Administratief Secretaris M/V/X

Beschrijving van het bedrijf

Een OCMW dat dicht bij de inwoners van de gemeente staat, een groene omgeving in het hart van Brussel, een sterk gevoel van verbondenheid met een gemeenschap die zich inzet voor het welzijn en de waardigheid van de mens, diensten die ondersteuning en sociale hulp bieden rekening houdend met de specifieke behoeften van elke burger - dit is het kader waarin elk van onze werkers werkt.

Het OCMW van Jette gaat over tot de aanwerving van een administratief secretaris (m/v/x) (niveau B) binnen de Dienst Wedden.

Opdracht
De titularis van de functie verzorgt de administratieve ondersteuning van de dienst Wedden. Hij/zij staat in voor het verzamelen, controleren, invoeren, bijwerken en opvolgen van de gegevens en dossiers die nodig zijn voor de verwerking van de bezoldigingen, de administratieve opvolging van individuele situaties, de rapportering van de dienst en de budgettaire opvolging met betrekking tot de wedden. Hij/zij ziet toe op het naleven van de termijnen, de interne procedures, het toepasselijke regelgevende kader en de regels inzake vertrouwelijkheid.

Beschrijving van de functie

Zorgen voor de voorbereiding en de betrouwbaarheid van de weddegegevens
- De individuele en collectieve gegevens die een impact hebben op de bezoldiging verzamelen, controleren en actualiseren.
- De contracten, wijzigingen van prestaties, afwezigheden, barema's, voordelen, vergoedingen, toeslagen, inhoudingen en andere variabele elementen controleren.
- De dossiers, fiches en invoeren die in de werktools nodig zijn aanmaken, aanvullen en bijwerken.
- Inconsistenties, ontbrekende stukken of afwijkingen opsporen en opvolgen.

De administratieve verwerking van de loonadministratiecyclus verzekeren
- De maandelijkse verwerkingsoperaties voorbereiden.
- De gegevens die nodig zijn voor de berekening van de bezoldigingen invoeren en coherentiecontroles uitvoeren.
- Bijdragen aan de berekenings-, regularisatie-, vakantiegeld-, inhoudings-, betalings- of overdrachtsverrichtingen volgens de interne taakverdeling van de dienst.
- De documenten met betrekking tot de loonverwerking en de daaraan verbonden verplichtingen voorbereiden, klasseren, verspreiden of archiveren.

De administratieve opvolging van individuele dossiers verzekeren
- De personeelsleden informeren over de elementen die betrekking hebben op hun administratieve en geldelijke situatie.
- Documenten zoals attesten, brieven, sociale documenten, kennisgevingen en dossieropvolgingen voorbereiden of verwerken.
- De administratieve opvolging verzekeren van bijzondere situaties zoals uitdiensttredingen, loonbeslagen, voordelen, mobiliteit, vervoersonkosten, telewerk, loopbaan of gelijkgestelde dossiers, volgens de taakverdeling van de dienst.

Bijdragen aan de budgettaire opvolging en rapportering
- De bestanden, dashboards en budgettaire opvolgingsinstrumenten met betrekking tot de wedden bijhouden.
- De elementen voorbereiden die nodig zijn voor de ramingen, verdelingen, verantwoordingen en opvolgingen die door de dienst worden gevraagd.
- Statistieken, rapporteringen en opvolgingstabellen opstellen die nuttig zijn voor de aansturing van de dienst.

Zorgen voor het documentenbeheer en de traceerbaarheid
- Administratieve documenten opstellen, aanvullen, opmaken en nakijken.
- Nuttige informatie klasseren, archiveren en snel terugvinden.
- Een voldoende traceerbaarheid van de uitgevoerde handelingen verzekeren.
- Bijdragen aan de correcte verspreiding van informatie binnen de dienst.

Bijdragen aan de kwaliteit, de continuïteit en de verbetering van de dienst
- De procedures, de reglementering en de deontologische principes toepassen.
- Afwijkingen, risico's of blokkeringen melden aan de verantwoordelijke.
- Vereenvoudigingen, verbeteringen of beveiligingen van processen voorstellen.
- Deelnemen aan de continuïteit van de dienst en de occasionele vervanging van collega's naargelang de behoeften en de competenties.

Opstellen en opvolgen van dossiers voor de besluitvormende organen
- De documenten verzamelen en controleren die nodig zijn voor het samenstellen van een dossier.
- De ontwerpbesluiten, bijlagen, brieven en bewijsstukken opstellen die nodig zijn voor de behandeling van het dossier.
- Zorgen voor de administratieve opvolging van de dossiers vóór, tijdens en na de behandeling ervan door het bevoegde orgaan.
- ...

Jouw profiel

- Houder zijn van een diploma van Bachelor van het korte type of van een gelijkwaardige graad die behaald is via bevordering binnen de openbare dienst.
- Ervaring in personeelsadministratie, loonadministratie, dienst Wedden of een openbare omgeving vormt een belangrijke troef.

Kennis
- Kennis van het regelgevende kader dat van toepassing is op de personeelsadministratie, de wedden en de daaraan verbonden verplichtingen.
- Kennis van de basisregels inzake loonadministratie, afwezigheden, sociale documenten, budgettaire opvolging en archivering.
- Kennis van de principes inzake vertrouwelijkheid en bescherming van de personeelsgegevens.

Kennis/vaardigheden
- Gevoelige administratieve gegevens verzamelen, controleren, betrouwbaar maken en verwerken.
- Beschikken over een goede beheersing van de basis-informaticatools (MS 365, Word, Excel, Outlook, internet, ...).
- Goede beheersing van de tweede landstaal (schriftelijk en mondeling).
- Brieven, attesten, tabellen, samenvattingen en administratieve opvolgingen opstellen.
- De relevante informatie opzoeken en correct benutten.
- Meerdere gelijktijdige deadlines beheren binnen een strakke planning.
- Duidelijk, gestructureerd en aangepast aan de gesprekspartners communiceren.

Houdingen
- Nauwgezetheid, precisie, betrouwbaarheid.
- Sterk gevoel voor vertrouwelijkheid en discretie.
- Organisatievermogen en vermogen om prioriteiten te stellen.
- Resultaat- en kwaliteitsgerichtheid.
- Stressbestendigheid en naleving van de termijnen.
- Dienstverleningsgerichtheid, luisterbereidheid en diplomatie.
- Teamgeest, samenwerking en informatiedeling.
- Autonomie binnen het respect voor het kader.
- Aanpassingsvermogen en permanent leervermogen.

Talenkennis
- Voorkeur voor houders van het Selor (Werkenvoor.be)-taalcertificaat dat vereist is voor de functie (artikelen 8 en 10 WerkenVoor).
-  Uitstekende beheersing van de tweede nationale taal (schriftelijk en mondeling). 

Diploma

• Bachelor

Taalvaardigheden

• Frans (vereist)

  • Begrijpen : Vaardig + (C2)
  • Schrijven : Vaardig + (C2)
  • Lezen : Vaardig + (C2)
  • Spreken : Vaardig + (C2)

• Nederlands (vereist)

  • Begrijpen : Vaardig + (C2)
  • Schrijven : Vaardig + (C2)
  • Lezen : Vaardig + (C2)
  • Spreken : Vaardig + (C2)

Voordelen van de betrekking

Voltijds contract voor onbepaalde duur met ontbindende clausule gekoppeld aan het verkrijgen van de subsidies toegekend aan het OCMW in het kader van de Programmawet, waaronder onder andere de hervorming van de werkloosheid en de beperking in de tijd van de uitkeringen vanaf 21.05.2026.
- Weddeschaal op jaarbasis (niveau B1-3)
- Mogelijkheid van overname van de verworven anciënniteit bij vorige werknemers.
- Terugbetaling van de vervoerkosten (MIVB, De Lijn, NMBS, TEC)
- Een aanvullend pensioenplan (voordeel dat het OCMW tijdens uw loopbaan voor u financiert en dat bij uw pensionering wordt uitbetaald)
- Maaltijdcheques
- Aantrekkelijk regime van verlof en vrijstellingen
- Voortdurende training op basis van de behoeften van de afdeling (collectieve en individuele behoeften)
- Mogelijkheid tot telewerken na een aanpassingsperiode

Extra informatie

Aanwervingsproces
Sollicitaties moeten uiterlijk op 25.05.2026 worden ingediend.
https://cpasjette.talentfinder.be/nl/vacature/d865075a-3d3a-4e50-9005-4c156e0f9c35/administratief-secretaris-m-v-x- 

- Alleen sollicitaties die via onze sollicitatieknop worden ingediend, worden in aanmerking genomen.
- Enkel volledige sollicitaties (motivatiebrief, C.V. en kopie van het diploma) worden in aanmerking genomen.
- De sollicitaties worden geanalyseerd en de weerhouden kandidaten worden uitgenodigd voor een schriftelijk examen.
- Als het examen geslaagd is, wordt u uitgenodigd voor een mondeling examen (maximaal 15 dagen later).
- Kandidaten die na het mondeling examen worden geselecteerd, worden telefonisch gecontacteerd.

Wil je meer weten over dit beroep of over een beroep dat erop lijk? Vind alle nuttige informatie op Beroepenpanorama. Beroepen Panorama