Assistant administratif (accueil - soutien aux services facilitaires) H/F/X

Description de l'entreprise

Nous recherchons un assistant administratif pour apporter son soutien aux services généraux. 

Vous occuperez une double fonction : d'une part, vous apporterez votre soutien à l'équipe technique de la direction des services généraux et, d'autre part, vous assurerez l'accueil sur l'un de nos sites ; en d'autres termes, vous veillerez à la bonne gestion des commandes et des contrats de maintenance et vous serez chargé(e) de l'accueil et de l'enregistrement des visiteurs et des échantillons de laboratoire. 

 

Description de la fonction

Vos tâches comprennent notamment : 

¿ assurer l'accueil et l'enregistrement des échantillons (et leur distribution ultérieure) ainsi que des visiteurs ; 

¿ gérer le standard téléphonique, traiter le courrier, etc. ; 

¿ gérer les commandes : établir et saisir les demandes d'achat des techniciens des services généraux ; gérer les fournisseurs, l'affectation budgétaire, etc. ; 

¿ la gestion et le suivi des contrats de maintenance (y compris le suivi budgétaire) ; 

¿ diverses tâches administratives pour l'équipe des services généraux ou d'autres départements sur le site. 

 

Vous travaillez en étroite collaboration avec vos collègues techniciens et avec les services de de l'Institut (achats, comptabilité, etc.). Le lieu de travail est le site à Uccle; de temps en temps, vous assurez l'accueil sur le site d'Ixelles. 

 

Profil

• Diplôme de l'enseignement secondaire supérieur au minimum 
• Très bonnes compétences administratives 
• Utilisateur expérimenté de Microsoft Windows et des systèmes ERP 
• Connaissances linguistiques : néerlandais et français (à l'oral comme à l'écrit) ; connaissances de base en anglais (à l'oral) 
• Compétences générales : bonnes aptitudes à la communication ; sens de l'organisation ; flexibilité et résistance au stress ; sens du service client ; autonomie et esprit d'initiative ; attitude positive ; esprit d'équipe 

Diplôme

• Secondaire supérieur

Compétences linguistiques

• Néérlandais (requis)

  • Comprendre : Expérimenté - (C1)
  • Écrire : Expérimenté - (C1)
  • Lire : Expérimenté - (C1)
  • Parler : Expérimenté - (C1)

• Français (requis)

  • Comprendre : Indépendant + (B2)
  • Écrire : Indépendant + (B2)
  • Lire : Indépendant + (B2)
  • Parler : Indépendant + (B2)

• Anglais (atout)

  • Comprendre : Indépendant - (B1)
  • Écrire : Indépendant - (B1)
  • Lire : Indépendant - (B1)
  • Parler : Indépendant - (B1)

Avantages du poste

• CDD de 1an pouvant être suivi d'un CDI.
• Horaire : lundi au vendredi de 8H à 16H ou de 9H à 17H.
• Rémunération selon les barèmes publiques fédéraux + avantages extra-légaux

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