Assistant(e) Family Office & Coordination des Résidences H/F/X

Beschrijving van het bedrijf

Notre client est un family office.

Beschrijving van de functie

Les responsabilités principales d'Assistant Family Office & Coordination des Résidences (h/f/x) :

Administration du family office et de ses Holdings (priorité)

• Suivre les appels de fonds (capital calls) des fonds dans lesquels la holding familiale investit : échéances, documents, confirmations
• Préparer les paiements dans les plateformes bancaires, pour validation par la famille, et en assurer le suivi
• Être le point de contact du comptable externe : rassembler et transmettre les pièces, répondre à ses questions, respecter son calendrier
• Tenir en ordre les dossiers des sociétés : correspondance, registres, documents d'assemblée, échéances légales et dépôts
• Suivre les contrats fournisseurs, les assurances, les renouvellements et les garanties
• Préparer des aperçus simples à la demande : dépenses par maison, budget et réalisé, échéances à venir.
• Ce n'est pas un poste financier : ni analyse, ni comptabilité, ni clôture. Le comptable reste en place.

Soutien à la famille

• Réserver vols, trains, hôtels, voitures de location et transferts pour la famille et ses invités, et garder itinéraires, billets et documents de voyage au même endroit
• Tenir l'agenda partagé, organiser les réservations, les livraisons et les interventions autour de celui-ci
• Gérer l'administratif personnel : courrier, abonnements, documents de véhicules et d'assurances, renouvellements et échéances
• Structurer les demandes urgentes et peu formalisées, rassembler les informations manquantes et proposer une marche à suivre

Coordination des résidences

• Gérer les calendriers d'occupation et de location des maisons, en lien avec la famille et les agences de location
• Préparer les arrivées et organiser les départs : nettoyage, linge, chauffage ou climatisation, courses, ouverture et fermeture saisonnières
• Coordonner les équipes de nettoyage, de jardin et de piscine, et contrôler la qualité de leur travail
• Faire appel aux intervenants et entrepreneurs locaux : demander des devis, organiser les interventions, vérifier le travail et valider les factures
• Tenir un manuel numérique par maison : contacts, codes d'accès, modes d'emploi, procédures et inventaire
• Suivre les charges, les assurances et la conformité des locations (enregistrements, taxes de séjour, licences), et tenir un budget par maison avec un rapport mensuel.

Le côté technique est confié à des intervenants locaux : vous coordonnez, vous ne réparez pas. Si vous êtes à l'aise pour régler vous même de petites choses sur place, c'est un plus, sans que ce soit attendu.

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Jouw profiel

Le profil requis pour le poste de l'Assistant Family Office & Coordination des Résidences (h/f/x) :

• Au moins 5 ans d'expérience en assistanat de direction, office management, family office, étude notariale, cabinet d'avocats ou gestion de patrimoine privé. Une expérience auprès d'une famille privée est un atout sérieux
• À l'aise avec des documents comptables et administratifs. Vous n'êtes pas comptable, mais vous comprenez ce qu'un comptable attend et vous le lui fournissez à temps
• Organisé, fiable et discret. Vous travaillez avec des informations confidentielles et vous les traitez comme telles
• Capable de garder votre calme et votre structure dans un environnement qui ne l'est pas toujours, et de décider seul sur les sujets du quotidien
• Français et anglais impeccable exigés, néerlandais souhaité, espagnol un plus
• Permis B et disposition à vous déplacer plusieurs fois par an, avec de la souplesse en haute saison
• À l'aise avec les outils numériques : plateformes bancaires, tableurs, agenda partagé, messagerie, plateformes de réservation et de location

Taalvaardigheden

• Frans (troef)

  • Begrijpen : Vaardig - (C1)
  • Schrijven : Vaardig - (C1)
  • Lezen : Vaardig - (C1)
  • Spreken : Vaardig - (C1)

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