren: hetzij als "tussenpersoon" voor de beslissingen die op andere bevoegdheidsniveaus worden genomen (de gemeenschappen en de gewesten, de federale Staat); hetzij als `autonoom plaatselijk bestuur' dat de democratische rechten en plichten van zijn inwoners waarborgt.

Bij ons werken betekent:

• deel uitmaken van een administratie op mensenmaat die met ongeveer 220 medewerkers representatief voor de diversiteit van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest is 
• samenwerken met professionals en vaklui om de doelstellingen te bereiken die zijn bepaald in het kader van de opdrachten van de gemeente
• de waarden van integriteit en deontologie delen

Beschrijving van de functie

MISSIES

De opdrachten van het Gemeentesecretariaat zijn talrijk en uiteenlopend. Daarom werd de dienst hernoemd tot « departement Algemene Zaken », een benaming die beter aansluit bij de opdrachten die het departement dagelijks uitvoert. Het departement verenigt medewerkers die zich bezighouden met materies die betrekking hebben op het volledige gemeentebestuur: de centralisatie en voorbereiding van de dossiers die aan het College van burgemeester en schepenen en de Gemeenteraad worden voorgelegd, evenals de opvolging van de beslissingen van beide organen; communicatie, informatica, secretariaat, archivering, noodplanning, informatiebeveiliging en de bescherming van persoonsgegevens, interne controle, administratieve vereenvoudiging en digitalisering van processen, enz.

Onder het gezag van het diensthoofd staat de administratief medewerker in voor het beheer en de opvolging van de aan hem/haar toevertrouwde dossiers. Hij/Zij werkt mee aan de verschillende domeinen en activiteiten die door de dienst worden beheerd.

TAKEN 

In samenwerking met de andere medewerkers van de dienst:

• Ondersteuning van de dienst op het vlak van tweetalige communicatie (Frans-Nederlands) (halftijds) 
  • Dienstnota's en informatie verspreiden naar het gemeentepersoneel en naar de tweetalige vzw's (Frans-Nederlands) 
  • Ondersteuning bieden bij het actualiseren van informatie op de website en het intranet, alsook bij de tweetalige publicaties (Frans-Nederlands) op Facebook en LinkedIn 
• Ondersteuning van de dienst op administratief en logistiek vlak (halftijds) 
  • Administratieve informatie verstrekken (documenten, procedures, termijnen) 
  • Administratieve dossiers invoeren en actualiseren 
  • Brieven opstellen 
  • Instaan voor de verdeling van de te ondertekenen documenten en de briefwisseling 
  • De algemene e-mailbox van Ganshoren beheren (e-mails ontvangen en doorsturen naar de betrokken diensten) 
  • Logistieke ondersteuning bieden bij de organisatie van de zittingen van de gemeenteraad (zaal klaarmaken) 
• Back-up zijn voor collega's op het vlak van communicatie en secretariaat 
• Alle andere taken uitvoeren die noodzakelijk zijn voor de continuïteit van de gemeentelijke dienstverlening

VARIA 

Kan gevraagd worden om 's avonds te werken ter voorbereiding van de zittingen van het College van burgemeester en schepenen (één keer per week) en van de Gemeenteraad (één keer per maand), en occasioneel in het weekend (voor het bijwerken van de gemeentelijke website; dit kan vanop afstand gebeuren).

Jouw profiel

TECHNISCHE VAARDIGHEDEN

• In het bezit zijn van een diploma hoger secundair onderwijs of vergelijkbaar
• Een mondelinge beheersing van het Frans en/of het Nederlands, met een goede beheersing van de tweede taal (professionele mondelinge en schriftelijke communicatie in beide landstalen) en bij voorkeur in het bezit zijn van het certificaat Werkenvoor.be overeenkomstig artikel 9, §2, dat volstaat voor de tweede taal (Frans of Nederlands), of bereid zijn de examens af te leggen om dit certificaat te behalen. 
• Zeer goede spelling in beide landstalen.
• Algemeen gebruik van het Office-pakket (word, excel, outlook, power point)
• Basiskennis van hoe een gemeentebestuur werkt (Nieuwe Gemeentewet)
• Basiskennissen van administratieve procedures in een gemeentebestuur is een pluspunt.

GEDRAGSCOMPETENCIES

• Handelen met integriteit en professionaliteit 
• Samenwerken/teamspirit (collega's van het eigen departement ondersteunen bij hun administratieve taken; samenwerken met de verschillende gemeentelijke diensten).
• Resultaatgericht werken
• Analyseren
• Eigen werk structureren (toezien op de naleving van de procedures)

Diploma

• Hoger middelbaar

Taalvaardigheden

• Frans (vereist)

  • Begrijpen : Onafhankelijk + (B2)
  • Schrijven : Onafhankelijk + (B2)
  • Lezen : Onafhankelijk + (B2)
  • Spreken : Onafhankelijk + (B2)

• Nederlands (vereist)

  • Begrijpen : Onafhankelijk + (B2)
  • Schrijven : Onafhankelijk + (B2)
  • Lezen : Onafhankelijk + (B2)
  • Spreken : Onafhankelijk + (B2)

Voordelen van de betrekking

CONTRACTUELE VOORWAARDEN

• Voltijds arbeidsovereenkomst van bepaalde duur (37u30 per week - 6 maanden)
• Glijdende uurrooster 
• Weddeschaal: salarisschaal van niveau C1 van het Sociaal Handvest (maandelijks 2.618,37 € bruto, wettelijke toelagen niet inbegrepen, anciënniteit 0)
• Mogelijkheid rekening te houden met de volledige anciënniteit in de openbare sector en tot 6 jaar nuttige ervaring in de privésector
• Tweetaligheidspremie indien in het bezit van het vereiste taalbrevet
• Tussenkomst in de kosten voor het openbaar vervoer voor het woon-werkverkeer, fiets- en voetgangerspremie
• MIVB-abonnement
• Voorkeurstarief voor de hospitalisatieverzekering
• 2de pensioenpijler
• Premies van de Collectieve Sociale Dienst + voordelen en korting met Benefits@work
• Mogelijkheid om 1 dag per week telewerken na een inwerkperiode
• Teambuilding-dagen
• Sport op het werk: maximaal 45 minuten per keer, 2 keer per week tijdens de lunchpauze om deel te nemen aan sportactiviteiten georganiseerd door de gemeente
• Maaltijdcheque van 6,50 € per dag (1,09 € ten laste van de werknemer)

Extra informatie

WENST U TE SOLLICITEREN?

Stuur uw kandidatuur bestaande uit:

• CV (zonder foto)
• Motivatiebrief 
• Kopij van uw diploma (HSO) of vergelijkbaar 
• Indien van toepassing, een kopie van het taalattest art 9§2

uiterlijk tegen 31 augustus 2026.

De administratie zal ten vroegste op 1er september 2026 contact opnemen met de geselecteerde kandidaten teneinde de verdere selectieprocedure te plannen. Deze omvat een specifieke schriftelijke test voor de functie en een gesprek met een selectiepanel. 

/!\ Kandidaturen  die na de deadline ontvangen worden of onvolledig zijn, zullen niet in aanmerking komen voor deze selectie /!\

Ons personeelsbeleid is gebaseerd op diversiteit en gelijke kansen. Wij selecteren kandidaten op basis van hun kwaliteiten, ongeacht hun leeftijd, geslacht, afkomst, geloof, handicap, nationaliteit, enz.

Wil je meer weten over dit beroep of over een beroep dat erop lijk? Vind alle nuttige informatie op Beroepenpanorama. Beroepen Panorama