Assistant(e) Family Office & Coordination des Résidences H/F/X

Description de l'entreprise

Notre client est un family office.

Description de la fonction

Les responsabilités principales d'Assistant Family Office & Coordination des Résidences (h/f/x) :

Administration du family office et de ses Holdings (priorité)

• Suivre les appels de fonds (capital calls) des fonds dans lesquels la holding familiale investit : échéances, documents, confirmations
• Préparer les paiements dans les plateformes bancaires, pour validation par la famille, et en assurer le suivi
• Être le point de contact du comptable externe : rassembler et transmettre les pièces, répondre à ses questions, respecter son calendrier
• Tenir en ordre les dossiers des sociétés : correspondance, registres, documents d'assemblée, échéances légales et dépôts
• Suivre les contrats fournisseurs, les assurances, les renouvellements et les garanties
• Préparer des aperçus simples à la demande : dépenses par maison, budget et réalisé, échéances à venir.
• Ce n'est pas un poste financier : ni analyse, ni comptabilité, ni clôture. Le comptable reste en place.

Soutien à la famille

• Réserver vols, trains, hôtels, voitures de location et transferts pour la famille et ses invités, et garder itinéraires, billets et documents de voyage au même endroit
• Tenir l'agenda partagé, organiser les réservations, les livraisons et les interventions autour de celui-ci
• Gérer l'administratif personnel : courrier, abonnements, documents de véhicules et d'assurances, renouvellements et échéances
• Structurer les demandes urgentes et peu formalisées, rassembler les informations manquantes et proposer une marche à suivre

Coordination des résidences

• Gérer les calendriers d'occupation et de location des maisons, en lien avec la famille et les agences de location
• Préparer les arrivées et organiser les départs : nettoyage, linge, chauffage ou climatisation, courses, ouverture et fermeture saisonnières
• Coordonner les équipes de nettoyage, de jardin et de piscine, et contrôler la qualité de leur travail
• Faire appel aux intervenants et entrepreneurs locaux : demander des devis, organiser les interventions, vérifier le travail et valider les factures
• Tenir un manuel numérique par maison : contacts, codes d'accès, modes d'emploi, procédures et inventaire
• Suivre les charges, les assurances et la conformité des locations (enregistrements, taxes de séjour, licences), et tenir un budget par maison avec un rapport mensuel.

Le côté technique est confié à des intervenants locaux : vous coordonnez, vous ne réparez pas. Si vous êtes à l'aise pour régler vous même de petites choses sur place, c'est un plus, sans que ce soit attendu.

Robert Half BV and Robert Half Project Sourcing BV process the data from applicants that is required to carry out the application process. You can find more information on data protection, in particular on your rights, at https://www.roberthalf.com/be/en/privacy.

Profil

Le profil requis pour le poste de l'Assistant Family Office & Coordination des Résidences (h/f/x) :

• Au moins 5 ans d'expérience en assistanat de direction, office management, family office, étude notariale, cabinet d'avocats ou gestion de patrimoine privé. Une expérience auprès d'une famille privée est un atout sérieux
• À l'aise avec des documents comptables et administratifs. Vous n'êtes pas comptable, mais vous comprenez ce qu'un comptable attend et vous le lui fournissez à temps
• Organisé, fiable et discret. Vous travaillez avec des informations confidentielles et vous les traitez comme telles
• Capable de garder votre calme et votre structure dans un environnement qui ne l'est pas toujours, et de décider seul sur les sujets du quotidien
• Français et anglais impeccable exigés, néerlandais souhaité, espagnol un plus
• Permis B et disposition à vous déplacer plusieurs fois par an, avec de la souplesse en haute saison
• À l'aise avec les outils numériques : plateformes bancaires, tableurs, agenda partagé, messagerie, plateformes de réservation et de location

Compétences linguistiques

• Français (atout)

  • Comprendre : Expérimenté - (C1)
  • Écrire : Expérimenté - (C1)
  • Lire : Expérimenté - (C1)
  • Parler : Expérimenté - (C1)

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