Secrétaire administratif H/F/X

Description de l'entreprise

Un CPAS proche des habitants de sa commune, un environnement verdoyant au sein de Bruxelles, un sentiment profond d'appartenance à une communauté œuvrant pour le bien-être et la dignité humaine, des services qui offrent un soutien et une aide sociale tenant compte des besoins particuliers de chaque citoyen, voici le cadre dans lequel chacun de nos travailleurs évolue.

Le CPAS de Jette procède au recrutement d'un secrétaire administratif (h/f/x) (niveau B) au sein du Service Traitements.

Mission
La personne titulaire du poste assure le support administratif du service Traitements. Elle garantit la collecte, le contrôle, l'encodage, la mise à jour et le suivi des données et dossiers nécessaires au traitement des rémunérations, au suivi administratif des situations individuelles, au reporting du service et au suivi budgétaire lié aux traitements. Elle veille au respect des échéances, des procédures internes, du cadre réglementaire applicable et des règles de confidentialité.

Description de la fonction

Assurer la préparation et la fiabilisation des données de traitement
- Recueillir, vérifier et actualiser les données individuelles et collectives ayant un impact sur la rémunération.
- Contrôler les contrats, modifications de prestations, absences, barèmes, avantages, indemnités, suppléments, retenues et autres éléments variables.
- Créer, compléter et mettre à jour les dossiers, fiches et encodages nécessaires dans les outils métiers.
- Détecter les incohérences, pièces manquantes ou anomalies et en assurer le suivi.

Assurer le traitement administratif du cycle paie
- Préparer les opérations mensuelles de traitement.
- Encoder les données nécessaires au calcul des rémunérations et effectuer les contrôles de cohérence.
- Contribuer aux opérations de calcul, de régularisation, de pécule, de retenue, de mandatement ou de transfert selon la répartition interne du service.
- Préparer, classer, diffuser ou archiver les documents liés au traitement des salaires et aux obligations associées.

Assurer le suivi administratif des dossiers individuels
- Renseigner les agents sur les éléments relevant de leur situation administrative et pécuniaire.
- Préparer ou traiter des documents tels qu'attestations, courriers, documents sociaux, notifications et suivis de dossier.
- Assurer le suivi administratif de situations particulières telles que sorties, saisies, avantages, mobilité, frais de transport, télétravail, carrière ou dossiers assimilés, selon la répartition des tâches du service.

Contribuer au suivi budgétaire et au reporting
- Tenir à jour les fichiers, tableaux de bord et outils de suivi budgétaire liés aux traitements.
- Préparer les éléments nécessaires aux prévisions, aux répartitions, aux justifications et aux suivis demandés par le service.
- Etablir des statistiques, reportings et tableaux de suivi utiles au pilotage du service.

Assurer la gestion documentaire et la traçabilité
- Rédiger, compléter, mettre en forme et vérifier des documents administratifs.
- Classer, archiver et retrouver rapidement les informations utiles.
- Assurer une traçabilité suffisante des opérations réalisées.
- Contribuer à la diffusion correcte des informations au sein du service.

Contribuer à la qualité, à la continuité et à l'amélioration du service
- Appliquer les procédures, la réglementation et les principes déontologiques.
- Signaler les anomalies, risques ou blocages au responsable.
- Proposer des simplifications, améliorations ou sécurisations de processus.
- Participer à la continuité du service et au remplacement ponctuel de collègues en fonction des besoins et des compétences.

Initiation et suivi des dossiers des organes délibérants
- Recueillir et vérifier les pièces nécessaires à la constitution d'un dossier.
- Préparer les projets de délibérations, annexes, courriers et éléments justificatifs nécessaires à l'instruction du dossier.
- Assurer le suivi administratif des dossiers avant, pendant et après leur passage devant l'organe compétent.
- ....

Profil

- Être titulaire d'un diplôme de Bachelier de type court ou d'un grade équivalent acquis via promotion dans le service public.
- Une expérience en administration du personnel, paie, service Traitements ou secteur public constitue un atout important.

Savoirs
- Connaissance du cadre réglementaire applicable à l'administration du personnel, aux traitements et aux obligations associées.
- Connaissance des règles de base en matière de paie, d'absences, de documents sociaux, de suivi budgétaire et d'archivage.
- Connaissance des principes de confidentialité et de protection des données du personnel.

Connaissances/savoir-faire
- Collecter, contrôler, fiabiliser et traiter des données administratives sensibles.
- Disposer d'une bonne maîtrise de l'outil informatique de base (MS 365, Word, Excel, outlook, internet, ...).
- Bonne maîtrise de la deuxième langue nationale (écrit et oral).
- Rédiger des courriers, attestations, tableaux, synthèses et suivis administratifs.
- Rechercher l'information pertinente et l'exploiter correctement.
- Gérer plusieurs échéances simultanées dans un calendrier contraint.
- Communiquer de manière claire, structurée et adaptée aux interlocuteurs.

Savoir-être
- Rigueur, précision, fiabilité.
- Sens élevé de la confidentialité et de la discrétion.
- Organisation et capacité à prioriser.
- Orientation résultat et qualité.
- Résistance au stress et respect des délais.
- Sens du service, écoute et diplomatie.
- Esprit d'équipe, collaboration et partage d'information.
- Autonomie dans le respect du cadre.

Langue
- Préférence au titulaire du brevet linguistique Travaillerpour.be (Selor) requis pour la fonction (articles 8 et 10 TravaillerPour).
- Bonne maîtrise de la deuxième langue nationale (écrit et oral).

Diplôme

• Supérieur non universitaire

Compétences linguistiques

• Français (requis)

  • Comprendre : Expérimenté + (C2)
  • Écrire : Expérimenté + (C2)
  • Lire : Expérimenté + (C2)
  • Parler : Expérimenté + (C2)

• Néérlandais (requis)

  • Comprendre : Expérimenté + (C2)
  • Écrire : Expérimenté + (C2)
  • Lire : Expérimenté + (C2)
  • Parler : Expérimenté + (C2)

Avantages du poste

Engagement contractuel sous contrat à durée indéterminée à temps plein avec clause résolutoire liée à l'obtention des subsides obtenus par le CPAS dans le cadre de la Loi-programme incluant entre autres la réforme du chômage et la limitation dans le temps des allocations, à partir du 21.05.2026.
- Barème en vigueur (niveau B1-3)
- Possibilité de reprise d'ancienneté acquise auprès d'employeurs précédents
- Remboursement des frais de transport en commun (STIB, De Lijn, SNCB et TEC)
- Indemnité kilométrique vélo et piéton 
- Un plan de pension complémentaire (avantage financé par le CPAS durant votre carrière et versé au moment de votre pension)
- Chèques repas
- Régime attractif de congé et de dispenses
- Formations continues dispensées en fonction des besoins évalués dans le service (besoins collectifs et individuels)
- Possibilité de télétravail après une période d'adaptation

Informations supplémentaires

Procédure
Les candidatures doivent être introduites pour le 25.05.2026 au plus tard.
https://cpasjette.talentfinder.be/fr/vacature/d865075a-3d3a-4e50-9005-4c156e0f9c35/secr%C3%A9taire-administratif-m-f-x-

- Seules les candidatures introduites via notre bouton de sollicitation seront prises en considération.
- Seules les candidatures complètes (C.V. , lettre de motivation, copie du diplôme) seront prises en considération.
- Les candidatures seront analysées et les candidats retenus seront invités à un examen écrit.
- Si l'examen est réussi, vous serez convié à un examen oral (maximum 15 jours après).
- Les candidats retenus après l'examen oral seront contactés par téléphone.

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