Secrétaire médicale FPIe (= période de formation de 6 mois + contrat de travail de min. 6 mois) H/F/X

Description de l'entreprise

Notre entreprise organise des transports médicaux pour des patients assis, à mobilité réduite ou couchés. Nous collaborons quotidiennement avec les patients et leurs familles, les hôpitaux, les maisons de repos, les professionnels de santé, les mutuelles et différents partenaires institutionnels. 

Description de la fonction

La personne engagée intégrera notre service administratif et opérationnel. Elle assurera l'accueil téléphonique, l'encodage des demandes de transport, la planification des missions ainsi que le suivi administratif des dossiers. 

• Répondre aux appels des patients, de leurs familles et des professionnels de santé ; 
• Recueillir avec précision les informations nécessaires à l'organisation des transports médicaux ; 
• Identifier les besoins des patients : transport assis, en chaise roulante ou couché, accompagnement ou équipement particulier ;
• Encoder les données des patients et les demandes de transport dans le logiciel MediFleet ; 
• Planifier les transports et vérifier les horaires, les lieux de prise en charge et les destinations ; 
• Assurer la coordination entre les patients, les établissements de soins, les ambulanciers, les chauffeurs et le service de dispatching ; 
• Confirmer, modifier ou annuler les transports ; 
• Traiter les demandes récurrentes, notamment celles liées aux dialyses, consultations et traitements réguliers ; 
• Préparer, vérifier et mettre à jour les dossiers administratifs ; 
• Assurer le suivi des documents, des prestations et des informations nécessaires à la facturation; 
• Communiquer avec les hôpitaux, les maisons de repos, les mutuelles et les autres partenaires ; 
• Traiter les courriels et assurer le classement des documents ; 
• Respecter strictement le secret professionnel, la confidentialité des données médicales et les dispositions du RGPD ; 
• Signaler rapidement toute difficulté ou information importante à la direction et aux équipes opérationnelles. 

Profil

Nous recherchons une personne disposant déjà d'une formation ou d'une expérience comme secrétaire médical(e), ainsi que d'une bonne connaissance du secteur médical ou paramédical. 

• Être éligible au dispositif FPIE/IBO ; 
• Avoir suivi une formation de secrétaire médical(e) ou disposer d'une expérience équivalente ; 
• Posséder une première expérience dans une entreprise similaire et/ou dans le secteur médical est un atout ;
• Connaître le fonctionnement général du secteur médical belge est un atout ; 
• Être familiarisé(e) avec le vocabulaire médical et les échanges avec les patients et les professionnels de santé ; 
• Savoir utiliser des logiciels de suivi médical ou administratif ; 
• Comprendre les principes d'encodage, de planification et de suivi d'une demande de transport ; 
• Avoir d'excellentes connaissances en français, à l'oral comme à l'écrit ainsi que de (très) bonnes connaissances en néerlandais ; 
• Être à l'aise au téléphone et maîtriser les outils informatiques courants, dont Suite Office® ; 
• Savoir gérer plusieurs demandes simultanément et déterminer les priorités ; 
• Être organisé(e), rigoureux(se), réactif(ve) et ponctuel(le) ; 
• Faire preuve de patience, d'empathie et de professionnalisme dans les contacts avec les patients; 
• Être capable de travailler de manière autonome et en collaboration avec les ambulanciers, les chauffeurs et la direction ; 

• Faire preuve d'une grande discrétion dans le traitement des informations confidentielles. 

  Objectif de la FPIE/IBO 

• La personne recherchée doit déjà disposer de bonnes bases en secrétariat médical et d'une connaissance du logiciel MediFleet. 
• La période de formation aura principalement pour objectif de la familiariser avec : 
• L'organisation interne de Healthcare Group ; 
• Les particularités du transport ambulancier et médical ; 
• Nos procédures d'accueil et de prise en charge des demandes ; 
• Notre utilisation quotidienne de MediFleet ; 
• La planification des transports et la coordination avec les équipes de terrain ; 
• Nos procédures administratives et de facturation ; 
• Nos modalités de collaboration avec les hôpitaux, les maisons de repos, les mutuelles et les autres partenaires ; 

• Nos exigences en matière de qualité, de confidentialité et de protection des données. 

  NB: Il ne s'agit pas d'une formation complète au métier de secrétaire médical(e), mais d'une formation pratique destinée à adapter les connaissances et les compétences de la personne engagée aux méthodes, aux outils et aux activités propres à Healthcare Group. 

Diplôme

• Secondaire supérieur

Compétences linguistiques

• Français (requis)

  • Comprendre : Expérimenté + (C2)
  • Écrire : Expérimenté + (C2)
  • Lire : Expérimenté + (C2)
  • Parler : Expérimenté + (C2)

• Néérlandais (requis)

  • Comprendre : Indépendant + (B2)
  • Écrire : Elémentaire (A)
  • Lire : Elémentaire (A)
  • Parler : Indépendant + (B2)

Avantages du poste

• Une « FPIe » de 6 mois (= période de formation de 6 mois + contrat de travail de min. 6 mois à la clé)
• Prestations à temps plein, à raison de 38h/semaine, du Lundi au Vendredi, de 8h30 à 17h30 (1h de pause)
• Un salaire lié aux barèmes de la CP 330.04, assorti d'avantages extralégaux
• Lieu de travail : 196-202, Rue Théodore Verhaegen - 1060 Bruxelles

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