Administratief medewerker (onthaal - ondersteuning facilitaire diensten) M/V/X

Beschrijving van het bedrijf

We zijn op zoek naar een administratief medewerker voor de ondersteuning van de Facilitaire diensten. 

Je hebt een dubbele functie, nl. een ondersteuning van het technische team van de directie Facilitaire diensten en het onthaal op een van onze locaties; m.a.w. je zorgt voor het correcte beheer van de bestellingen en onderhoudscontracten en je staat in voor de ontvangst en registratie van bezoekers en labostalen. 

Beschrijving van de functie

Je taken omvatten onder meer: 

• instaan voor de ontvangst en registratie van stalen (en verdere verdeling) en van bezoekers; 
• bedienen telefooncentrale, verwerking van de post,...; 
• beheer van de bestellingen : opstellen en invoeren van de aankoopaanvragen van de technici van de facilitaire diensten; beheer van de leveranciers, budgettoewijzing,...; 
• beheer en opvolging van de onderhoudscontracten (incl. budgetopvolging); 
• diverse administratieve taken voor Facilities-team of andere afdelingen op de locatie. 

 

Je werkt nauw samen met de collega's technici en met de diensten van het Institut (aankoop, boekhouding,...). De plaats van tewerkstelling is de site van te Ukkel; sporadisch sta je in voor het onthaal op de site te Elsene. 

 

Jouw profiel

• Minimaal een opleiding hoger secundair onderwijs 
• Zeer goede administratieve vaardigheden 
• Ervaren gebruiker van Microsoft Windows en ERP-systemen 
• Talenkennis : Nederlands en Frans (zowel mondeling als schriftelijk); basiskennis Engels (mondeling) 
• Generieke competenties : goede communicatievaardigheden; georganiseerd; flexibel en stressbestendig; klantvriendelijk; zelfstandig en initiatief; positieve houding; collegiaal 

Diploma

• Hoger middelbaar

Taalvaardigheden

• Nederlands (vereist)

  • Begrijpen : Vaardig - (C1)
  • Schrijven : Vaardig - (C1)
  • Lezen : Vaardig - (C1)
  • Spreken : Vaardig - (C1)

• Frans (vereist)

  • Begrijpen : Onafhankelijk + (B2)
  • Schrijven : Onafhankelijk + (B2)
  • Lezen : Onafhankelijk + (B2)
  • Spreken : Onafhankelijk + (B2)

• Engels (troef)

  • Begrijpen : Onafhankelijk - (B1)
  • Schrijven : Onafhankelijk - (B1)
  • Lezen : Onafhankelijk - (B1)
  • Spreken : Onafhankelijk - (B1)

Voordelen van de betrekking

• Een contract van 1 jaar met een vaste looptijd
• Openingstijden : maandag tot vrijdag van 8.00 tot 16.00 uur of van 9.00 tot 17.00 uur.
• Vergoeding volgens de federale overheidsschalen + secundaire arbeidsvoorwaarden

Wil je meer weten over dit beroep of over een beroep dat erop lijk? Vind alle nuttige informatie op Beroepenpanorama. Beroepen Panorama